Scheinselbständigkeit erkennen und vermeiden

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Beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen freie Mitarbeiter, interessieren sich dafür das Finanzamt und die Deutsche Rentenversicherung. Beide Behörden prüfen, ob es sich bei dem Vertragsverhältnis um eine Scheinselbständigkeit handeln könnte. Wird die Scheinselbständigkeit bestätigt, hat das fatale steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen. Deshalb sollten Sie wissen, wie Sie Scheinselbständigkeit in Ihrem Betrieb erkennen und vermeiden können.

Scheinselbständigkeit: Freier Mitarbeiter entpuppt sich als Arbeitnehmer

Die Beschäftigung eines freien Mitarbeiters ist für viele Betriebe überlebensnotwendig. Denn laufen die Geschäfte mal nicht so gut, wird der freie Mitarbeiter nicht mehr beauftragt und es fallen im Vergleich zu fest angestellten Arbeitnehmern keine unnötigen Ausgaben an. Doch so mancher freier Mitarbeiter ist bei genauer Betrachtung derart ins Unternehmen eingebunden und weisungsgebunden, dass sein Status eher dem eines Arbeitnehmers gleicht. Im Fachjargon spricht man hier von Scheinselbständigkeit.

Praxis-Tipp

Normalerweise wird das Thema Scheinselbständigkeit durch eine Lohnsteuerprüfung des Finanzamts oder durch eine sozialversicherungsrechtliche Prüfung der Deutschen Rentenversicherung aufgedeckt. Doch besser wäre es, wenn Sie als Betriebsinhaber das Thema Scheinselbständigkeit selbst erkennen und vermeiden würden. Das erspart unnötige Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, unerwünschte arbeitsrechtliche Verpflichtungen und Ärger mit verschiedenen Behörden. Jeder freie Mitarbeiter sollte deshalb regelmäßig von Ihnen auf die Thematik Scheinselbständigkeit hin überprüft werden.

 

Diese Kriterien sprechen für eine Scheinselbständigkeit

Gegen das Vorliegen einer selbständigen Tätigkeit und für ein Arbeitsverhältnis (= Scheinselbständigkeit) sprechen vor allem folgende Kriterien:

  • Abhängigkeit: Einen Selbständigen zeichnet es aus, dass er völlig frei entscheiden kann, wo, wie und wann er seine Leistungen erbringt. Ist er hingegen abhängig von seinem „Auftraggeber“ und unterliegt in allen Entscheidungen dessen Weisungen, liegt ein Indiz für eine abhängige Beschäftigung als Arbeitnehmer vor. Die Unabhängigkeit wird verneint, wenn der „freie Mitarbeiter“ Vorgaben erhält, wann er welche Arbeiten erledigen muss, wann er in Urlaub gehen darf oder dass er für keinen anderen Auftraggeber tätig werden darf.
  • Keine weiteren Auftraggeber: Hat ein freier Mitarbeiter außer Ihnen keinen weiteren Auftraggeber, unterstellen das Finanzamt und die Deutsche Rentenversicherung die Scheinselbständigkeit.
  • Bezüge/Arbeitsort: Ist ein freier Mitarbeiter nur in Ihrer Firma vor Ort tätig, hat dort ein eigenes Büro und bekommt unabhängig davon, wie viel er arbeitet, feste Bezüge, spricht das bei Erfüllungen weiterer Kriterien für eine Scheinselbständigkeit.
  • Keine Angestellten: Hat der freie Mitarbeiter keine eigenen Angestellten, ist das ein weiteres Indiz für die Scheinselbständigkeit, wenn bereits die vorangegangenen Kriterien zur Scheinselbständigkeit vorliegen.

Beispiel: Sie beschäftigen seit 10 Jahren eine Sekretärin als Arbeitnehmerin. Um eine betriebsbedingte Kündigung zu vermeiden, willigt die Sekretärin ein, ihre Tätigkeit künftig als freie Mitarbeiterin im Rahmen einer geringeren Stundenzahl zu verrichten. Die Tätigkeiten vorher und nachher sind identisch. Die Sekretärin arbeitet für dieselben Vorgesetzten, sie hat denselben Arbeitsplatz und eine vorgeschriebene Arbeit von 8 Uhr bis 17 Uhr sowie festgelegte Urlaubszeiten. Folge: Das ist die klassische Form der Scheinselbständigkeit.

