Risiken und Chancen der digitalen Buchhaltung

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Haben Sie sich für den Schritt zur digitalen Buchhaltung entschieden, sollten Sie bereits in der Planungsphase alle damit verbundenen Risiken und Chancen lokalisieren. Besonders die Risiken sollten Sie sehr ernst nehmen und durch gezielte Maßnahmen oder Extra-Tools ausschließen.

    Einen typischen Fehler sollten Sie bei der Entscheidung, ob die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung Sinn macht, auf keinen Fall machen. Wägen Sie niemals die Risiken und Chancen gegeneinander auf. Das ist in der Praxis nicht zielführend. Die Digitalisierung lässt sich nicht aufhalten. Die Risiken können Sie minimieren oder komplett ausschließen.

    Die Risiken der digitalen Buchhaltung im Überblick

    Risiken im Zusammenhang mit der Umstellung von der Papierbuchhaltung auf die digitale Buchhaltung sind die teils hohen einmaligen oder laufenden Kosten, die Sie unbedingt einkalkulieren und gegebenenfalls finanzieren müssen. Kosten fallen in folgenden Bereichen an:

    1. Personalaufwand wegen höherer Qualifizierung

    Sie brauchen für die digitale Buchhaltung zwar weniger Personal als bisher, doch die Personalkosten für einen auf Digitalisierung spezialisierten Mitarbeiter könnten höher ausfallen als für den bisherigen „Papierbuchhalter“.  Das liegt am deutlichen größeren Aufgabengebiet der Digitalisierung.

    Risikominimierung: Stellen Sie frühzeitig qualifiziertes Personal ein, das den Wechsel von der analogen zur digitalen Buchhaltung betreut. Ist kein Budget für neues Personal vorhanden, wählen Sie aus, welche Mitarbeiter für dieses Projekt in Frage kommen. Das Gute an der frühzeitigen Personalauswahl ist, dass dadurch die Beratungskosten reduziert werden können.

    2. Buchhaltungskosten: Einmalige und laufende Kosten

    Benötigen Sie eine neue Buchhaltungssoftware, müssen Sie mit hohen Anlaufkosten rechnen. Kosten entstehen durch den Kauf der Software oder durch laufende Lizenzen. Kostenintensiv ist meist auch die Anpassung der Software an die individuellen betrieblichen Abläufe (sog. Customizing) sowie Wartungsarbeiten durch die Softwarehersteller. Sollen im Rahmen der Digitalisierung der Buchhaltung alle Unternehmensbereiche vernetzt werden, sind meist digitale Zusatztools notwendig, die zu weiteren Kosten führen.

    Risikominimierung: Lassen Sie sich von verschiedenen Herstellern digitaler Buchhaltungssysteme eine Kostenanalyse für die nächsten zwei bis drei Jahre vorlegen. Nur so lassen sich böse finanzielle Überraschungen bzw. nicht kalkulierte Mehrkosten vermeiden.

    3. Beratungskosten für spezialisierte Dienstleister

    Finanzielle Risiken entstehen durch die erstmalige Digitalisierung der Buchhaltung durch einen erhöhten Beratungsaufwand. Zum einen benötigen Sie möglicherweise einen externen IT-Spezialisten, der auf Ihre individuellen Bedürfnisse eingeht und diese umsetzt. Zum anderen sollte Ihr Steuerberater eine Tax-Complience-Prüfung durchführen, wenn das neue Buchhaltungssystem installiert ist.

    Risikominimierung: Damit die Beratungskosten nicht aus dem Ruder laufen, sollten Sie wie in Punkt 1 beschrieben, das für die Digitalisierung ausgewählte Personal mehr in die Pflicht nehmen. Das führt zur Reduzierung der finanziellen Risiken bei ausufernden Beratungskosten und zu den Chancen, viele Prüfmechanismen ohne fremde Hilfe Inhouse durchzuführen.

    Bei der Beleuchtung aller Risiken und Chancen bei erstmaliger Digitalisierung der Buchhaltung sind noch folgende Risiken zu beachten und zu minimieren:

    4. Fehlende Zertifizierung der digitalen Buchhaltungssoftware

    Ein steuerliches Risiko kann auch die fehlende Zertifizierung des digitalen Buchhaltungsprogramms durch das Finanzamt darstellen. Denn das Finanzamt zertifiziert niemals eine Steuersoftware. Wird bei einem Programm mit einer Zertifizierung geworben, hat diese ein Steuerberater oder ein Wirtschaftsprüfer ausgestellt. Bei Streitigkeiten mit dem Finanzamt hilft Ihnen dieses Zertifikat  nichts.

