Rückstellungen – Das große Special zum Jahresabschluss

© nmann77, Fotolia
jahresabschluss-rueckstellungen

Resturlaub aus 2018 – schnell und einfach mit der Rückstellung kalkulieren

In praktisch jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die Resturlaub aus dem Jahr 2018 in das Jahr 2019 mitnehmen. Das ist nicht nur für Ihre Kollegen in der Personalabteilung ein Thema, sondern auch für Sie als Verantwortlichen im Finanz- und Rechnungswesen. Das gilt umso mehr, als der EuGH es gerade vereinfacht hat, nicht genommenen Urlaub eines Jahres ins nächste Jahr zu retten (Urteile vom 6.11.2018, Az. C-619/16 und Az. C-684/16, veröffentlicht am selben Tag).

Für Urlaub, den Mitarbeiter Ihres Unternehmens bis zum Bilanzstichtag noch nicht genommen haben, ist eine Rückstellung zu bilden – sowohl steuerrechtlich als auch handelsrechtlich. Die Höhe der Rückstellung richtet sich nach dem Urlaubsentgelt, das Ihrem Unternehmen entstanden wäre, wenn die betroffenen Mitarbeiter ihren offenen Resturlaub bereits 2018 genommen hätten.

Achtung!
Bei der Ermittlung der Höhe der Rückstellung hat es sich bewährt, die Durchschnittsberechnung zugrunde zu legen.

Worauf es steuerrechtlich ankommt

Am besten rechnen Sie das Urlaubsentgelt auf den jeweiligen Tag herunter. Der Übersicht können Sie entnehmen, welche Kosten Sie berücksichtigen dürfen und welche nicht. Was die Anzahl der Arbeitstage betrifft, sind die regulären Arbeitstage anzusetzen. Das bedeutet also, dass Urlaubs- und Krankheitstage nicht zu berücksichtigen sind.

Haben Sie die Kosten je Arbeitstag ermittelt, teilen Sie den Betrag durch die Anzahl der Mitarbeiter Ihres Unternehmens. So erhalten Sie die Kosten pro Arbeitstag und Mitarbeiter. Diesen Betrag wiederum multiplizieren Sie mit der Anzahl der restlichen Urlaubstage aus 2018.

Was handelsrechtlich gilt

Hier ziehen Sie die Urlaubs- und Krankheitstage von den regulären regelmäßigen Arbeitstagen ab. Etwaige Gratifikationen werden in jedem Falle berücksichtigt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Diese praktische Übersicht können Sie auch hier herunterladen. 

Wie Sie Rückstellungen für Gewährleistungen bilden

Das zeigt sich bei Betriebsprüfungen immer wieder: Die Rückstellungen für Gewährleistungen werden vernachlässigt.

Die Folge: Entweder werden zu niedrige Rückstellungen gebildet, sodass der Gewinn und damit auch die Steuerlast höher ausfallen als notwendig. Oder aber Sie bilden zu hohe Rückstellungen, die die Betriebsprüfer dann kürzen, sodass kräftige Steuernachzahlungen fällig werden. Rückstellungen für eine bereits erfolgte oder drohende Inanspruchnahme aus Garantie- oder Gewährleistungsfällen bilden Sie in der Handelsbilanz und in der Steuerbilanz. Das gilt immer dann, wenn zum Bilanzstichtag hinreichend wahrscheinlich ist, dass diese vom Kunden in Anspruch genommen werden. Sind Sie noch keinen Gewährleistungsansprüchen ausgesetzt, setzt eine Rückstellung voraus, dass die Inanspruchnahme aus einer bestehenden Garantie zumindest ernsthaft droht.

Achtung!
Theoretisch müssen Sie bei jedem Kunden damit rechnen, dass er seine Gewährleistungsrechte ausübt. Dieses allgemeine Risiko besteht aber bei jedem einzelnen Auftrag und reicht nicht für die Vornahme einer Rückstellung. Vielmehr muss sich zum Bilanzstichtag konkret abzeichnen, dass ein bestimmter Kunde Garantieleistungen in Anspruch nimmt. Für die Bildung der Rückstellung spielt es keine Rolle, ob Sie gesetzlich oder vertraglich zur Gewährleistung verpflichtet sind. Erfasst werden Verpflichtungen zu(r)

  • kostenlosen Nacharbeiten,
  • Ersatzlieferung,
  • Minderung des Kaufpreises,
  • Erstattung des Kaufpreises nach Rücktritt vom Vertrag,
  • Schadensersatzzahlung.

