Rechnungslegung

Bestimmte Fehler im Zusammenhang mit Rechnungen treten in der Praxis immer wieder auf. Kennen Sie diese, können sie von Ihnen und Ihren Mitarbeitern ohne großen Aufwand vermieden werden. Sie sparen Zeit für Berichtigungen, Rückfragen und schaffen sich so Freiraum für andere wichtige Projekte in Ihrem Unternehmen.

 

Fehlerquelle 1: Leistungsbeschreibung

Jede Rechnung muss im Fall einer Warenlieferung die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände, d. h. die Art und Menge, enthalten. Geben Sie die Ware immer ganz genau an, bei Handys auch die Seriennummern. Bei einer sonstigen Leistung (Dienstleistung) sind Art und Umfang der Leistung genau zu bezeichnen. Hier wäre z. B. Erstellung der "Homepage, Einbindung von 6 Firmenfotos, Verlinkung auf Online-Shop", ausreichend. Die Bezeichnung muss dabei so genau sein, dass die erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar festgestellt werden kann.


Verwendete Leistungsbeschreibung Auffassung der Finanzverwaltung/ Gerichte
"Baustelle G- ...heim"; "Baustelle B ...bach, ausgeführte Bauarbeiten"; "Baustelle G–Z, Kellergeschoss" genügt nicht, FG Hessen, Beschluss vom 22.2.2005, 6 V 809/04
"Beratungsleistungen", "erhöhte Beratungsleistungen", "Dienstleistungen" genügt nicht, BFH, Beschluss vom 16.12.2008, V B 228/07
"für technische Beratung und Kontrolle im Jahr …" genügt nicht, BFH, Urteil vom 8.10.2008, V R 59/07
"nach Absprache" genügt nicht, BFH, Beschluss vom 22.12.2002, V B 53/02
"Personalgestellung/Schreibarbeiten, Büromaterial, Porto, EDV und Fachliteratur nach mündlicher Vereinbarung"; Abrechnung im Rahmen einer Bürogemeinschaft genügt nicht, BFH, Urteil vom 15.5.2012, XI R 32/10
"Renovierungsarbeiten" genügt nicht, FG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 19.5.2010, 5 K 5056/09
"Uhren", "Armbänder" bei hochpreisigen Produkten von jeweils 5.000 € genügt nicht, BFH, Beschluss vom 29.11.2002, V B 119/02
"Zimmerreinigung", "Unterhaltsreinigung", "Küchenreinigung" genügt nicht, wenn keine Angabe des betroffenen Hotels, Zeitraums und Anzahl der gereinigten Zimmer/Räume FG Hessen, Beschluss vom 11.2.2008, 6 V 1860/07
"Trockenbauarbeiten", "Fliesenarbeiten", "Außenputzarbeiten" genügt nicht, BFH, Beschluss vom 5.2.2010, XI B 31/09

Fehlerquelle 2: Bedienungsfehler bei der Rechnungssoftware überfordert Ihre Mitarbeiter

Kaum zu glauben, aber wahr: Oftmals stehen Mitarbeiter bei der Benutzung einer Rechnungssoftware auf dem "Schlauch". Da werden Rechnungsnummern so lange neu vergeben, bis die Rechnung inhaltlich stimmt. Diese Leer-Nummernvergabe fällt dann bei der nächsten Betriebsprüfung auf, nämlich dann, wenn der Prüfer feststellt, dass z. B. 20 Rechnungsnummern fehlen. Das bringt Sie als Steuerverantwortlichen durchaus in (vermeidbare) Erklärungsnöte. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an und machen Sie es sich selbst auch zur Gewohnheit, dass Sie Fehlrechnungen einfach speichern. So können Sie Stress ganz einfach vermeiden.


Meine Empfehlung Sofern in Ihrem Unternehmen Rechnungsnummern automatisch vergeben werden, bewahren Sie den Fehldruck auf und kennzeichnen Sie ihn entsprechend. Wird im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Lückenanalyse bezüglich Ihrer Rechnungsnummern durchgeführt, sind Sie auf der sicheren Seite, da Sie die Lücken sofort mit den entsprechenden Belegen aufklären können. Achten Sie auch darauf, dass die Rechnungsnummern im Rahmen Ihrer Buchhaltung erfasst werden, sonst ist die Prüfung Ihrer Erlöse unmöglich.


Autor: Markus Kahr

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