Weihnachtsfeier als Steuerfalle: Wenn angemeldete Kollegen fehlen

©Jan Reichel, Fotolia

Die Weihnachtsfeier dürfte dieses Jahr in vielen Unternehmen größer ausfallen als sonst - denn die Geschäfte boomen. Wie bestellt erscheint deshalb eine neue Entscheidung des FG Köln. Danach dürfen die feiernden Mitarbeiter steuerlich nicht benachteiligt werden, wenn Kollegen ihre Teilnahme an der Weihnachtsfeier kurzfristig absagen (FG Köln, Urteil vom 27.6.2018, Az. 3 K 870/17, veröffentlicht am 3.9.2018).  Die Entscheidung des BFH steht allerdings noch aus.

Der Fall betrifft ein Unternehmen (GmbH) mit 30 Mitarbeitern. Die Geschäftsführung lud alle Betriebsangehörigen zur Teilnahme an der Weihnachtsfeier in Form eines gemeinsamen Kochkurses ein. Der Kochkurs wurde bei einem Spezialveranstalter gebucht. Insgesamt 27 Mitarbeiter meldeten sich zur Teilnahme an dieser Weihnachtsfeier an. Dementsprechend teilte das Unternehmen dem Veranstalter mit, dass 27 Personen an dem Kochkurs teilnehmen. Auf Basis dieser Teilnehmerzahl wurden die Veranstaltungskosten kalkuliert. Jeder Teilnehmer an dem Kochkurs durfte unbegrenzt viele Speisen und Getränke verzehren.

 

Kurzfristige Absagen bringen No-Show-Kosten

An dem Kochkurs nahmen letztlich 25 der angemeldeten 27 Mitarbeiter teil. 2 der angemeldeten Mitarbeiter sagten ihre Teilnahme kurzfristig ab. Das führte allerdings nicht dazu, dass sich die Veranstaltungskosten verringerten. Der Veranstalter hatte die Menge an benötigten Lebensmitteln und Getränken anhand der angemeldeten Teilnehmerzahl kalkuliert und bereitgestellt und berechnete sie später auch in voller Höhe.

Erfahrungsgemäß ist ein solcher Kochkurs ein voller Erfolg. Steuerlich hatte er in diesem Fall jedoch einen faden Nachgeschmack. Das lag daran, dass es zwischen dem Unternehmen und dem Finanzamt Streit über die Bemessungsgrundlage für die lohnsteuerliche Abrechnung der Veranstaltungskosten gab.

Der Einspruch

Das Unternehmen betrachtete die Kosten, die auf die angemeldeten, aber nicht teilnehmenden Mitarbeiter entfielen (sogenannte No-Show-Kosten), nicht als Teil der Zuwendungen nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG. Mit diesen Kosten dürften die Teilnehmer an dem Kochkurs nicht belastet werden, auch nicht anteilig. Deshalb ermittelte das Unternehmen den Pro-Kopf-Betrag, indem es die Gesamtkosten durch 27 (angemeldete Teilnehmerzahl) und nicht durch 25 (tatsächliche Teilnehmerzahl) teilte.

 

Die Entscheidung des BFH bleibt abzuwarten

Das Unternehmen argumentierte, dass die sogenannten No-Show-Kosten von § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG gar nicht erfasst werden. Es handele sich um vergebliche Aufwendungen, die allein durch die angemeldeten, später jedoch fehlenden Mitarbeiter verursacht sind. Für die Teilnehmer sei damit keine Bereicherung verbunden. Das Finanzamt berief sich demgegenüber auf ein BMF-Anwendungsschreiben aus dem Jahr 2015. Danach müssen die zu berücksichtigenden Kosten einer Betriebsveranstaltung zu gleichen Teilen auf die anwesenden Teilnehmer aufgeteilt werden. Laut BMF hätten die Gesamtkosten für den Kochkurs also durch 25 geteilt werden müssen. Für die Kölner Finanzrichter ist es nicht nachvollziehbar, dass den Teilnehmern an dem Kochkurs die vergeblichen Aufwendungen des Unternehmens für sogenannte No-Shows zugerechnet werden sollen. Das gilt nach Auffassung des FG Köln in diesem Fall ganz besonders, weil die feiernden Mitarbeiter überhaupt keinen Vorteil durch die Absage der beiden Kollegen hatten. Nach dem Konzept des Veranstalters durfte jeder Teilnehmer ohnehin nach seinem Belieben unbegrenzt viele Speisen und Getränke konsumieren. Die Kölner Finanzrichter widersprechen mit ihrer Entscheidung ausdrücklich dem oben erwähnten BMF-Schreiben. Deshalb haben sie die Revision beim BFH zugelassen.

 

Das Finanzamt hat sie inzwischen auch eingelegt. Das letzte Wort in dieser Sache hat also Deutschlands höchstes Finanzgericht (Az. VI R 31/18). Ich empfehle Ihnen, in einem vergleichbaren Fall gegen einen nachteiligen Steuerbescheid Einspruch einzulegen und das Ruhen des Verfahrens zu beantragen. Verweisen Sie zur Begründung auf das Urteil des FG Köln und die zu erwartende Grundsatzentscheidung des BFH.

 

Unsere Empfehlung

 

  • Laden Sie Ihre Mitarbeiter bei einem anstehenden Weihnachtsfest offiziell ein. Bestehen Sie darauf, dass sich die Mitarbeiter, die am Weihnachtsfest teilnehmen möchten, in eine Teilnehmerliste eintragen. Nehmen Sie diese Liste mit zu den Veranstaltungsunterlagen. Falls einzelne Mitarbeiter später an einer Teilnahme gehindert sind, fällt es Ihnen leichter nachzuweisen, von welcher Teilnehmerzahl Sie bei der Planung der Veranstaltungskosten ausgehen konnten.
  • Wenn die Veranstaltungskosten absehbar den Freibetrag von 110 € pro Teilnehmer überschreiten, können Zuzahlungen als „Rettungsanker“ dienen. Diese können Sie von Ihren Mitarbeitern, aber beispielsweise auch nur von deren Begleitpersonen verlangen. Entscheidend ist allein, dass es Ihnen dadurch gelingt, die Kosten pro Teilnehmer auf maximal 110 € zu senken. Diese Selbstverpflichtung müssen Ihre Mitarbeiter und deren Begleitpersonen erklären, bevor das Weihnachtsfest stattfindet. Geschieht dies erst hinterher, wird die Selbstverpflichtung vom Finanzamt nicht anerkannt. Für die Selbstverpflichtung bietet sich folgende Formulierung an:

Formulierungsbeispiel:

Übersteigen die Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung am … je Teilnehmer den Betrag von 110 €, verpflichte ich mich, den übersteigenden Betrag, der auf mich entfällt, selbst zu tragen.

 

 

Autor: Redaktion

* **Selbstverständlich können Sie das E-Book zur Umsatzsteuer-Optimierung auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2018 unternehmenssteuern.de. Impressum | Datenschutz