Reisekostenabrechnung: Fahrtkosten

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Fahrtkosten

Nutzt Ihr Mitarbeiter seinen privaten Pkw für eine Auswärtstätigkeit, dürfen Sie ihm die hierdurch entstehenden Kosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Das gilt auch für Flug-, Bahn- und Schiffsreisen.

Einsatz von privaten Fahrzeugen

Nutzt Ihr Mitarbeiter für seine Auswärtstätigkeit ein eigenes Fahrzeug (Kraftwagen, Motorrad oder Motorroller, Moped, Mofa), können Sie als Arbeitgeber die Fahrtkosten Ihres Mitarbeiters mit einem Pauschbetrag steuerfrei ersetzen. Voraussetzung für die steuerfreie Zahlung von Kilometergeldern ist, dass eine Auswärtstätigkeit vorliegt und der Mitarbeiter die Zahl der beruflich gefahrenen Kilometer nachweist. Ohne Einzelnachweise der Pkw-Kosten dürfen Sie folgende pauschale Kilometersätze bei Auswärtstätigkeiten steuerfrei ersetzen:

  • für Kraftwagen (z. B. Pkw): 0,30 €
  • andere motorbetriebene Fahrzeuge: 0,20 €

Die pauschalen Kilometersätze gelten auch dann, wenn der Arbeitnehmer steuerfreie Vorteile oder pauschal besteuerte Leistungen für ein Elektrofahrzeug oder Hybridelektrofahrzeug erhalten hat.

Das gilt für Fahrräder

  • Wenn Ihr Mitarbeiter ein konventionelles Fahrrad nutzt, gibt es keinen pauschalen Kilometersatz.
  • Bei einem Elektro-Bike kommt der Kilometersatz von 0,30 € je gefahrenen Kilometer ebenfalls nicht in Betracht, da es sich bei einem Elektro-Bike nicht um einen „Kraftwagen“ handelt.
  • Der für andere motorbetriebene Fahrzeuge gelten-de Kilometersatz von 0,20 € je gefahrenen Kilometer kann nur dann steuer- und sozialversicherungs-frei erstattet werden, wenn das Elektro-Bike verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen ist (z. B. weil der Motor auch Geschwindigkeiten über 25 km pro Stunde unterstützt). Ist dies nicht der Fall, scheidet auch der Kilometersatz von 0,20 € je gefahrenen Kilometer aus, weil das Elektro-Bike dann nur motorunterstützt ist und nicht motorbetrieben wird.

Diese Beträge sind entfallen

Seit dem 1.1.2014 besteht die Möglichkeit nicht mehr, dass Sie bei Mitnahme von weiteren Kollegen im Fahrzeug Ihrer Mitarbeiter zusätzliche Mitnahmeentschädigungen zahlen durften. Die Beträge sind entfallen.

Beispiel: Ihr Mitarbeiter geht im März 2018 mit seinem Pkw auf Dienstreise und legt dabei 100 km zurück. An der Auswärtstätigkeit nehmen 2 weitere Arbeitnehmer teil. Einer fährt 60 km im Pkw des A mit, der andere nur 40 km. Sie können folgende Beträge erstatten: Sie können dem Fahrer einen Betrag von 30 € (100 km x 0,30) steuerfrei erstatten. Die Mitnahmeentschädigung können Sie nicht mehr steuerfrei zahlen (wurde 2014 abgeschafft); es spielt daher jetzt auch keine Rolle, wie viele Mitarbeiter er mitgenommen hat.

Individuelle Kostenermittlung möglich

Ihr Mitarbeiter kann seine tatsächlichen Kosten nachweisen. Auf dieser Grundlage können Sie ihm seine Fahrtkosten auch nach Ende des Jahres nachträglich erstatten. Dies setzt voraus, dass Ihr Mitarbeiter eine exakte Ermittlung erstellt. Dies ist sehr aufwändig und in der Praxis kaum anzutreffen. Sollte er dies dennoch tun, nehmen Sie die Berechnung zum Lohnkonto. Erstatten Sie nur die Pauschbeträge, kann Ihr Mitarbeiter in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung die höheren tatsächlichen Kosten nachweisen.

Das gilt für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Mietwagen

Reist Ihr Mitarbeiter mit öffentlichen Verkehrsmitteln (z. B. Bahn, Straßenbahn, Bus, Flugzeug, Schiff oder Taxi), können Sie den gezahlten Fahrpreis steuerfrei erstatten. Dabei spielt es keine Rolle, ob er erster oder zweiter Klasse reist.

So rechnen Sie mit einer BahnCard

Stellen Sie ihrem Mitarbeiter eine BahnCard zur Verfügung, ist dieser Sachbezug steuer- und beitragsfrei, wenn er die BahnCard ausschließlich zur Verbilligung der beruflichen Fahrten für Auswärtstätigkeiten verwendet. Nutzt er die BahnCard hingegen sowohl beruflich als auch privat, liegt unter folgenden Voraussetzungen ebenfallskein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor: Sie erstellen eine Prognose, nach der die zum Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard ersparten Kosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der BahnCard anfallen würden, die Kosten der BahnCard erreichen oder übersteigen (prognostizierte Vollamortisation).

Beispiel: Sie stellen Ihrem Außendienstmitarbeiter Anfang 2018 eine BahnCard 100 (Jahreskarte 2. Klasse, Wert 4.270 €) zur Verfügung, die er auch für private Reisen nutzt. Nach Ihrer zu Jahresbeginn erstellten Prognose würden Einzelfahrscheine für die beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten Ihres Mitarbeiters im Jahre 2018 insgesamt ca. 4.600 € kosten. Die Zurverfügungstellung der BahnCard 100 führt bei Ihrem Außendienstmitarbeiter nicht zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil, da nach Ihrer Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard die ersparten Kosten für Einzelfahrscheine die Kosten der BahnCard übersteigen. Nehmen Sie Ihre Prognoseberechnung zu den Lohnunterlagen Ihres Außendienstmitarbeiters, denn dann können Sie Ihr eigenbetriebliches Interesse jederzeit nachweisen.

 

Autor: Markus Kahr

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