Kassenführung und Kassenbuch

Kassenbücher sind das buchmäßige Abbild Ihrer Geschäftskasse. Sie beinhalten sämtliche Bargeldbewegungen (wie Einnahmen, Ausgaben, Einlagen, Entnahmen) Ihres Betriebs. Im Kassenbuch werden alle Bargeldvorgänge entsprechend der zeitlichen Reihenfolge ihres Entstehens aufgeführt. Somit ist sichergestellt, dass Sie jederzeit einen rechnerischen Kassenbestand ermitteln können. Dieser Kassenbestand muss mit Ihrem tatsächlichen Bargeld-Kassenbestand übereinstimmen. Das Kassenbuch erfüllt bei buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen die Grundbuchfunktion. Sie können gebunden, als Loseblattsystem oder als aneinandergereihte Kassenberichte geführt werden.

Kassenbuch richtig führen: Unverzichtbar sind folgende Angaben

  • Bareinnahmen
  • Barausgaben
  • Privatentnahmen
  • Privateinlagen
  • Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse und
  • Entnahmen zwecks Einzahlung bei der Bank.

Da das Kassenbuch alle Bargeldbewegungen Ihres Betriebs beinhaltet, müssen die Zahlungsein- und ausgänge einzeln in ihrer zeitlichen Reihenfolge zeitnah (i. d. R. täglich) ins Kassenbuch eingetragen werden.

Achtung: Fehlerkorrektur im Kassenbuch muss erkennbar sein!

Grundsätzlich gilt, dass Eintragungen im Kassenbuch nicht geändert werden dürfen. Fehler, die unterlaufen, müssen allerdings im Kassenbuch korrigiert werden. Wichtig ist, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt, wenn Sie Eintragungen korrigieren. Wenn Sie Eintragungen ändern, vermerken Sie das Datum der Änderung.

Sie dürfen Ihre Eintragungen im Kassenbuch also nicht einfach überschreiben, durchstreichen, überkleben, auslöschen, radieren, mit Tipp-Ex übermalen etc., sodass der vorherige Eintrag nicht mehr erkennbar ist. Außerdem müssen Sie einen Stift verwenden, bei dem der Text nicht spurlos beseitigt oder geändert werden kann, d. h., Sie dürfen einen Kugelschreiber verwenden, einen Bleistift jedoch nicht. Sie müssen das Kassenbuch in lesbarer Form über 10 Jahre aufbewahren.

Die Angabe einer Tageseinnahme im Kassenbuch reicht aus

Es wäre schon verwunderlich, wenn Sie mittels eines elektronischen Kassensystems Ihre Tagesumsätze ermitteln, um anschließend Ihre Einzelumsätze in Ihrem Kassenbuch aufzeichnen zu müssen. Dies ist nicht erforderlich. Voraussetzung für diese Erleichterung ist, dass Sie das Zustandekommen Ihrer Summe durch Belege nachweisen können. Hierzu bewahren Sie die Kassenstreifen, Kassenzettel oder Bons vollständig auf.
Alternativ dazu können Sie Ihre Bareinnahmen und Barausgaben mittels eines Kassenberichts nachweisen. Die Praxis zeigt, dass die Finanzämter auf der Dokumentation des Kassenbestandes bestehen.

Beispiel: Tageseinnahme

Sie betreiben eine Eisdiele. Die Umsätze im Lokal erfassen Sie mittels eines elektronischen Kassensystems. Über eine Verkaufstheke wickeln Sie den Straßenverkauf ab. Die Umsätze ermitteln Sie mit einer offenen Ladenkasse. In Ihrem Kassenbuch erfassen Sie jeden Tag 2 Erlöse:
  1. Die Tageseinnahme, die sich aufgrund Ihres Z-Bonds ergibt und den Verzehr an Ort und Stelle betrifft. Hierfür gilt der Regelsteuersatz von 19 %. Die Kasse zählen Sie darüber hinaus ebenfalls aus und führen dien Soll/Ist-Abgleich durch. Die Zählprotokolle bewahren Sie auf.
  2. Die Verkäufe für den Außerhausverkauf erfassen Sie mittels eines Kassenberichts. Die sich hierbei ergebene Summe unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Die Kasse zählen Sie darüber hinaus ebenfalls aus und führen den Soll/Ist-Abgleich durch. Die Zählprotokolle bewahren Sie auf.

Wichtig: Ihre Kasse darf nicht nur rechnerisch geführt werden. Sie müssen den Kassenbestand täglich auszählen und dokumentieren. Nur so können Sie die Kassensturzfähigkeit jederzeit darstellen 

So geht’s schief: Ein Beispiel aus der Betriebsprüfungspraxis

Ein Gastwirt eines großen Volksfestes betreibt einen Bierstand. Hier ist die offene Ladenkasse grundsätzlich vollkommen ausreichend. Der Gastronom konnte dem Prüfer aber keine Tageskassenberichte vorlegen. Vielmehr habe er nach eigenen Angaben die Bareinnahmen nach Abschluss des Festes gezählt und dann in einer Summe am letzten Tag des Volksfestes als Bareinnahmen erfasst. Ich muss noch erwähnen, dass dieser Gastronom seit über 20 Jahren im Geschäft ist.

