Betriebliche Nutzung privater Pkws: Kosten absetzen

Kann die betriebliche Nutzung privater Pkws abgesetzt werden?

Ja, die betriebliche Nutzung von privaten Fahrzeugen wie Pkws kann steuerlich geltend gemacht werden – und zwar als abzuziehende Betriebsausgaben. Demnach können Freiberufler oder auch Selbstständige die eigenen Privat-Fahrzeuge auch mit gutem Gewissen für betriebliche Zwecke nutzen.

Doch aufgepasst: Je nach dem Verhältnis von betrieblicher und privater Nutzung erfolgt die Versteuerung und der Betriebsausgabenabzug anders!

Nutzungsanteil: Wann gehört ein Pkw zum Privatvermögen?

Ob ein Pkw zum Betriebsvermögen oder zum Privatvermögen gehört, hängt vom Umfang der betrieblichen Nutzung ab (Nutzunganteil). Je nach betrieblicher Nutzung gilt Folgendes:

Was sind die Vorteile eines im Privatvermögen zugeordneten Pkw?

Nutzen Sie Ihren Pkw also entweder zu weniger als 10 Prozent betrieblich oder zwischen 10 Prozent und 50 Prozent, bringt die steuerliche Zuordnung des Fahrzeugs zum Privatvermögen folgende Vorteile:

• Sie können ohne Belege pauschale Betriebsausgaben geltend machen.
• Sie müssen lediglich für drei Monate Aufzeichnungen zum Umfang der betrieblichen Nutzung führen und aufbewahren.
• Sie müssen sich nicht mit der lästigen Berechnung des Korrekturbetrags für die Privatnutzung auseinandersetzen.
• Der Gewinn aus dem Verkauf des Privat-Pkws kann steuerfrei bezogen werden.

Wie kann die betriebliche Nutzung vom privaten Pkw abgesetzt werden?

Wer seinen privaten Pkw betrieblich nutzt, kann einen Betriebsausgabenabzug vornehmen und somit seine steuerliche Belastung mindern. Hierfür stehen dem Fahrer jedoch zwei Möglichkeiten offen:

1. Ermittlung der pauschalen Betriebsausgaben für die betriebliche Nutzung
2. Absetzung der tatsächlich anfallen Betriebsausgaben im Rahmen der betrieblichen Nutzung

Wie der jeweilige Betriebsausgabenabzug erfolgt, verrate ich Ihnen im Folgenden:

Wie ermitteln Sie pauschale Betriebsausgaben für die betriebliche Nutzung des Privat-Pkws?

Die einfachste Möglichkeit, den Betriebsausgabenabzug für die Nutzung des Privat-Pkws für betriebliche Fahrten zu ermitteln, ist der Ansatz pauschaler Betriebsausgaben. Das Finanzamt erkannt pro betrieblich gefahrenem Kilometer 0,30 Euro als Betriebsausgaben an. Sie müssen kein Fahrtenbuch führen, sondern müssen lediglich plausible Aufzeichnungen zu den betrieblich gefahrenen Kilometern führen und aufbewahren. Die Aufzeichnungen sollten folgende Infos enthalten:

• Datum der Fahrt
• Grund der Fahrt
• zurückgelegte Kilometer

Beispiel: So werden pauschale Betriebsausgaben berechnet

Nach Ihren Aufzeichnungen haben Sie mit Ihrem Privat-Pkw im Kalenderjahr 3.000 betriebliche Kilometer zurückgelegt. Folge: Ihnen steht ein Betriebsausgabenabzug in Höhe von 900 Euro zu (3.000 km x 0,30 Euro/km).

Zusätzlich zu den pauschalen Betriebsausgaben dürfen Sie alle mit den Geschäftsfahrten angefallenen Reisenebenkosten als Betriebsausgaben oder Aufwendungen vom Gewinn abziehen. Zusätzlich abziehbare Aufwendungen sind vor allem Parkgebühren, Autobahngebühren, Garagenkosten sowie auf der betrieblichen Fahrt verursachte Unfallkosten.

Wie ermitteln Sie die tatsächlichen betrieblichen Fahrtkosten mit Ihrem Privat-Pkw?

Komplizierter, aber in manchen Situationen steuerlich günstiger, kann der Betriebsausgabenabzug anhand der tatsächlichen Fahrtkosten für die betrieblich zurückgelegten Kilometer sein. Hierzu müssen Sie folgende Nachweise parat halten.

Nachweis der betrieblichen Nutzung. Es muss zwar kein Fahrtenbuch geführt werden, die Aufzeichnungen zu  betrieblichen Fahrten müssen jedoch plausibel sein.

• Es müssen sämtliche Rechnungen zu den privaten Pkw-Kosten aufbewahrt werden.
• Es ist der Kilometerstand am Anfang und am Ende des Jahres festzuhalten, um die Jahresfahrleistung ermitteln zu können.
• Der Betriebsausgabenabzug kann in zwei Schritten ermittelt werden:

Schritt 1: Ermittlung der prozentualen betrieblichen Nutzung

Betrieblich gefahrene Kilometer / Jahresfahrleistung x100  = Betriebliche Nutzung in Prozent

Schritt 2: Ermittlung der abziehbaren Betriebsausgaben

Gesamtkosten des Privat-Pkw   x  betrieblicher Nutzungsanteil in Prozent

Bei Ermittlung der Gesamtkosten ist auch ein Abschreibungsbetrag für den Pkw zu ermitteln und in die gesamten Fahrzeugkosten einzubeziehen.

Beispiel: Ermittlung der tatsächlichen Betriebsausgaben für Privat-Pkw

Nach Ihren Aufzeichnungen haben Sie mit Ihrem Privat-Pkw 5.000 betriebliche Kilometer in einem Jahr zurückgelegt. Die Jahresfahrleistung betrug 12.000 Kilometer. Die Gesamtkosten für den Privat-Pkw beliefen sich auf 8.000 Euro.

Schritt 1: Der betriebliche Nutzungsanteil des Privat-Pkw beträgt 41,67 Prozent (5.000 km: 12.000 km x 100).

Schritt 2: Sie dürfen für die betrieblichen Fahrten mit dem Privat-Kfz Betriebsausgaben in Höhe von 3.334 Euro vom Gewinn abziehen (Gesamtkosten 8.000 Euro x 41,67 Prozent).

Wie erzielen Sie einen optimalen Betriebsausgabenabzug?

Um möglichst hohe Betriebsausgaben für die Nutzung des Privat-Pkws geltend machen zu können, empfiehlt es sich, zweigleisig zu fahren. Zweigleisig bedeutet: Sammeln Sie Belege, halten Sie die Jahresfahrleistung fest und vergleichen Sie nach Ablauf des Jahres, mit welcher Methode zur Ermittlung der Betriebsausgaben – pauschale Betriebsausgaben oder tatsächliche Betriebsausgaben – Sie steuerlich günstiger fahren. Sie dürfen jedes Jahr neu entscheiden, nach welcher Methode die Betriebsausgaben für die betrieblichen Fahrten mit dem Privat-Pkw ermittelt werden sollen.

Doch selbst wenn Sie sich dafür entscheiden, nur die pauschalen Betriebsausgaben geltend zu machen, sollten Sie die Rechnungen zu den Pkw-Kosten aufbewahren. Denn sollte tatsächlich eine Prüfung des Finanzamts stattfinden und der Prüfer kommt zu der Erkenntnis, dass das Kfz zwingend dem Betriebsvermögen zuzurechnen ist, können Sie die nachgewiesenen Pkw-Kosten vom Gewinn abziehen.