Eine Bewirtung hat viele schöne Seiten. Sie sind satt und konnten eventuell neue Geschäftsbeziehungen aufbauen. Die Bewirtung verbirgt aber auch einige Steuerfallen, in die Sie im Rahmen einer Betriebsprüfung geraten können. Erfahrungsgemäß wird sich Ihr Betriebsprüfer mit als erstes auf Ihre Bewirtungsbelege stürzen. Wir zeigen Ihnen, welche Voraussetzungen zu erfüllen sind, damit auch der strengste Betriebsprüfer Ihre Belege anerkennt.

Wann liegt eine betriebliche Bewirtung vor?

Eine Bewirtung liegt im Allgemeinen vor, wenn eine Person beköstigt wird. Davon ist stets auszugehen, wenn das Darreichen von Speisen und Getränken bei der Bewirtung im Vordergrund steht (R 4.10 Abs. 8 EStR). Zu unterscheiden ist hier, ob Sie die Bewirtung aus privaten oder aus betrieblichen Gründen vornehmen. Nur eine betriebliche Bewirtung können Sie von der Steuer absetzen. Sie bewirten eine Person betrieblich, wenn mit ihr bereits Geschäftsbeziehungen bestehen, oder wenn sich diese anbahnen.

Man unterscheidet außerdem zwischen Geschäftsessen, die mit Geschäftsfreunden stattfinden oder die eine reine Bewirtung von Mitarbeitern darstellen. Das hat Auswirkungen auf die Höhe der Abzugsfähigkeit als Betriebsausgabe.

Warum benötigen Sie einen Bewirtungsbeleg?

Geschäftsessen sind ein hervorragendes Mittel zur Kundenbindung. Zudem mindern sie Ihren steuerlichen Gewinn, wenn Sie die präzisen Voraussetzungen hinsichtlich der Abzugsfähigkeit beachten. Hierbei handelt es sich vor allem um Ihre Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.

Aus diesem Grund sollten Sie sich unbedingt einen Bewirtungsbeleg ausstellen lassen. Denn ein vom Restaurant ausgegebener Kassenbeleg erfüllt nicht immer die strengen Anforderungen der Steuerprüfer!

Sollte im Falle einer Prüfung kein ordnungsgemäß ausgefüllter Beleg vorliegen, wird Ihnen der Betriebsausgabenabzug durch den Prüfer verwehrt.

Die Frage, ob und inwieweit Sie Ihre Kosten absetzen können, kann auch im Anschluss noch von Ihnen geprüft werden. Die Devise lautet: “besser haben als brauchen!“. Zudem sparen Sie Platz bei der Ablage Ihrer Buchhaltungsunterlagen, weil sich der Bewirtungsbeleg direkt auf der Rechnung befindet und somit kein separater Bewirtungsbeleg benötigt wird

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auf Ihren Bewirtungsbeleg legen, denn dieser muss besondere Anforderungen erfüllen! Der Beleg ist durch Sie als bewirtender Unternehmer auszufüllen. Achten Sie hierbei darauf, dass die Angaben unbedingt richtig und vollständig vorliegen. Nur so kann Ihr Geschäftsessen steuerlich abgesetzt werden.

Es gibt Muster-Bewirtungsbelege, die Sie verwenden sollten. Das ist sogar sehr hilfreich, weil Sie so keine Pflichtangaben vergessen.

Pflichtangaben vom Bewirtungsbeleg

• Ort beziehungsweise Anschrift des Restaurants
• Datum der Bewirtung
• Name der bewirtenden Person oder Firma
• Namen und Firmen der Person(en), die bewirtet werden
• Bewirtungsgrund beziehungsweise Anlass der Bewirtung
• Kosten der Bewirtung
• Unterschrift des Bewirtenden

Pflichtangaben bei einem Bewirtungsbeleg in Höhe von mehr als 150 Euro

Bei einem Bewirtung, die Kosten von mehr als 150 Euro verursacht hat, sind zusätzlich Angaben auf dem Bewirtungsbeleg aufzuführen. Dazu gehören unter anderem:

• Anschrift der bewirtenden Person und Firma
• Rechnungsempfänger
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuernummer der Location