Betriebsausgaben für privaten Pkw: Steuerspielregeln

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Benutzen Sie Ihren privaten Pkw auch für Fahrten im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen, können Sie dem Finanzamt in der Steuererklärung dafür Betriebsausgaben präsentieren.  Je nachdem, wie hoch die Kosten sind, die Ihr Privat-Pkw verursacht, können Sie Betriebsausgaben anhand der tatsächlichen Kosten geltend machen oder anhand von Pauschalen.

 

Steuerliche Grundsätze zum Abzug von Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Tätigkeit des Unternehmens zusammenhängen. Das bedeutet im Klartext: Auch Ausgaben, die nicht über das betrieblichen Bankkonto geflossen oder aus der betrieblichen Kassen stammen, können bei betrieblicher Veranlassung als gewinnmindernde Betriebsausgaben erfasst werden (Richtlinie 4.7 Abs. 1 Satz 2 Einkommensteuerrichtlinien).

Betriebsausgaben: Wann gehört ein Pkw eigentlich zum Privatvermögen

Ob ein Pkw zum Betriebsvermögen oder zum Privatvermögen gehört, hängt vom Umfang der betrieblichen Nutzung ab. Je nach betrieblicher Nutzung gilt Folgendes:

  • Weniger als 10%ige betriebliche Nutzung: Wird ein Pkw zu weniger als 10% für betriebliche Fahrten genutzt, gehört der Pkw steuerlich zwingend zu Ihrem Privatvermögen. Betriebsausgaben können nur für die betrieblichen Fahrten abgezogen werden.
  • Betriebliche Nutzung zwischen 10% und 50%: Bei diesem Nutzungsumfang haben Sie ein Wahlrecht. Sie können den Pkw Ihrem Betriebsvermögen zuordnen (sog. gewillkürtes Betriebsvermögen) oder Sie belassen ihn im Privatvermögen.
  •  Mehr als 50%ige betriebliche Nutzung: Wird ein Pkw zu mehr als 50% betrieblich genutzt, rechnet er zwingend zum Betriebsvermögen. Dann sind alle Pkw-Kosten als Betriebsausgaben abziehbar und für die Privatnutzung muss eine Gewinnkorrektur vorgenommen werden.

Praxis-Tipp:

Nutzen Sie Ihren Pkw also entweder zu weniger als 10% betrieblich oder zwischen 10% und 50%, bringt die steuerliche Zuordnung des Pkw zum Privatvermögen folgende Vorteile:

  • Sie können ohne Belege pauschale Betriebsausgaben geltend machen.
  • Sie müssen lediglich für drei Monate Aufzeichnungen zum Umfang der betrieblichen Nutzung führen und aufbewahren.
  • Sie müssen sich nicht mit der lästigen Berechnung des Korrekturbetrags für die Privatnutzung auseinandersetzen.
  • Der Gewinn aus dem Verkauf des Privat-Pkws kann steuerfrei bezogen werden.

Pauschale Betriebsausgaben für betriebliche Nutzung des Privat-Pkws

Die einfachste Möglichkeit, den Betriebsausgabenabzug für die Nutzung des Privat-Pkws für betriebliche Fahrten zu ermitteln, ist der Ansatz pauschaler Betriebsausgaben. Das Finanzamt erkannt pro betrieblich gefahrenem Kilometer 0,30 Euro als Betriebsausgaben an. Sie müssen kein Fahrtenbuch führen, sondern müssen lediglich plausible Aufzeichnungen zu den betrieblich gefahrenen Kilometern führen und aufbewahren. Die Aufzeichnungen sollten folgende Infos enthalten: Datum der Fahrt, Grund der Fahrt, zurückgelegte Kilometer.

Beispiel: So werden pauschale Betriebsausgaben berechnet

Nach Ihren Aufzeichnungen haben Sie mit Ihrem Privat-Pkw im Kalenderjahr 3.000 betriebliche Kilometer zurückgelegt. Folge: Ihnen steht ein Betriebsausgabenabzug in Höhe von 900 Euro zu (3.000 km x 0,30 Euro/km).