Empfehlung
Bilden Sie keine Rückstellung wegen Verpflichtung zur Erstattung des Kaufpreises, wenn am Bilanzstichtag nicht zu erwarten ist, dass Ihr Kunde vom Kaufvertrag zurücktritt. So ist es z. B., wenn Sie sich mit ihm noch in Gesprächen über die Art und Weise der Mängelbeseitigung befinden. Gleiches gilt, wenn Ihr Kunde eine Minderung des Kaufpreises fordert und Sie mit ihm über die Höhe des Minderungsbetrags verhandeln. Bilden Sie in diesem Fall eine Rückstellung wegen Verpflichtung zur Minderung des Kaufpreises.

Einzelrückstellungen oder Pauschalansatz?

Unterscheiden Sie diese 2 Rückstellungsformen:

Einzelrückstellung

Grundsätzlich erfolgt die Rückstellung im Rahmen einer Einzelbewertung. Das lässt sich im Betriebsalltag allerdings nur in den Fällen umsetzen, in denen die Garantiefälle überschaubar sind.

Maßgeblich sind dabei die Kosten, die Ihr Unternehmen aufwenden muss, um Gewährleistungspflichten zu erfüllen. Das sind die Vollkosten unter Berücksichtigung künftiger Preis- und Kostensteigerungen (HGB) bzw. die Einzelkosten plus notwendige und angemessene Gemeinkosten (Steuerbilanz).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Diese praktische Übersicht können Sie auch hier herunterladen.

Geschäftsunterlagen archivieren: Mit dieser Rückstellungen bleiben Sie auf der sicheren Seite

Die Tendenz zum papierlosen Büro ändert nichts daran, dass nach wie vor bestimmte Geschäftsunterlagen für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren sind (6 bzw. 10 Jahre). Für die Aufbewahrung dieser Unterlagen ist sowohl handels- als auch steuerrechtlich eine Rückstellung zu bilden. Das gilt allerdings nur so lange, wie die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen gesetzlich vorgeschrieben ist (§ 257 HGB, § 147 AO). Bewahren Sie in Ihrem Unternehmen die Geschäftsunterlagen länger auf, ist eine Rückstellung für die Ihnen dadurch entstehenden Aufwendungen nicht zulässig.

 

Unterscheiden Sie zwischen Handels- und Steuerbilanz

In der Steuerbilanz müssen Sie die Rückstellung mit dem Betrag passivieren, der nach den Preisverhältnissen des Bilanzstichtags für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Berücksichtigen Sie dabei, dass es sich um eine Sachleistungsverpflichtung handelt. Deshalb erfolgt die Bewertung mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten.

Achtung!

Bei der Abzinsung ist auf den Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung abzustellen.Tatsächlich kommt es aber gar nicht zu einer Abzinsung. Denn sobald die Unterlagen existieren, entsteht die Pflicht zur Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen. Handelsrechtlich bilden Sie die Rückstellung unter Berücksichtigung der erwarteten künftigen Kostenverhältnisse (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB) sowie der Abzinsung (§ 253 Abs. 2 Satz 1 HGB).

Achtung!

Die Pflicht zur Abzinsung betrifft Archivierungskosten, die nach Ablauf des Geschäftsjahres anfallen, das dem Abschlussstichtag folgt.

 

Wie Sie die Rückstellung berechnen

Welche Kostenpositionen Sie im Einzelnen in die Berechnung der Rückstellung einbeziehen, können Sie der nebenstehenden Übersicht entnehmen. Konkret haben Sie 2 Möglichkeiten, um die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu ermitteln:

 

1. Möglichkeit:

Sie berechnen gesondert

Sie ermitteln die jährlich anfallenden Kosten für die Unterlagen eines jeden Jahres gesondert. Die so ermittelten Kosten multiplizieren Sie dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

 

 2. Möglichkeit:

Sie berechnen vereinfacht

Sie ermitteln die rückstellungsfähigen Kosten für den Archivraum, in dem die Unterlagen aller Jahre aufbewahrt werden. Diesen Betrag multiplizieren Sie mit dem Faktor 5,5. Das ist der Vervielfältiger für die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Der Anwendung des Faktors 5,5 steht nicht entgegen, dass in dem Archivraum unter Umständen auch Unterlagen aufbewahrt werden, die über einen kürzeren Zeitraum als (noch) 10 Jahre aufzubewahren sind. Denn etwaige kürzere Aufbewahrungszeiträume bleiben aus Vereinfachungsgründen unberücksichtigt.