    Risikominimierung: Favorisieren Sie eine digitale Buchhaltungssoftware, suchen Sie im Internet nach Erfahrungsberichten. Eine gute Idee ist auch, den Steuerberater nach Softwareanbietern zu fragen, mit denen er bei anderen Mandanten gute Erfahrungen hat.

    5. Abhängigkeit von der Technik

    Wickeln Sie Ihre Buchhaltung komplett papierlos ab, sind Sie komplett von der Technik abhängig. Bei Stromausfall, Problemen im Internet oder mit der Datensicherung in der Cloud ist Ihr digitales Buchhaltungssystem nicht mehr betriebsbereit. Das kann schlimmstenfalls dazu führen, dass das Finanzamt der Buchführung bei technischen Problemen über einen längeren Zeitraum die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung abspricht. Das würde zu einer Zuschätzung beim Umsatz und Gewinn führen.

    Risikominimierung: Spielen Sie mit dem Hersteller der Buchhaltungssoftware bestimmte Szenarien für technische Probleme durch und suchen Sie nach Lösungsansätzen, wie Ausfallzeiten des Systems vermieden werden können (zweiter Server mit anderem Standort, etc.)

    6. Abhängigkeit von dem ausgewählten Personal

    Beauftragen Sie nur einen einzigen Mitarbeiter mit der Betreuung der Umstellungsarbeiten, machen Sie sich von diesem abhängig. Das kann bei Unstimmigkeiten dazu führen, dass Sie diesem Mitarbeiter ein überhöhtes Gehalt zahlen müssen, nur damit er nicht kündigt. Dieses Risiko ist natürlich keine Besonderheit der Digitalisierung der Buchhaltung. Doch insbesondere bei Einführung eines neuen Buchhaltungssystems sollte gewährleistet sein, dass die verantwortlichen Mitarbeiter über einen Zeitraum von zwei bis drei Jahren nach der Umstellung zu den kalkulierten Personalkosten zur Verfügung stehen.

    Risikominimierung: Bestimmen Sie mindestens einen zweiten Mitarbeiter als Verantwortlichen bzw. Ansprechpartner für die Digitalisierung der Buchhaltung oder begleiten Sie als Betriebsinhaber das Projekt mit.

    7. Probleme durch technische Sicherheitslücken

    Unternehmen, die ihre kompletten Verfahrensabläufe digital steuern, nehmen höhere Risiken in Kauf, dass Unbefugte oder Hacker auf ihre digitalen Unternehmensdaten zugreifen und diese manipulieren bzw. ausspionieren.

    Risikominimierung: Sprechen Sie mit dem Hersteller der digitalen Buchhaltungssoftware und lassen Sie sich erklären, welche Verschlüsselungen und Sicherheitsvorkehrungen  die Software enthält, um die erwähnten Risiken auszuschließen. Naturgemäß entstehen hier meist Zusatzkosten für spezielle Sicherheitstools, die im Standardprogramm nicht enthalten sind.

    8. Risiken durch Systemfehler

    Die Digitalisierung der Buchhaltung kann durch Systemfehler zu ungeahnten Risiken führen. Systemfehler in der Buchhaltungssoftware entstehen meist dann, wenn individuelle Anpassungen durch Unternehmen vorgenommen werden (sog. Customizing). Wichtig zu wissen: Erfahrene Prüfer der Finanzämter suchen gezielt nur nach solchen Systemfehlern. Denn werden diese über Jahre nicht erkannt, kann das zu erheblichen Steuerausfällen führen.

    Risikominimierung: Nehmen Sie Änderungen an den Standards der digitalen Buchhaltungssoftware vor, lassen sich Risiken nur ausschließen, wenn Sie anschließend Ihren Steuerberater mit einer Tax-Complience-Prüfung beauftragen.

    Digitale Buchhaltung: Neben Risiken auch viele Chancen

    Neben den beschriebenen Risiken bietet die digitale Buchhaltung zahlreiche Chancen, die sich positiv auf Ihren Unternehmensalltag auswirken. Insbesondere folgende Chancen sind hervorzuheben:

    1. Verfügbarkeit: Schneller und ortsungebunden

    Ein unschlagbarer Vorteil des digitalen Rechnungswesens ist die Möglichkeit, jederzeit von jedem Ort auf die digitalen Buchhaltungsdaten zugreifen zu können. Rückfragen und Analysen können zeitnah ausgeführt werden. Zudem minimieren sich die Suchkosten durch die digitale Volltextsuche. Musste man bei der Suche nach Unterlagen und Geschäftsvorfällen in Papier viele Ordner durchsuchen, genügen bei einem digitalen Buchhaltungssystem wenige Klicks bis zum Sucherfolg.