Praxis-Tipp:

Zusätzlich zu den pauschalen Betriebsausgaben dürfen Sie alle mit den Geschäftsfahrten angefallenen Reisenebenkosten als Betriebsausgaben vom Gewinn abziehen. Zusätzlich abziehbar sind vor allem Parkgebühren, Autobahngebühren, Garagenkosten sowie auf der betrieblichen Fahrt verursachte Unfallkosten.

Alternative zu pauschalen Betriebsausgaben: Tatsächliche Fahrtkosten ermitteln

Komplizierter, aber in manchen Situationen steuerlich günstiger, kann der Betriebsausgabenabzug anhand der tatsächlichen Fahrtkosten für die betrieblich zurückgelegten Kilometer sein. Hierzu müssen Sie folgende Nachweise parat halten:

Nachweis der betrieblichen Nutzung. Es muss zwar kein Fahrtenbuch geführt werden, die Aufzeichnungen zu  betrieblichen Fahrten müssen jedoch plausibel sein.

  • Es müssen sämtliche Rechnungen zu den privaten Pkw-Kosten aufbewahrt werden.
  • Es ist der Kilometerstand am Anfang und am Ende des Jahres festzuhalten, um die Jahresfahrleistung ermitteln zu können.
  • Der Betriebsausgabenabzug kann in zwei Schritten ermittelt werden:

Schritt 1: Ermittlung der prozentualen betrieblichen Nutzung

 

Betrieblich gefahrene Kilometer

_________________________   x  100   =  Betriebliche Nutzung in Prozent

Jahresfahrleistung

 

Schritt 2: Ermittlung der abziehbaren Betriebsausgaben

 

Gesamtkosten des Privat-Pkw   x  betriebliche Nutzung in Prozent

 

Bei Ermittlung der Gesamtkosten ist auch ein Abschreibungsbetrag für den Pkw zu ermitteln und in die Gesamtkosten einzubeziehen (siehe hierzu Beitrag „Abschreibung Pkw).

 

Beispiel: Ermittlung der tatsächlichen Betriebsausgaben für Privat-Pkw

Nach Ihren Aufzeichnungen haben Sie mit Ihrem Privat-Pkw 5.000 betriebliche Kilometer in einem Jahr zurückgelegt. Die Jahresfahrleistung betrug 12.000 Kilometer. Die Gesamtkosten für den Privat-Pkw beliefen sich auf 8.000 Euro.

Schritt 1: Die betriebliche Nutzung des Privat-Pkw beträgt 41,67% (5.000 km: 12.000 km x 100).

Schritt 2: Sie dürfen für die betrieblichen Fahrten mit dem Privat-Pkw Betriebsausgaben in Höhe von 3.334 Euro vom Gewinn abziehen (Gesamtkosten 8.000 Euro x 41,67%).

Empfehlungen für optimalen Betriebsausgabenabzug

Um möglichst hohe Betriebsausgaben für die Nutzung des Privat-Pkws geltend machen zu können, empfiehlt es sich, zweigleisig zu fahren. Zweigleisig bedeutet: Sammeln Sie Belege, halten Sie die Jahresfahrleistung fest und vergleichen Sie nach Ablauf des Jahres, mit welcher Methode zur Ermittlung der Betriebsausgaben – pauschale Betriebsausgaben oder tatsächliche Betriebsausgaben – Sie steuerlich günstiger fahren. Sie dürfen jedes Jahr neu entscheiden, nach welcher Methode die Betriebsausgaben für die betrieblichen Fahrten mit dem Privat-Pkw ermittelt werden sollen.

Doch selbst wenn Sie sich dafür entscheiden, nur die pauschalen Betriebsausgaben geltend zu machen, sollten Sie die Rechnungen zu den Pkw-Kosten aufbewahren. Denn sollte tatsächlich eine Prüfung des Finanzamts stattfinden und der Prüfer kommt zu der Erkenntnis, dass der Pkw zwingend dem Betriebsvermögen zuzurechnen ist, können Sie die nachgewiesenen Pkw-Kosten vom Gewinn abziehen.

 

 

 

Autor: Bernhard Köstler

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