Barkasse: So führen Sie ab sofort ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

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Kassenbuch Kassenbericht

Kassenbücher sind in jedem Unternehmen eine tragende Säule der Einnahmen-Ausgaben-Übersicht und daher unerlässlich. Zweck einer solchen Kasse ist die lückenlose Dokumentation der Einlagen und der Entnahmen. In diesem elementar wichtigen Dokument werden alle Vorgänge dieser Art zur besseren Übersicht chronologisch festgehalten. Diese Maßnahme ist bei Steuerpflichtigen, welche zur Buchführung angehalten sind (Grundbuchfunktion), unter anderem deshalb so wichtig, weil auf diese Weise stets gewährleistet werden kann, dass der rechnerische Kassenbestand zu jedem Zeitpunkt mit dem tatsächlichen übereinstimmt.

 

Folgende Eintragungen sind in diesem Kontext unerlässlich:

  • Bareinnahmen- und ausgaben
  • Privatentnahmen- und ausgaben
  • Bankkonto-Abhebung zwecks Einlage in der Kasse
  • Entnahmen zum Zwecke der Bankeinzahlung
  • Um alle Bargeldbewegungen ohne Verzögerungen nachvollziehen zu können, ist es erforderlich, alle Ein- und Abgänge lückenlos in chronologischer Reihenfolge im Idealfall täglich einzutragen
Doch Vorsicht! Erkennbare Fehlerkorrektur gewährleisten!

Prinzipiell ist es nicht vorgesehen, Eintragungen im Kassenbuch zu ändern. Niemand ist jedoch perfekt und so passiert zuweilen doch mal der eine oder andere Fehler. Diese jedoch müssen dann unverzüglich im Kassenbuch behoben werden. Hier gilt: Ein einfaches Durchstreichen oder Unkenntlichmachen des ursprünglichen Eintrages ist nicht erlaubt. Dieser muss stets lesbar bleiben. Im Falle einer Korrektur ist es daher also notwendig, den Fehler mit zeitlichem Vermerk entsprechend zu korrigieren; ohne den alten, fehlerhaften Eintrag komplett unleserlich zu machen. Zum Eintragen darf ein Kugelschreiber bedenkenlos benutzt werden, keinesfalls aber ein Bleistift. Die Aufbewahrungspflicht des Kassenbuches beträgt in der Regel 10 Jahre.

 

Die Angabe einer Tageseinnahme genügt

Am Beispiel einer Eisdiele lässt sich dies überaus bildhaft darstellen. Während beispielsweise die Umsätze innerhalb des Lokals über ein elektronisches Kassensystem abgewickelt werden, bedient man sich für den Straßenverkauf einer sogenannten offenen Ladenkasse. Dadurch müssen im entsprechenden Kassenbuches täglich zwei Erlöse dokumentiert werden.

 

  1. Alles, was durch den Verzehr an Ort und Stelle zustande gekommen ist (Z-Bon), wird mit dem Regelsteuersatz in Höhe von 19 % abgerechnet. Die Zählprotokolle des Soll-Ist-Abgleiches bezüglich der Kassenauszählung sind in jedem Fall aufzubewahren.

 

  1. Mit Hilfe eines sogenannten Kassenberichtes ermitteln Sie die Einnahmen durch den Außenverkauf. Dieser wiederum unterliegt nämlich dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Auch hier gilt, dass die Protokolle über den Soll-Ist-Ausgleich aufzubewahren sind.

 

WICHTIG! Eine rein rechnerische Führung der Kasse allein ist nicht zulässig. Es ist unabdingbar, den Kassenbestand jeden Tag entsprechend auszuzählen und nachzuweisen, um eine Kassensturzfähigkeit zu jedem Zeitpunkt sicherzustellen.

 

Wie es nicht gemacht wird – ein Praxisbeispiel

Auf einem Volksfest wird von einem Gastwirt mit jahrzehntelanger Berufserfahrung ein Stand mit Getränken unterhalten. Obwohl in diesem Fall eine offene Ladenkasse völlig ausreicht, konnte der betreffende Wirt dem Prüfer keine Tageskassenberichte vorlegen. Der Gastwirt argumentierte, er habe erst nach Abschluss des Festes die Gesamteinnahmen ausgezählt und diese am letzten Tag als Bareinnnahmen verbucht.

Offene Ladenkasse: So gehen Sie auf Nummer sicher

Checkliste: Offene Ladenkasse
1. Kasse tatsächlich vorhanden?
2. Erstellen Sie zeitnah nummerierte Kassenberichte?
3. Ist die Ermittlung Ihres Kassenberichts retrograd aufgebaut?
4. Erstellen Sie für jeden Tag einen Kassenbericht?
5. Führen Sie täglich Kassenbestandsaufnahmen durch?
6. Fertigen Sie ein Zählprotokoll an, das Sie aufbewahren? (Dies ist keine Verpflichtung, aber meine Empfehlung.)
7. Ist Ihre Kasse jederzeit kassensturzfähig?
8. Kann jederzeit ein Soll/Ist-Abgleich durchgeführt werden?
9. Sind Ihre Eintragungen richtig, vollständig und lesbar? 9. Haben Sie für alle Barausgaben einen Beleg?
10. Haben Sie für Ihre Entnahmen/Einlagen einen Eigenbeleg angefertigt?
11. Weißt Ihre Kasse keine negativen Kassenbestände auf?

