Verpflegungsmehraufwand – So erstatten Sie richtig!

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Die Pauschbeträge, die Sie Ihren Mitarbeitern für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen im Ausland steuerfrei zahlen können, sind ab 1.1.2018 teilweise geändert worden (vgl. BMF-Schreiben vom 8.11.2017, Az. IV C 5 – S 2353/08/10006:008, DOK 2017/0918346). Die Pauschbeträge für Länder, die an Deutschland angrenzen, habe ich für Sie auf einen Blick zusammengefasst.

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Verpflegungsmehraufwand: So erstatten Sie 1-tägige Auslandsaufenthalte

Für 1-tägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist für Sie der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend. Sie orientieren sich hier an den Werten der Spalte 2.

Beispiel 1

Ihr Mitarbeiter verlässt am Dienstag, 16.1. seine Wohnung in Köln um 7:30 Uhr und fährt nach Maastricht (Niederlande). Nach Beendigung seiner Tätigkeit kehrt er

a) um 15:00 Uhr zu seiner 1. Tätigkeitsstätte in Köln zurück
b) um 18:30 Uhr zu seiner Wohnung in Köln zurück

Diese Beträge dürfen Sie Ihrem Mitarbeiter steuerfrei erstatten

Lösung Variante a)

Ihr Mitarbeiter wird an diesem Tag für 7:30 Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitstätte tätig. Da er die Mindestabwesenheit von 8 Stunden nicht erreicht, dürfen Sie ihm keine steuerfreie Verpflegungspauschale erstatten.

Lösung Variante b)

Ihr Mitarbeiter wird an diesem Tag für 11:30 Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitstätte tätig. Da er die Mindestabwesenheit von 8 Stunden überschreitet, dürfen Sie ihm eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 31 € erstatten.

Beispiel 2

Ihr Mitarbeiter verlässt am Mittwoch, 17.1. seine Wohnung in Köln um 7:30 Uhr und kehrt nach 2 Kundenbesuchen um 17:30 Uhr zu ihr zurück. Er reist wie folgt:

a) Köln – Maastricht (Niederlande) – Liège (Belgien) – Köln.
b) Köln – Liège (Belgien) – Maastricht (Niederlande) – Köln.

Auch wenn die Dienstreise auf den ersten Blick identisch aussehen mag, gibt es dann doch einen Unterschied. Ihr Mitarbeiter wird an diesem Tag 10 Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte für Sie tätig. Somit dürfen Sie ihm einen Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen erstatten. Maßgebend für die Höhe des Pauschbetrags ist immer der letzte Tätigkeitsort Ihres Mitarbeiters.

Lösung Variante a)

Dieser war Liège (Belgien). Daher dürfen Sie ihm einen Betrag von 28 € steuerfrei erstatten.

Lösung Variante b)

Dieser war Maastricht (Niederlande). Daher dürfen Sie ihm einen Betrag von 31 € steuerfrei erstatten.

So rechnen Sie mehrtägige Reisen rechtssicher ab

Bei mehrtägigen Reisen können Sie auch Übernachtungskosten steuerfrei bezahlen. Sie haben hier 2 Möglichkeiten:

  1. Erstattung mit Beleg
    Entweder ersetzen Sie Ihrem Mitarbeiter laut Nachweis die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten. Ist das Frühstück im Preis enthalten, ziehen Sie vom Rechnungsbetrag 20 % des für das Land bei 24 Stunden maßgebenden Verpflegungspauschbetrags ab.
  2. Pauschalerstattung
    Sie erstatten ohne Einzelnachweis die Übernachtungspauschbeträge.

Wichtig: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten gelten nur für Ihre Erstattungen. Ihre Arbeitnehmer können in ihren persönlichen Steuererklörungen nur die nachgewiesenen, tatsächlichen Übernachtungskosten als Werbungskosten geltend machen.

Beispiel für mehrtägige Dienstreisen

Ihr Mitarbeiter fährt am 16.1.2018 um 7:00 Uhr nach Amsterdam. Dort übernachtet er und kehrt am 17.1.2017 um 19:30 Uhr zu seiner Wohnung zurück. Sie dürfen folgende Beträge steuerfrei erstatten:

  • Anreisetag = 31 €
  • Rückreisetag = 31 €
  • Übernachtungspauschale = 119 €
  • Steuerfreie Erstattung = 181 €

Durchqueren von mehreren Ländern

Bei Reisen von Deutschland in das Ausland gilt die Pauschale für das Land, das Ihr Mitarbeiter vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat.

Beispiel: Ihr Mitarbeiter startet am Sonntag, um 21:00 Uhr von seiner Wohnung zu einem Auswärtseinsatz von Lippstadt nach Reims (Frankreich). Gegen 23:50 Uhr passiert er die Grenze zu Belgien und trifft gegen 2:30 Uhr in Reims ein. Da sich Ihr Mitarbeiter um Mitternacht in Belgien aufgehalten hat, ist der Pauschbetrag für Belgien maßgebend. Obwohl die Abwesenheit am Sonntag weniger als 8 Stunden beträgt, dürfen Sie ihm bei Auslandsreisen für diesen Anreisetag einen steuerfreien Verpflegungsmehraufwand von 28 € erstatten.

So ist die Regelung, wenn Ihr Mitarbeiter verschiedene ausländische Staaten bereist

Bei Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag Folgendes:

  • Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland jeweils ohne Tätigwerden ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, den Ihr Mitarbeiter vor 24:00 Uhr erreicht.
  • Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.

Beispiel: Ihr Mitarbeiter reist am Montag um 20:00 Uhr von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel. Er erreicht Brüssel (Belgien) um 2:00 Uhr. Dienstag ist er den ganzen Tag in Brüssel tätig. Am Mittwoch verlässt er um 8:00 Uhr sein Hotel und reist zu einem weiteren Geschäftstermin nach Amsterdam. Er erreicht Amsterdam um 14:00 Uhr. Dort ist er bis Donnerstag um 13:00 Uhr tätig und reist anschließend zurück nach Berlin. Er erreicht seine Wohnung am Donnerstag um 22:30 Uhr. Diese Beträge dürfen Sie ihm steuerfrei erstatten:

  • Für Montag ist die inländische Verpflegungspauschale für den Anreisetag maßgebend, da sich Ihr Mitarbeiter um 24:00 Uhr noch im Inland befindet = 12 €
  • Für Dienstag können Sie ihm die Verpflegungspauschale für Belgien erstatten = 42 €
  • Für Mittwoch ist die Verpflegungspauschale für die Niederlande zugrunde zu legen, da sich der Ort, den Ihr Mitarbeiter vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat, in den Niederlanden befindet = 46 €
  • Für Donnerstag ist die Verpflegungspauschale der Niederlande für den Abreisetag maßgeblich, da Ihr Mitarbeiter dort noch bis 13:00 Uhr beruflich tätig war = 31 €
  • Steuerfreie Erstattung = 131 €

Autor: Markus Kahr

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