Offene Ladenkasse: So gehen Sie auf Nummer sicher

Mit folgender Checkliste sind sie bei einer offenen Ladenkasse immer auf der sicheren Seite.
  1. Kasse tatsächlich vorhanden?
  2. Erstellen Sie zeitnah nummerierte Kassenberichte?
  3. Ist die Ermittlung Ihres Kassenberichts retrograd aufgebaut?
  4. Erstellen Sie für jeden Tag einen Kassenbericht?
  5. Führen Sie täglich Kassenbestandsaufnahmen durch?
  6. Fertigen Sie ein Zählprotokoll an, das Sie aufbewahren? (Dies ist keine Verpflichtung, aber meine Empfehlung.)
  7. Ist Ihre Kasse jederzeit kassensturzfähig?
  8. Kann jederzeit ein Soll/Ist-Abgleich durchgeführt werden?
  9. Sind Ihre Eintragungen richtig, vollständig und lesbar?
  10. Haben Sie für alle Barausgaben einen Beleg?
  11. Haben Sie für Ihre Entnahmen/Einlagen einen Eigenbeleg angefertigt?
  12. Weißt Ihre Kasse keine negativen Kassenbestände auf?

Kassenbericht erstellen: Schrittweise zum ordnungsgemäßen Kassenbericht

Mit einem Kassenbericht dokumentieren Sie, dass Sie Ihre Barkasse ausgezählt haben. Gerade in den Fällen, in denen Sie eine offene Ladenkasse führen, kommen Sie um einen Kassenbericht nicht herum. Mit dem Kassenbericht dokumentieren Sie, dass Sie Ihre Geschäftskasse täglich auszählen. Dabei können sich schnell teure Fehler einschleichen – wenn Sie z. B. ein fehlerhaftes Formular benutzen –, die Sie leicht mehrere 10.000 € Steuern kosten können. Denn nicht alle im Handel oder im Internet erhältlichen Kassenberichte überstehen die nächste Prüfung.
Ein Kassenbericht unterscheidet sich maßgebend von einem Kassenbuch. Beim Kassenbericht ermitteln Sie die Bestände aus den Einnahmen, indem Sie die Kasse auszählen. Daher beginnt ein Kassenbericht immer mit dem ausgezählten Kassenbestand zum Geschäftsschluss. Diese ist die sogenannte retrograde Ermittlung Ihrer Betriebseinnahmen.

Beispiel: So sieht ein ordnungsgemäßer Kassenbericht aus

  • Ausgezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss = 1.200 €
  • + Barausgaben = 120 €
  • + Barentnahmen = 100 €
  • + Bareinzahlungen aus der Kasse auf das Bankkonto = 500 €
  • – Bareinlagen
  • – Bareinzahlungen vom Bankkonto in die Kasse
  • – Ausgezählter Kassenbestand des Vortags = 800 €
  • = Tageseinnahme 1.120 €

In diesem Beispiel beträgt Ihr Tagesumsatz 1.120 € und Ihr Kassenbestand 1.200 €. Ermitteln Sie Ihre Tageseinnahmen in der Form, dass Sie mit dem Kassenbestand des Vortags beginnen (progressive Ermittlung), geht die Finanzverwaltung davon aus, dass Sie den Kassenbestand nicht ausgezählt haben, sondern nur rechnerisch ermitteln. Dies ist ein schwerer formaler Buchführungsmangel und kann sehr teuer werden!

Achtung: Kassenberichte, die mit dem Kassenbestand des Vortags beginnen, erfüllen diese Anforderung nicht. Dieser Mangel ist so schwer, dass Ihre gesamte Buchführung nicht ordnungsgemäß ist und somit unnötige Steuernachzahlungen anfallen.


Kassenbericht mit Zählprotokoll: Keine Pflicht, aber empfehlenswert

In der Praxis stehen Sie vor der Frage, wie Sie das Auszählen Ihrer Kasse dokumentieren können. Eine Möglichkeit bietet Ihnen ein Zählprotokoll. Damit können Sie jederzeit nachweisen, dass Sie die Kasse ausgezählt haben. Nutzen Sie eine Registrierkasse, ist das Zählprotokoll besonders sinnvoll, denn sonst können Sie den Soll/Ist-Abgleich Ihrer Barkasse nicht nachweisen.

Meine Empfehlung: Prüfen Sie die in Ihrem Unternehmen eingesetzten Kassenberichte. Nur wenn sie mit dem ausgezählten Kassenbestand beginnen, sind sie formell ordnungsgemäß. Unser Kassenbericht-Vordruck erfüllt alle Forderungen, die die Finanzverwaltung an einen Kassenbericht stellt. Alle anderen Vordrucke können Sie vernichten.


Zählprotokoll

Autor: Markus Kahr

* **Selbstverständlich können Sie das E-Book zur Umsatzsteuer-Optimierung auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2018 unternehmenssteuern.de. Impressum | Datenschutz