Praxis-Tipp

Nicht selten werden Verträge mit freien Mitarbeitern auf dem Papier so ausgestaltet, dass sich das Thema Scheinselbständigkeit vermeiden lässt. Doch bei Lohnsteuerprüfungen oder bei Überprüfungen der Deutschen Rentenversicherung zählen nur die tatsächlichen Verhältnisse.

 

Scheinselbständigkeit: Fatale steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen

Wird für einen freien Mitarbeiter eine Scheinselbständigkeit festgestellt, sind die Folgen fatal:

Vorsteuerabzug geht verloren

Die Vorsteuererstattung des Finanzamts für die Umsatzsteuer, die der Scheinselbständige Ihnen in Rechnung gestellt hat, müssen Sie zurückzahlen. Denn stellt ein Nichtunternehmer (Scheinselbständigkeit = Arbeitnehmertätigkeit) eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis, hat der Leistungsempfänger keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Lohnsteuer wird im Haftungsweg nacherhoben

Da das Finanzamt bei der Scheinselbständigkeit ein Beschäftigungsverhältnis annimmt, hätten Sie von Anfang an Lohnsteuer einbehalten und ans Finanzamt abführen müssen. Für die nicht abgeführte Lohnsteuer nimmt Sie das Finanzamt in Haftung. Hat der Scheinselbständige seine Einnahmen als Selbständiger versteuert, kann die Haftungssumme um die bereits ans Finanzamt gezahlte Steuer reduziert werden.

Sozialversicherungsbeträge werden nacherhoben

Aufgrund des unterstellten Beschäftigungsverhältnisses als Arbeitnehmer bei festgestellter Scheinselbständigkeit wird die Deutsche Rentenversicherung die Sozialversicherungsbeiträge nachfordern.

Arbeitnehmer kann Rechte als Arbeitnehmer durchsetzen

Der freie Mitarbeiter, der als Scheinselbständiger „entlarvt“ wurde, kann seine Rechte als Arbeitnehmer gerichtlich einklagen. Gemeint sind Kündigungsschutz, Urlaub oder Weiterzahlung des Gehalts im Krankheitsfall.

 

So vermeiden Sie das Risiko Scheinselbständigkeit

Das Thema Scheinselbständigkeit können Sie jedoch vermeiden, indem Sie Ihren freien Mitarbeitern regelmäßig – am besten zweimal im Jahr – einen Fragebogen aushändigen, den sie Ihnen ausgefüllt zurückgeben. Bei Anhaltspunkten für Scheinselbständigkeit, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie beenden die freie Mitarbeit oder Sie stellen den freien Mitarbeiter als Arbeitnehmer ein.

Praxis-Tipp

Ist nicht ganz klar, ob nun eine Scheinselbständigkeit vorliegt oder nicht und benötigen Sie Rechtssicherheit, können Sie sich direkt an die Deutsche Rentenversicherung wenden und ein Statusfeststellungsverfahren beantragen. Hierzu müssen Sie einen Fragebogen ausfüllen und bekommen eine rechtlich verbindliche Aussage dazu, ob Sie einen freien Mitarbeiter beschäftigen oder doch einen Scheinselbständigen.

 

Die Antragsformulare zum Statusfeststellungsverfahren und Ausfüllhilfen finden Sie hier.

 

Rechtsform wie GmbH kann Scheinselbständigkeit verhindern

Tritt Ihr freier Mitarbeiter in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft (AG, GmbH, SE, UG haftungsbeschränkt) auf schließt das die Scheinselbständigkeit grundsätzlich aus. Das kann der Ausfüllhilfe zum Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung in Textziffer 1.3 entnommen werden (Ausfüllhilfe siehe hier). Doch kein Grundsatz ohne Ausnahme: Die Scheinselbständigkeit kann auch bei einer Ein-Mann-GmbH geprüft und festgestellt werden, wenn die Kriterien darauf hinweisen.

Fazit

Das Thema Scheinselbständigkeit ist in keinem Gesetz geregelt. Die Kriterien zur Scheinselbständigkeit lassen sich aus den Vorgaben zur sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung nach § 7 ff SGB IV ableiten. Die Folgen der Scheinselbständigkeit können Sie als Betriebsinhaber selbst vermeiden, indem Sie die freie Mitarbeit mindestens zweimal im Jahr überprüfen. Bei Zweifeln sollte ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung beantragt werden.

 

 

 

 

Autor: Bernhard Köstler

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