Gewinnermittlung: Häufig vergessene Betriebsausgaben

©M. Schuppich, Fotolia

Sitzen Sie an der Gewinnermittlung für das abgelaufene Steuerjahr, sollten Sie nicht nur die verbuchten Betriebsausgaben in Ihrer Steuererklärung erfassen. Lassen Sie das Jahr Revue passieren und suchen Sie nach häufig vergessenen Betriebsausgaben. Das sind vor allem Ausgaben für betriebliche Zwecke, die im Privatbereich angefallen sind. Hier eine Übersicht, mit welchen Ausgaben Sie unverhofft den Gewinn für das Finanzamt kleinrechnen können.

 

Grundsätze zum Betriebsausgabenabzug

Als Betriebsausgaben dürfen Sie dem Finanzamt in Ihrer Gewinnermittlung alle Ausgaben präsentieren, die im Zusammenhang mit Ihrer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit angefallen sind. Dabei geht es nicht nur um privat verauslagte betriebliche Ausgaben, sondern häufig auch um pauschale Betriebsausgaben (z.B. Verpflegungspauschalen), um nicht aufgezeichnete Aufwendungen (z.B. Trinkgelder) und um Betriebsausgaben für die Nutzung privater Gegenstände für den Betrieb (Nutzung privater Telefonanschlüsse, Nutzung des privaten Pkws).

Praxistipp:

Der Betriebsausgabenabzug für im Privatbereich entstandene betriebliche Ausgaben ist übrigens kein Selbstläufer. Bei Betriebsausgaben sind Sie gegenüber dem Finanzamt in der Beweislast. Bei Ausgaben im Privatvermögen ist das Finanzamt meist noch strenger und erwartet neben dem Nachweis zur Höhe der Ausgaben durch eine Rechnung auch detaillierte schriftliche Ausführungen, warum diese Ausgaben tatsächlich Betriebsausgaben darstellen sollen. Ohne ausführliche Nachweise, kippt der Betriebsausgabenabzug in der Praxis häufig.

Häufig vergessene Betriebsausgaben – 1: Teils privat, teils betrieblich veranlasste Reise

Hängen Sie an eine betrieblich veranlasste Geschäftsreise ein paar Tage Urlaub an oder wird der private Urlaub mit betrieblichen Tätigkeiten kombiniert, kann der Teil der Reisekosten als Betriebsausgaben abgezogen werden, der nachweislich betrieblich veranlasst ist (BFH, Beschluss v. 21.9.2009, GrS 1/06).

Der Betriebsausgabenabzug für teils privat und teils betrieblich veranlasste Reisen wird dabei in drei Schritten ermittelt:

  • Schritt 1: Ermitteln Sie die Ausgaben, die ausschließlich auf die betriebliche Tätigkeit entfallen (z.B. Fortbildungskosten, Ausgaben für Taxifahrt zu betrieblicher Besprechung, Bewirtungskosten bei Einladung von (potentiellen) Geschäftspartnern oder Kunden). Diese Ausgaben sind als Betriebsausgaben abziehbar.
  • Schritt 2: Ermitteln Sie die Ausgaben, die ausschließlich privater Natur sind (Kosten für Massage im Hotel, Kosten für Sightseeing, Eintrittsgebühren in Museum). Diese Ausgaben sind steuerlich nicht abziehbar.
  • Schritt 3: Übrig bleiben dann die gemischten Aufwendungen, die teils privat und teils betrieblich veranlasst sind (An- und Abreisekosten, Übernachtungskosten). Je nach den ermittelten Zeitanteilen kommt ein Betriebsausgabenabzug in Betracht.

 

Praxis-Tipp:

Damit das Finanzamt bei gemischten Aufwendungen überhaupt Betriebsausgaben zum Abzug zulässt, müssen Sie während der Reise eine Art Tagebuch führen. Notieren für einen typischen 8-Stunden-Tag, welche Tätigkeiten Sie an den einzelnen Tagen ausgeübt haben. Daraus lässt sich anhand der Zeitanteile die Höhe des Betriebsausgabenabzugs ermitteln.

Beispiel: Sie fliegen für eine betriebliche Fortbildung (5 Tage, Kosten 1.800 Euro) nach Italien. In Italien treffen Sie sich an Tag 6 und 7 nachweislich mit verschiedenen (potentiellen) Kunden und Geschäftspartnern (Kosten 600 Euro). Nach getaner Arbeit ist das Vergnügen dran. Sie hängen noch drei Tage Urlaub an (Kosten für diverse Aktivitäten 800 Euro). Die Kosten für den Hin- und Rückflug betrugen 400 Euro und die Übernachtungskosten 1.200 Euro.

 

Ermittlung der abziehbaren Betriebsausgaben

Ausgabenart Betriebsausgaben
Schritt 1: Ausschließlich betrieblich veranlasste Ausgaben (Fortbildungskosten, Kosten für betriebliche Treffen) 2.400 Euro
Schritt 2: Ausschließlich private Ausgaben 800 Euro 0 Euro
Schritt 3: Gesamtdauer der Reise 10 Tage, davon 7 Tage betrieblich. Folge: Die gemischten Kosten stellen in Höhe von 7/10 Betriebsausgaben dar (1.600 Euro x7/10). 1.120 Euro
= Gesamte Betriebsausgaben 3. 520 Euro

 

Nicht zu vergessen ist hier noch der Abzug von Betriebsausgaben in Höhe der Verpflegungspauschalen für diese Auslandsreise, die je nach Aufenthaltsort unterschiedlich hoch ausfallen (Auslandspauschalen 2018; siehe BMF, Schreiben v. 8.11.2017, Az. IV C 5 – S 2353/08/10006 :008).

