Steuerbelege verloren – mit Eigenbeleg & Co Sanktionen vermeiden

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Findet bei Ihnen eine Betriebsprüfung statt oder hakt der Sachbearbeiter im Finanzamt bei einem Ausgabenposten in der Steuererklärung nach und Sie finden die angeforderten Steuerbelege dazu nicht, kann das steuerlich fatale Folgen haben. Mit der richtigen Strategie können Sie diese Sanktionen trotz fehlender Steuerbelege jedoch vermeiden.

Steuerbelege verloren – diese Sanktionen drohen

Kommen Sie tatsächlich in die unschöne Situation, dem Finanzamt die angeforderten Steuerbelege nicht vorlegen zu können, drohen steuerliche Sanktionen. Gemeint sind eine Kürzung des Betriebsausgabenabzugs und die Rückgängigmachung der Vorsteuererstattung bei nicht auffindbaren Ausgabenbelegen und Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz bei fehlenden Belegen und Aufzeichnungen zu Betriebseinnahmen bzw. Kasseneinnahmen.

Praxis-Tipp:

Diese steuerlichen Sanktionen begründen die Prüfer bzw. die Sachbearbeiter des Finanzamts mit folgenden Argumenten:

  • Beantragen Sie einen Betriebsausgabenabzug, müssen Sie dem Finanzamt die Höhe der Aufwendungen und den betrieblichen Grund nachweisen. Dazu benötigen Sie die Steuerbelege.
  • Der Vorsteuerabzug steht Ihnen grundsätzlich nur zu, wenn Sie dem Finanzamt eine Eingangsrechnung vorlegen, in der alle notwendigen Rechnungsangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind (siehe auch § 14a UStG).
  • Fehlen Belege und Aufzeichnungen zu Betriebseinnahmen, liegt ein schwerwiegender steuerlicher Mangel vor. Folge: Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz – unabhängig davon, ob der Gewinn mittels Bilanzierung oder Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt wird.
  • Steuerbelege wie Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Verlorene Steuerbelege durch Eigenbeleg ersetzen

Eine Möglichkeit, um wenigstens den Betriebsausgabenabzug für nicht vorhandene Steuerbelege zu retten, ist die Ausstellung eines Eigenbelegs. In diesem Eigenbeleg halten Sie schriftlich fest, an wen Sie aus welchen Gründen wann wieviel bezahlt haben. Wichtig ist, dass für das Finanzamt klar ersichtlich ist, dass es sich bei dem Steuerbeleg um einen „Eigenbeleg“ handelt.

Einen Anspruch darauf, dass das Finanzamt solche Eigenbelege wie Steuerbelege im Original anerkennt, haben Sie nicht. Faustformel: Je häufiger ein Finanzbeamter auf Eigenbelege in Ihrer Buchhaltung stößt, desto unglaubwürdiger wird die gesamte Buchführung und desto geringer wird seine Bereitschaft sein, diese anzuerkennen. Wird jedoch nur ab und zu ein Eigenbeleg verwendet, dürften Prüfer und Sachbearbeiter beide Augen zudrücken und den Betriebsausgabenabzug akzeptieren. Auch bei der Höhe der Ausgaben für den verlorenen Steuerbeleg gilt: Je höher der Betrag ist, desto detaillierter sollte der Eigenbeleg ausgefüllt sein, um das Finanzamt davon zu überzeugen, den Betriebsausgabenabzug anzuerkennen.

Einen Eigenbeleg sollten Sie auch ausstellen, wenn Sie Ware von einer Privatperson kaufen, die Ihnen keine Quittung unterzeichnen möchte.

Praxis-Tipp:

Ein Eigenbeleg für betriebliche Ausgaben ersetzt umsatzsteuerlich niemals den Steuerbeleg im Original. Mit einem Eigenbeleg können Sie also nur den Betriebsausgabenabzug retten, niemals aber die Vorsteuererstattung.

Muster für Eigenbeleg

 

Eigenbeleg
Nr. Ausgaben
Vorgang(bar/Überweisung)/Zeitpunkt der Zahlung/ Höhe der Zahlung
Empfänger der Zahlung Name/Anschrift:
Grund der Zahlung:
Grund, warum Originalbelegt fehlt (Vernichtung der Unterlagen, verloren gegangene Belege, Steuerberater hält Steuerbelege zurück, etc.):
Zeugen, die die Ausgaben bestätigen können:
Datum:          Unterschrift:

 

Solche Eigenbelege sind immer besonders glaubwürdig, wenn Sie die Zahlung per Überweisung geleistet haben und dem Eigenbeleg eine Kopie des Bankauszugs beifügen. Kombiniert mit einem Zeugen, an die sich das Finanzamt im Zweifel im Rahmen eines Auskunftsersuchens wenden kann, sollte der Betriebsausgaben trotz fehlender Steuerbelege gerettet werden können.

Verlust der Steuerbelege durch Naturkatastrophe oder Diebstahl

Können Sie dem Finanzamt die angeforderten Steuerbelege nicht vorlegen, weil diese im Rahmen einer Naturkatastrophe (Hochwasser, Sturm) vernichtet wurden oder aufgrund eines Diebstahls oder eines Brands nicht mehr vorhanden sind, können Sie auf Milde des Finanzamts hoffen. In der Regel werden Sie in diesen Ausnahmesituationen steuerlich nicht schlechter gestellt als andere Unternehmer.

Praxis-Tipp:

Wichtig ist jedoch, den Verlust der Steuerbelege unverzüglich anzuzeigen. Unglaubwürdig ist es deshalb, wenn Sie den Verlust der Unterlagen durch Hochwasser, Sturm & Co. erstmals anzeigen, wenn das Finanzamt sich zu einer Außenprüfung in Ihrem Betrieb anmeldet.

Steuerbelege nicht auffindbar – immer mit offenen Karten spielen

Fordert das Finanzamt im Rahmen einer Betriebs- oder Umsatzsteuerprüfung Steuerbelege an und Sie können diese nicht finden, sollten Sie das dem Finanzamt zeitnah mitteilen. Denn reagieren Sie auf mehrmaliges Anmahnen nicht, kann der Prüfer des Finanzamts ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 Euro festsetzen. Das Fatale am Verzögerungsgeld: Ist es einmal festgesetzt, kann es nicht mehr zurückgezogen werden.

Grundsätze zu nicht auffindbaren Steuerbelegen gelten auch bei digitalen Aufzeichnungen

Die vorgestellten Abwehrmechanismen zum Betriebsausgabenabzugsverbot gelten übrigens nicht nur für fehlende Steuerbelege in Papierform, sondern auch für fehlende digitale Steuerbelege. Um zu verhindern, dass bei einem Hacker-Angriff oder durch Schäden am PC oder Server digitale Steuerbelege verloren gehen, sollten die digitalen Aufzeichnungen auf einer externen Festplatte oder in einer Cloud gesichert werden.

 

 

Autor: Bernhard Köstler

 

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