Achtung!
Die Aufwendungen für die Einlagerung, Mikroverfilmung, Digitalisierung und Datensicherung fallen nur einmal an. Das ist der Grund dafür, dass diese Kosten nicht vervielfältigt werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Diese praktische Übersicht können Sie auch hier herunterladen.

Bei Pensionsrückstellungen: Der Rechnungszinsfuß von 6 % ist jetzt auf dem Prüfstand

Bei Aussetzungszinsen ist hochumstritten, ob dort noch der Zinssatz von 6 % maßgeblich ist. Der Rechnungszinsfuß für Pensionsrückstellungen beträgt ebenfalls 6 %. Was gilt hier? Ist er in dieser Höhe noch maßgeblich?

Die Zinshöhe von 6 % p. a. ist im steuerlichen Betriebsalltag eine feste Größe. Dieser Zinssatz macht seit Jahren regelmäßig Schlagzeilen. Bislang vornehmlich bei Aussetzung der Vollziehung eines Steuerbescheids. Es geht um die Frage, ob ein Zinssatz in dieser Höhe angesichts der immer noch aktuellen Niedrigzinsphase angemessen oder nicht vielmehr verfassungswidrig ist.

Der Streit um die Zinshöhe weitet sich aus

Diese Frage stellt sich eben in einem anderen Zusammenhang, der im Betriebsalltag ebenfalls von zentraler Bedeutung ist. Konkret geht es um die von Ihnen angesprochene Ermittlung von Pensionsrückstellungen. Hier stellt sich die Situation aktuell wie folgt dar:

Der Rechnungszinsfuß beträgt 6 % (§ 6a EStG). Das BVerfG muss jetzt klären, ob dieser Prozentsatz noch verfassungsgemäß ist (Az. 2 BvL 22/17). Das Verfahren vor dem BVerfG hat das FG Köln ins Rollen gebracht. Die Kölner Finanzrichter weisen in einer im Internet kursierenden Entscheidung darauf hin, dass der Rechnungszinsfuß seit 1982 unverändert ist. In dem heutigen Zinsumfeld habe sich der gesetzlich vorgeschriebene Zinsfuß so weit von der Realität entfernt, dass er vom Gesetzgeber hätte überprüft werden müssen.

Sämtliche Parameter, die man zum Vergleich heranziehen könne, lägen seit vielen Jahren teils weit unter 6 %. Das FG Köln erwähnt ausdrücklich folgende Parameter:

  • Kapitalmarktzins
  • Anleihen der öffentlichen Hand
  • Unternehmensanleihen
  • Gesamtkapitalrendite

 

FG Köln: Die aktuelle Regelung hätte angepasst werden müssen

Die fehlende Überprüfung und Anpassung führen nach Auffassung des FG Köln zur Verfassungswidrigkeit. Da Deutschland wie auch andere Staaten sich in einem strukturellen (und nicht nur einem konjunkturellen) Niedrigzinsumfeld befinde, hätte der Gesetzgeber reagieren müssen. Die praktischen Auswirkungen dieses Verfahrens sind enorm: Je höher der Rechnungszinsfuß, desto weniger darf ein Unternehmen der Pensionsrückstellung zuführen. Folge ist eine höhere steuerliche Belastung. Im verhandelten Verfahren verminderte sich die handelsbilanzielle Rückstellung (Zinsfuß 3,89 %) in der Steuerbilanz um ca. 2,4 Mio. €.

 

Empfehlung
Damit Sie sich in einem vergleichbaren Fall alle Optionen offenhalten, empfehle ich Ihnen Folgendes: Legen Sie gegen einen nachteiligen Steuerbescheid Einspruch ein und beantragen Sie unter Hinweis auf den Rechtsstreit vor dem BVerfG das Ruhen des Verfahrens.

 

 

Autor: Redaktion

 

* **Selbstverständlich können Sie das E-Book zur Umsatzsteuer-Optimierung auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2019 unternehmenssteuern.de. Impressum | Datenschutz