Häufig vergessene Betriebsausgaben – 2: Nutzung Privat-Pkw für betriebliche Fahrten

Haben Sie im abgelaufenen Jahr Ihren Privat-Pkw zu betrieblichen Fahrten genutzt, können Sie dem Finanzamt Betriebsausgaben präsentieren. Dazu haben Sie die beiden folgenden Möglichkeiten, wenn der PKW nicht zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird und somit notwendiges Betriebsvermögen wird.:

  • Alternative 1: Sie ermitteln die Betriebsausgaben mit 0,30 Euro je betrieblich zurückgelegten Kilometer.
  • Alternative 2: Sie ermitteln aus den Gesamtkosten und der Jahresfahrleistung des Privat-Pkw die tatsächlichen Kosten pro gefahrenen Kilometer und ermitteln anhand der betrieblich gefahrenen Kilometer die Betriebsausgaben für die betriebliche Pkw-Nutzung.

Wie Sie rechnen müssen, welche Nachweise das Finanzamt erwartet und welche Vorteile Sie genießen, wenn Sie anstatt eines betrieblichen Pkws Ihren Privat-Pkw für betriebliche Fahrten verwenden, erfahren Sie in unserem Praxisbeitrag „Betriebsausgaben für privaten Pkw: Steuerspielregeln“.

Häufig vergessene Betriebsausgaben – 3: Verpflegungspauschalen bei Auswärtstätigkeit

Sind aus betrieblichen Gründen unterwegs, spricht man steuerlich von einer betrieblichen Auswärtstätigkeit (umgangssprachlich Geschäftsreise). Im Rahmen einer solchen Auswärtstätigkeit dürfen Sie pauschale Verpflegungsmehraufwendungen als Betriebsausgaben geltend machen. Bei einer Auswärtstätigkeit im Inland sind das bei einer Abwesenheit von zu Hause und vom Betrieb von mindestens 8 Stunden jeweils 12 Euro. Bei einer mehrtätigen Auswärtstätigkeit im Inland gilt für den Betriebsausgabenabzug Folgendes: Für die An- und Abreisetage jeweils 12 Euro und für die Zwischentage 24 Euro.

Beispiel: Sie sind Inhaber eines Handwerksbetriebs und sind an 220 Tagen im Jahr von 8 bis 18 Uhr bei Ihren Kunden vor Ort tätig. Folge: In diesem Fall können Sie für Verpflegungspauschalen zusätzliche Betriebsausgaben in Höhe von 2.640 Euro geltend machen (220 Tage x 12 Euro).

Praxis-Tipp:

Bei Verpflegungspauschalen für betriebliche Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten je nach Aufenthaltsort unterschiedlich hohe Pauschalen (Auslandspauschalen 2018; siehe BMF, Schreiben v. 8.11.2017, Az. IV C 5 – S 2353/08/10006 :008).

Häufig vergessene Betriebsausgaben – 4: Finanzamt Arbeitszimmerkosten präsentieren

Sie kennen sicherlich folgenden steuerlichen Grundsatz zum häuslichen Arbeitszimmer: Haben Sie am Betriebssitz einen anderen Arbeitsplatz, scheidet ein Betriebsausgabenabzug für die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers aus. Doch hier gibt es ein Schlupfloch, das Ihnen zumindest einen Betriebsausgabenabzug von bis zu 1.250 Euro pro Jahr bescheren kann.

Können Sie dem Finanzamt nämlich nachweisen, dass an Ihrem Betriebssitz kein Platz für Sie vorhanden ist (nur Lagerräume, Räume durch Mitarbeiter besetzt, keine Büroräume, sondern nur Behandlungsräume), winkt ein Betriebsausgabenabzug von bis zu 1.250 Euro pro Jahr.

Praxistipp:

Halten Sie schriftlich fest, warum sich am Betriebssitz kein Raum dafür eignet, Büroarbeiten zu erledigen und schießen Sie am besten Fotos, die Ihre Notizen bestätigen. Bewahren Sie diese Nachweise bei Ihren Geschäftsunterlagen, um diese bei Zweifeln am Betriebsausgabenabzug dem Finanzbeamten vorlegen zu können.

Häufig vergessene Betriebsausgaben – 5 bis 10: Weitere steuerliche Überlegungen

In der Praxis werden vor allem folgende Betriebsausgaben häufig bei Ermittlung des Gewinns vergessen:

  • Zahlung von betrieblichen Ausgaben mit der privaten Kreditkarte oder über private Konten.
  • Nutzung des privaten Telefonanschlusses für betriebliche Zwecke.
  • Betriebsausgabenabzug für Gegenstände (Schreibtisch, Regal & Co.) zu Hause, die betrieblich genutzt werden. Gilt selbst dann, wenn die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht vorliegen.
  • Trinkgelder bei Bewirtungen stehen meist nicht auf der Rechnung und werden deshalb häufig nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht. Doch Trinkgelder sind bei Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden in Höhe von 70% abziehbar.
  • Geschenke an Kunden und Geschäftspartner sind grundsätzlich nur bis zu einem Nettobetrag von 35 Euro pro Empfänger und Jahr als Betriebsausgabe abziehbar. Doch auch höhere Ausgaben für ein Präsent dürfen sich als Betriebsausgaben auswirken, wenn es vom Beschenkten nachweislich ausschließlich betrieblich genutzt werden kann (Richtlinie 4.10 Abs. 2 Satz 4 Einkommensteuerrichtlinien).

 

Autor: Bernhard Köstler

* **Selbstverständlich können Sie das E-Book zur Umsatzsteuer-Optimierung auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2018 unternehmenssteuern.de. Impressum | Datenschutz