Bewirtungsbelege: Ein Trick für die korrekte Ausstellung

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Womöglich haben Sie das auch schon erlebt: Wenn Betriebsprüfer bei Betriebsprüfungen und USt-Sonderprüfungen „eine Duftmarke setzen“ wollen, nehmen sie sich als Erstes die Bewirtungsbelege vor. Denn sie wissen, dass sich dort fast immer etwas beanstanden lässt. Ein Klassiker sind fehlerhafte Adressfelder in den Rechnungen für Hotelübernachtungen oder die Angaben fehlen dort sogar ganz.

Bei Bewirtungsbelegen stoßen Restaurantrechnungen Betriebsprüfern auf, wenn sie die Grenze für Kleinbetragsrechnungen sprengen und dann nicht alle Rechnungspflichtangaben enthalten. Besonders häufig fehlen im Adressfeld die Angaben zum eigenen Unternehmen.

Natürlich ist es möglich, im Nachhinein eine vollständige Rechnung anzufordern. Diesen Zusatzaufwand können Sie sich aber ersparen.

Hier hilft Ihre Visitenkarte

Lässt sich das steuerlich korrekte Ausfüllen von Bewirtungskostenbelegen nicht im Voraus organisieren, bewährt sich immer wieder der Kniff mit der Visitenkarte des Mitarbeiters. Dieser erspart langwierige Diskussionen mit den Rechnungsstellern und funktioniert wie folgt:

  • Visitenkarte anheften

Ihr Mitarbeiter lässt noch vor Ort seine Visitenkarte auf die Rechnung heften, und zwar im Adressfeld der Rechnung.

  • Stempel richtig platzieren

Sodann lässt Ihr Mitarbeiter die angeheftete Visitenkarte und die Rechnung so mit dem Firmenstempel des Hotels bzw. Restaurants versehen, dass sich ein Teil des Stempelabdrucks auf der Visitenkarte und der andere Teil des Stempelabdrucks auf der Rechnung befinden. Dadurch wird eine unmittelbare Verbindung zwischen der Rechnung und der angehefteten Visitenkarte hergestellt.

  • Beim Finanzamt absichern

Erfahrungsgemäß erkennt das Finanzamt diesen Kniff an. Wenn Sie ganz auf Nummer sicher gehen wollen, stimmen Sie sich vorher mit dem für Ihr Unternehmen zuständigen Betriebsstättenfinanzamt ab.

 

¡Achtung!

Damit Ihre Bewirtungskosten als Betriebsausgaben anerkannt werden können, müssen sie zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung von vornherein einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Nur dann können Ihre Bewirtungskosten als Betriebsausgaben anerkannt werden. Das gilt auch dann, wenn es sich um Tagungspauschalen handelt. Widerstehen Sie der Versuchung, mehrere Bewirtungsquittungen bzw. Gaststättenrechnungen zusammenzufassen. Nur dadurch, dass Sie Ihre Bewirtungskosten einzeln aufzeichnen, sichern Sie sich den 70%-igen Betriebsausgabenabzug. Auch für Sammelrechnungen, die Ihnen ein Restaurantbesitzer z. B. monatlich ausstellt, sind die einzelnen Belege mit Angabe des Zwecks der einzelnen Geschäftsessen aufzubewahren.

 

 

Autor: Redaktion

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