Rechnungsangaben: Antworten auf  3 zentrale Umsatzsteuer-Fragen

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Eingangsrechnungen über 250 € brutto sind nur dann ordnungsgemäß, wenn sie wirklich alle gesetzlichen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten. Lassen Sie fehlerhafte Eingangsrechnungen „passieren“, riskieren Sie, dass das Finanzamt Ihnen den Vorsteuerabzug aus den betreffenden Rechnungen streicht. Bestimmt kennen Sie die vielen Fälle, in denen Unternehmen teils sehr hohe Vorsteuerbeträge verloren haben und dementsprechend Umsatzsteuer nachzahlen mussten.

 

Im Betriebsalltag geht es längst nicht nur darum, ob einzelne Angaben in den Eingangsrechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Der Zweifel daran, ob eine Eingangsrechnung betriebsprüfungssicher ist, setzt oft viel früher an. Das ist etwa dann der Fall, wenn in einer Rechnung Pflichtangaben fehlen, dafür aber auf Unterlagen außerhalb der Rechnung Bezug genommen wird. Rettet das den Vorsteuerabzug?

Und auch das kommt im Betriebsalltag immer wieder vor: Bei Vorbereitung auf die USt-Jahreserklärung fallen Ihnen in alten Eingangsrechnungen Fehler auf, die bislang unentdeckt geblieben sind. Dürfen „alte“ Rechnungen berichtigt werden? Gilt das immer? Und: Wie lange können berichtigte Rechnungen Ihren Vorsteuerabzug retten?

Hier sind die Antworten auf diese zentralen Fragen zum Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen:

 

  1. Darf in Eingangsrechnungen auf Pflichtangaben in anderen Unterlagen verwiesen werden?

Ja, das ist zulässig. Das Finanzamt muss den Vorsteuerabzug aus einer Eingangsrechnung auch dann anerkennen, wenn der Lieferant darin zur Identifizierung seiner Leistungen auf andere Geschäftsunterlagen Bezug nimmt.

Die BFH-Richter gehen in ihrer Rechtsprechung sogar noch einen Schritt weiter: Die Geschäftsunterlagen, auf die in der Rechnung verwiesen wird, müssen ihr noch nicht einmal beigefügt sein. Voraussetzung ist dabei lediglich, dass die Rechnung selbst auf diese anderen Unterlagen verweist und diese Unterlagen eindeutig be­zeichnet.

» Beispiel: In einer Eingangsrechnung wird detailliert auf die Auftragsbestätigung oder auf den Vertrag Bezug genommen, die/der Grundlage der abrechneten Lieferung oder sonstigen Leistung ist. Das konkret bezeichnete Dokument ist der Rechnung nicht beigefügt. Der Vorsteuerabzug ist auch in diesem Fall möglich.

Die Finanzverwaltung macht zur Be­zugnahme auf andere Geschäftsun­terlagen folgende Vorgaben (Abschn. 14.5 Abs. 1 UStAE):

 

  • In einem Dokument fehlende Angaben müssen in anderen Dokumenten enthalten sein.
  • In einem dieser Dokumente müssen mindestens das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben werden. Außerdem sind in diesem Dokument alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die Rechnungspflichtangaben insgesamt ergeben.
  • Alle Dokumente müssen vom Rechnungssteller stammen.

 

  1. Darf jede fehlerhafte Rechnung berichtigt werden?

Nein, das lässt sich so allgemein nicht sagen. Eine Eingangsrechnung, in der Pflichtangaben fehlen oder fehlerhaft sind, darf berichtigt werden, wenn sie berichtigungsfähig ist. Dies ist laut BFH nur dann der Fall, wenn diese Rechnung zumindest die zentralen Pflichtangaben enthält. Dabei handelt es sich um Angaben zu/zum/zur Aussteller der Rechnung, Empfänger der Rechnung, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer.

Diese zentralen Pflichtangaben in Ein­gangsrechnungen bezeichne ich als „Pflichtangaben Klasse I“. Alle übrigen Pflichtangaben nenne ich „Pflichtan­gaben Klasse II“. Lesen Sie dazu auch die untenstehende Übersicht.

Diese Pflichtangaben Klasse I müssen nicht zwingend fehlerfrei sein. Der BFH lässt es genügen, dass sie überhaupt in der Eingangsrechnung enthalten sind und „nicht in so hohem Maße unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich unzutreffend sind, dass sie fehlenden Angaben gleichstehen“. Wann das im konkreten Einzelfall gegeben ist, wird im Betriebsalltag sicherlich noch für Diskussionen mit Betriebsprüfern sorgen.

 

  1. Wie lange können korrigierte Rechnungen Ihren Vorsteuerabzug retten?

Konkret ist damit gemeint: Bis wann müssen Sie eine berichtigte Rechnung dem Finanzamt vorlegen, um sich noch rechtzeitig gegen einen nachtei­ligen USt-Bescheid zu wehren?

Die Rechtsprechung des BFH ist hier sehr unternehmensfreundlich. Fehlerhafte Rechnungen dürfen bis zum Schluss der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht berichtigt werden. Die BFH-Richter ziehen den Vergleich zum Belegnachweis gemäß § 6 Abs. 4 UStG in Verbindung mit §§ 8 ff. UStDV. Danach darf der Belegnachweis bis zum Schluss der mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht erbracht werden.

Rechnungspflichtangaben Klasse I und Klasse II im Direktvergleich*
Rechnungsangaben Klasse I** Klasse II**
vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers x
vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers x
Steuernummer des leistenden Unternehmers oder wahlweise seine
USt-IdNr.
x
das Ausstellungsdatum der Rechnung x
eine fortlaufende einmalige Rechnungsnummer x
Menge und Art der gelieferten Gegenstände mit handelsüblicher
Bezeichnung bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
x
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, auch wenn er nicht
vom Rechnungsdatum abweicht; das genaue Datum muss nicht angegeben werden, es reicht die Angabe des Monats (§ 31 Abs. 4 UStDV).
x
das Entgelt (Nettobetrag) bzw. die Aufschlüsselung des Entgelts
nach Steuersätzen, Hinweis auf eventuelle Entgeltminderungen bzw.
Steuerbefreiungen
x
der anzuwendende Steuersatz (7 oder 19 %) mit üblicher Bezeichnung, z. B. MwSt. oder USt; Bezeichnung „Im Betrag ist die Umsatzsteuer enthalten“ reicht nicht aus. x
der Betrag der Umsatzsteuer, der auf das Entgelt entfällt, oder ein
Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt
x
*Die Pflichtangaben beziehen sich auf Rechnungen über 250 €.

** „Rechnungspflichtangaben Klasse I“ meint solche Angaben, die in einer Eingangsrechnung enthalten sein müssen, damit die betreffende Rechnung überhaupt berichtigungsfähig ist. „Rechnungspflichtangaben Klasse II“ umfasst alle übrigen gesetzlichen Pflichtangaben.

 

Autor: Redaktion

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