So prüfen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

Umsatzsteuer-Finanzamt

Wollen Sie als Unternehmer am EU-Binnenmarkt teilnehmen, benötigen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID). Über diese Nummer können Unternehmen eindeutig identifiziert werden und so innergemeinschaftliche Leistungen abwickeln. Nur wenn Ihr Leistungsempfänger auch Unternehmer ist, können Sie zum Beispiel Lieferungen als steuerfrei behandeln. Eine Prüfung der USt-ID ist daher unerlässlich.

    Was ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und wer braucht sie?

    Die USt-Id können Sie als Unternehmer zusätzlich zu Ihrer Steuernummer beantragen. Sie ist eine eigenständige Nummer, die dazu dient jedes Unternehmen in der Europäischen Union eindeutig zu identifizieren. Da die Umsatzbesteuerung bei Geschäften zwischen EU-Ländern  umständlich ist und zum Beispiel an die Unternehmereigenschaft der Beteiligten anknüpft, können nur über die USt-ID die Geschäfte korrekt abgewickelt werden.

    Jeder Unternehmer, der Geschäftsbeziehungen ins EU-Ausland unterhält benötigt daher eine entsprechende Nummer. Sind Sie Kleinunternehmer sind Sie von dieser Regelung ausgenommen. Sie können aber auch eine USt-für ihre Tätigkeit im Ausland beantragen.

    Wer vergibt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

    Gründen Sie Ihre Firma neu, können Sie die USt-ID direkt beim zuständigen Finanzamt beantragen. Sie müssen hierzu nur im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein entsprechendes Feld ankreuzen. Ihre Daten werden dann an das Bundeszentralamt für Steuern weitergeleitet. Ansonsten können Sie den Antrag online beim Bundeszentralamt stellen (www.formulare-bfinv.de).  Die Beantragung der USt-ID ist auf jeden Fall kostenlos.

    Warum muss ich die Bestätigung durchführen?

    Liefern Sie Waren ins europäische Ausland, müssen Sie um die Steuerfreiheit für diese Leistung in Anspruch nehmen zu können unter anderem die Unternehmereigenschaft Ihres Leistungsempfängers nachweisen. Bei sonstigen Leistungen ist nach § 3a Abs. 2 UStG bei Vorliegen der Unternehmereigenschaft Ihres Geschäftspartners eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft möglich.

    Über die USt-ID können Sie somit die unternehmerische Verwendungsabsicht Ihres Kunden erkennen. Dem Nachweis der Unternehmereigenschaft kommt somit im Geschäftsleben eine zentrale Bedeutung zu.

    • 6a Abs.4 UStG verpflichtet Sie bei Lieferungen ins Ausland die Angaben Ihres Abnehmers mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu prüfen. Kommen Sie dieser Verpflichtung nicht nach und stellt sich zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung heraus, dass die USt-ID Ihres Geschäftspartners nicht korrekt war, müssen Sie mit empfindlichen Steuernachzahlungen rechnen.

    Mit dem Bestätigungsverfahren wird Ihnen die Prüfung, ob Ihr Geschäftspartner zum Zeitpunkt der Leistungserbringung in einem anderen Mitgliedstaat der EU ein registrierter Unternehmer ist, erleichtert.

    Was ist der Unterschied zwischen einer einfachen und einer qualifizierten Bestätigung?

    Für die Überprüfung der USt-ID Ihres Geschäftspartner gibt zwei Bestätigungsarten: die einfache und die qualifizierte Bestätigung. Bevor sie eine qualifizierte Bestätigung durchführen können, müssen Sie zwingend eine einfache Bestätigung abgefragt haben.

    Bei der einfachen Bestätigung erhalten Sie vom Bundeszentralamt für Steuern Auskunft darüber, ob die USt-ID zum Zeitpunkt der Abfrage in dem Land, das sie erteilt hat, gültig ist. Umfangreiche Angaben können Sie über die qualifizierte Bestätigung überprüfen.

    Hier erhalten Sie Auskunft darüber, ob die von Ihnen übermittelten Angaben zum Firmennamen, zur Rechtsform und zur Adresse mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen Landes übereinstimmen.

    Hinweis:
    Es ist nicht möglich die Daten der Unternehmerdatei abzufragen. Sie erhalten lediglich eine Bestätigung Ihrer übermittelten Daten!

    In Deutschland müssen Sie dokumentieren, dass die USt-ID Ihres ausländischen Geschäftspartners in Europa zum Zeitpunkt des getätigten Geschäfts gültig war. Legt man dabei die in § 6a Abs. 4 UStG angesprochenen Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns zugrunde, so wird die einfache Bestätigung oft als nicht ausreichend angesehen werden. Es empfiehlt sich daher eine qualifizierte Bestätigung anzufordern.

    Die Abfrage sollte auf jeden Fall dokumentiert werden. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) sieht in Abschnitt 18e.1. eine Erleichterung für den Nachweis vor. Bei Anfragen zu einer einzelnen USt-ID über das Internet kann der Nachweis einer durchgeführten qualifizierten Bestätigungsabfrage auch über einen Screenshot erfolgen. Ansonsten ist die Abfrage durch eine amtliche Bestätigungsmitteilung zu dokumentieren.

    Welche Möglichkeiten gibt es zur Überprüfung?

    Für die Überprüfung der USt-ID haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sie können die Anfrage über das Internet stellen. Unter www.bzst.de finden Sie die entsprechende Datenbankabfrage.

    Darüber können Sie die einfache und qualifizierte Anfrage auch postalisch, telefonisch, per Telefax oder E-Mail an das Bundeszentralamt für Steuern richten. Das Bundeszentralamt erreichen Sie unter

    Bundeszentralamt für Steuern
    Dienstsitz Saarlouis
    Ludwig-Karl-Balzer-Allee 2
    66740 Saarlouis
    Tel.: +49-(0)228-4061222
    Fax: +49-(0)228-4063801

    Für die Anfrage per E-Mail finden Sie auf der Webseite des Bundeszentralamtes ein entsprechendes Kontaktformular.

    Bei der Überprüfung müssen Sie Ihre eigene USt-ID oder gegebenfalls die Steuernummer unter Sie steuerlich geführt werden, angeben. Dann geben Sie die USt-ID Ihres Geschäftspartners an, die Sie überprüfen wollen.

    Die Antwort auf die Anfrage erhalten Sie grundsätzlich schriftlich. Bei der Abfrage per Internet müssen Sie hierzu allerdings das entsprechende Feld anklicken. Ansonsten können Sie das Ergebnis per Screenshot dokumentieren.

    Wann muss die Prüfung durchgeführt werden?

    Pflegen Sie regelmäßige Geschäftsbeziehungen ins EU-Ausland, sollten Sie in regelmäßigen Abständen für jeden Ihrer Kunden die Abfrage durchführen. Mindestens einmal im Jahr sollten dies auf jeden Fall erfolgen. Bei großen Lieferungen empfiehlt es sich die Prüfung vor jeder Lieferung durchzuführen.

    Sollte die Unternehmereigenschaft Ihres Geschäftspartners nicht gegeben sein, könnte dies sonst zu Steuernachzahlungen führen, die im schlimmsten Fall Ihr Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten bringen kann.

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