Schrittweise zum ordnungsgemäßen Kassenbericht

Mit einem Kassenbericht dokumentieren Sie, dass Sie Ihre Barkasse ausgezählt haben. Gerade in den Fällen, in denen Sie eine offene Ladenkasse führen, kommen Sie um einen Kassenbericht nicht herum. Mit dem Kassenbericht dokumentieren Sie, dass Sie Ihre Geschäftskasse täglich auszählen. Dabei können sich schnell teure Fehler einschleichen – wenn Sie z. B. ein fehlerhaftes Formular benutzen –, die Sie leicht mehrere 10.000 € Steuern kosten können. Denn nicht alle im Handel oder im Internet erhältlichen Kassenberichte überstehen die nächste Prüfung.

So sieht ein ordnungsgemäßer Kassenbericht aus

Ein Kassenbericht unterscheidet sich maßgebend von einem Kassenbuch. Beim Kassenbericht ermitteln Sie die Bestände aus den Einnahmen, indem Sie die Kasse auszählen. Daher beginnt ein Kassenbericht immer mit dem ausgezählten Kassenbestand zum Geschäftsschluss. Diese ist die sogenannte retrograde Ermittlung Ihrer Betriebseinnahmen.

So sieht ein ordnungsgemäßer Kassenbericht aus
Ausgezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss 1.200 €
+ Barausgaben 120 €
+ Barentnahmen 100 €
+ Bareinzahlungen aus der Kasse auf das Bankkonto 500 €
– Bareinlagen
– Bareinzahlungen vom Bankkonto in die Kasse
– Ausgezählter Kassenbestand des Vortags – 800 €
= Tageseinnahme 1.120 €

 

In diesem Beispiel beträgt Ihr Tagesumsatz 1.120 € und Ihr Kassenbestand 1.200 €. Ermitteln Sie Ihre Tageseinnahmen in der Form, dass Sie mit dem Kassenbestand des Vortags beginnen (progressive Ermittlung), geht die Finanzverwaltung davon aus, dass Sie den Kassenbestand nicht ausgezählt haben, sondern nur rechnerisch ermitteln. Dies ist ein schwerer formaler Buchführungsmangel und kann sehr teuer werden!

¡Achtung!

Kassenberichte, die mit dem Kassenbestand des Vortags beginnen, erfüllen diese Anforderung nicht. Dieser Mangel ist so schwer, dass Ihre gesamte Buchführung nicht ordnungsgemäß ist und somit unnötige Steuernachzahlungen anfallen.

Meine Empfehlung

Prüfen Sie die in Ihrem Unternehmen eingesetzten Kassenberichte. Nur wenn sie mit dem ausgezählten Kassenbestand beginnen, sind sie formell ordnungsgemäß. Unser Kassenbericht-Vordruck erfüllt alle Forderungen, die die Finanzverwaltung an einen Kassenbericht stellt. Alle anderen Vordrucke können Sie vernichten.

 

Ein Zählprotokoll ist keine Pflicht, aber empfehlenswert

In der Praxis stehen Sie vor der Frage, wie Sie das Auszählen Ihrer Kasse dokumentieren können. Eine Möglichkeit bietet Ihnen ein Zählprotokoll. Damit können Sie jederzeit nachweisen, dass Sie die Kasse ausgezählt haben. Nutzen Sie eine Registrierkasse, ist das Zählprotokoll besonders sinnvoll, denn sonst können Sie den Soll/Ist-Abgleich Ihrer Barkasse nicht nachweisen.

 

So könnte Ihr Zählprotokoll aussehen

 Zählprotokoll

Ein Zählbrett wird immer beliebter

Zahlen Ihre Kunde viel mit Münzen, kann die Anschaffung eines Zählbretts nützlich sein. Sie können dann die Anzahl der Münzen und die Beträge sofort dem Zählbrett entnehmen.

So erfassen Sie das Wechselgeld

Da Sie die gesamte Kasse auszählen, erfassen Sie auch das Wechselgeld. Dies gilt auch für die Fälle, in denen sich immer ein identischer Betrag in Ihrer Kasse befindet.

Kassendifferenzen

In der Praxis wird Ihre Kasse wohl kaum centgenau aufgehen. Daher ist es besonders wichtig, den Soll/Ist-Abgleich durchzuführen. Auf die Dokumentation des tatsächlich ausgezählten Kassenbestandes legen die Prüfer der Finanzverwaltung besonders viel Wert und prüfen hier ganz genau. Unplausibilitäten gehen zu Ihren Lasten.

>> Beispiel

Das Eiscafé M erfasst seine gesamten Umsätze mittels eines elektronischen Kassensystems. Bei Geschäftsschluss druckt der Geschäftsführer den Z-Bon aus. Es ergibt sich Folgendes:

Beim Außerhausverkauf wurde über das Kassensystem 9,50 € weniger erfasst als beim Auszählen. Diesen Betrag erfassen Sie jetzt als zusätzlich Betriebseinnahme mit 7 %. Beim Verzehr im Café weicht der ausgezählte Kassenbestand vom gebongten Umsatz um 5,40 € nach unten ab. Hier erfassen Sie jetzt einen negativen Umsatz bei Ihren 19%igen Einnahmen.

 

So behandeln Sie Trinkgeld

Das Trinkgeld, das der Chef und Inhaber des Bargeldbetriebs erhält, ist in voller Höhe als Betriebseinnahme zu erfassen. Das Trinkgeld, das die Service-Kräfte erhalten, ist steuerfreier Arbeitslohn.

Kassenbericht

 

Autor: Markus Kahr

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