    2. Archivräume neu nutzbar

    Die Digitalisierung der Buchhaltung führt am Ende des Tages dazu, dass Sie keine Räume mehr für die Aufbewahrung von Papierbelegen mehr blockieren müssen. Die digitalen Belege werden auf Servern oder in der Cloud archiviert. Die frei werdenden Räume können für (neue) Mitarbeiter oder für andere Zwecke genutzt werden. Mussten sogar Räume für Archivierung der Buchhaltungsunterlagen während der sechs- bis zehnjährigen steuerlichen Aufbewahrungspflicht angemietet werden, entfallen diese Mietkosten bei der digitalen Buchhaltung.

    3. Umschichtung von zeitlichen Kapazitäten

    Autonome Systeme haben den Vorteil, dass Sie vielen Mitarbeitern bisher zeitraubende Aufgaben abnehmen. Die dadurch frei werdenden zeitlichen Kapazitäten können Sie gewinnbringend in wichtigeren Unternehmensbereichen einsetzen.

    4. Rechtssicherheit durch Updates gewährleistet

    Die Anbieter einer professionellen Buchhaltungssoftware werben mit dem besonderen Service, dass regelmäßige Updates vorgenommen werden, in denen die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung fortentwickelt und an neue Urteile, Gesetze und Verwaltungsanweisungen angepasst werden. Das führt in Unternehmen zu mehr Rechtssicherheit.

    5. Umfassende Analysemöglichkeiten

    Mit die beste Chance, die die Digitalisierung der Buchhaltung bietet, ist die digitale Vernetzung aller Unternehmensbereiche. Dadurch können gezielt in Sekundenschnelle Analysen und Reports durchgeführt werden. Dadurch lassen sich sehr gezielt Fehlerquellen ausfindig machen oder Bereiche des Unternehmens, in denen Anpassungen notwendig sind. Quasi auf Knopfdruck erhalten Unternehmen auch die E-Bilanz, die anschließend über eine Schnittstelle elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden kann.

    6. Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit

    Durch die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung steigern Sie Ihre Chancen, mit nationalen und internationalen Geschäftspartnern problemlos Geschäfte abwickeln zu können. Denn erfolgt die Kommunikation beispielsweise über EDI (Electronic Data Interchange), kommunizieren zwei Anwendungssysteme miteinander und können zu einer effektiveren Geschäftsverbindung führen.

    7. Auswahl und Kommunikation mit Steuerberater

    Chancen bietet die Digitalisierung der Buchhaltung auch bei der Wahl des Steuerberaters. Da es bei der digitalen Buchhaltung ausreicht, die Daten zwischen Unternehmen und Steuerberater elektronisch auszutauschen, sind Sie hinsichtlich der Wahl des Steuerberaters nicht mehr örtlich gebunden. Der Steuerberater kann nach Kompetenz für Ihre Branche ausgesucht werden, egal wo sich dieser örtlich befindet.

    8. Besserer Schutz vor Datenverlust

    Vielleicht kennen Sie diese Situation? Der Betriebsprüfer des Finanzamts fordert von Ihnen Rechnungen oder Buchhaltungsunterlagen an und Sie können diese in Ihren Ablageordnern nicht finden. Folge: Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn und möglicherweise der Verlust des Vorsteuerabzugs. Dieses Risiko gehört bei der digitalen Buchhaltung der Vergangenheit an. Datenverlust durch Diebstahl, Hochwasser, Feuer oder durch zu frühes Entsorgen von Papierbelegen kann bei digital archivierten Belegen praktisch nicht passieren.

    Fazit – Risiken und Chancen bei Digitalisierung der Buchhaltung

    Die Aufzählung der Risiken und Chancen, die die digitale Buchhaltung mit sich bringt, verdeutlicht, dass Sie die Chancen unbedingt zeitnah ergreifen sollten. Denn dadurch wird sich Ihr Berufsalltag in vielerlei Hinsicht erleichtern und Sie können Ihr Personal noch effizienter einsetzen. Die Risiken sind zwar nicht wegzudiskutieren, diese sind jedoch in den Griff zu bekommen. Wichtig ist nur, dass sämtlicher Risiken frühzeitig lokalisiert und durch gezielte Maßnahmen minimiert bzw. komplett ausgeschlossen werden.

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