Reisekosten

In nahezu jedem Unternehmen fallen Reisekosten für die Mitarbeiter an. Dies ist immer dann der Fall, wenn sie ihren Arbeitsplatz verlassen und in Ihrem Auftrag auswärts tätig werden. Die hierbei entstehenden Kosten können Sie vollständig oder nur zum Teil erstatten - in aller Regel steuer- und sozialversicherungsfrei.

Reisekosten - So einfach gelingt die Abrechnung

Im Rahmen einer jeden Betriebsprüfung wird sich der Prüfer auch Ihre Reisekostenabrechnungen ansehen. Damit Ihre eigentlich steuerfreien Erstattungen auch nach der Prüfung steuerfrei bleiben, müssen Sie die Ermittlung Ihrer Erstattungen dokumentieren.

Hier fallen Reisekosten an

Reisekosten bestehen nicht nur aus Fahrkosten. Zusätzlich fallen noch Mehraufwendungen für Verpflegung, Übernachtungskosten und sonstige Reisekosten an. Nachfolgend stelle ich Ihnen die wichtigsten Regelungen vor, damit Sie die Reisekostenabrechnung Ihrer Mitarbeiter im Handumdrehen erledigen können. So sparen Sie Zeit, schonen Ihre Nerven und können sicher sein, dass Ihre Abrechnung die nächste Betriebs- oder Lohnsteueraußenprüfung unbeschadet übersteht. Das Reisekostenrecht kennt diese 4 Gruppen:
  1. Fahrtkosten
  2. Verpflegung
  3. Übernachtungskosten
  4. Reisenebenkosten

Zentraler Punkt im Reisekostenrecht ist der Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte"

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Ihr Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. In aller Regel ist dies der Ort, an dem er seinen Arbeitsplatz hat.
Für die Höhe des steuerfreien Reisekostenersatzes ist es daher von entscheidender Bedeutung, ob Ihr Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat oder nicht. Ihr Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, gegebenenfalls aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben. Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ist außerhalb seiner Wohnung immer auswärts tätig, z. B. in den folgenden Fällen:

  • Besuch eines Kunden (z. B. zur Vornahme eines Geschäftsabschlusses)
  • Verhandlungen mit Geschäftspartnern,
  • Besuch einer Fachmesse (z. B. mit dem konkreten Ziel des Wareneinkaufs)

So ordnen Sie Ihren Mitarbeiter einer Tätigkeitsstätte dauerhaft zu

Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter eine solche Tätigkeitsstätte dauerhaft zuordnen. Ist Ihr Mitarbeiter nur vorübergehend einer Tätigkeitsstätte zugeordnet, begründet er dort keine erste Tätigkeitsstätte. Eine dauerhafte Zuordnung legen Sie über den Arbeitsvertrag fest. Das gilt unabhängig davon, ob Sie diese schriftlich oder mündlich erteilt haben und ob sie für einzelne Arbeitnehmer oder Arbeitnehmergruppen gilt. Da die arbeits- oder dienstrechtliche Zuordnungsentscheidung eindeutig sein muss, muss sie von Ihnen als Arbeitgeber dokumentiert werden. Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter am besten schriftlich mit, ob und welcher Tätigkeitsstätte Sie ihn zugeordnet haben. Nehmen Sie das Schreiben zum Lohnkonto.


Der qualitative Tätigkeitsschwerpunkt spielt keine Rolle

Nicht mehr entscheidend ist, ob an der von Ihnen als Arbeitgeber festgelegten Tätigkeitsstätte der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit Ihres Mitarbeiters liegt oder liegen soll.

  • Beispiel 1 Ihr Mitarbeiter M mit Wohnsitz in Lippstadt ist dem Sitz Ihrer Geschäftsleitung Bielefeld dauerhaft zugeordnet. M hat seine erste Tätigkeitsstätte in Bielefeld.
  • Beispiel 2 Wie Beispiel 1. M erledigt seine berufliche Tätigkeit an 4 Tagen in der Woche von zuhause aus und sucht nur einen Tag in der Woche seinen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen auf. M hat auch in diesem Fall aufgrund der dauerhaften Zuordnung seine erste Tätigkeitsstätte am Sitz Ihrer Geschäftsleitung in Bielefeld. Dass er hier nur an einem Tag der Woche wirklich anwesend ist, hat darauf keinen Einfluss.
  • Beispiel 3 Sie haben Ihren Mitarbeiter nicht dauerhaft dem Sitz Ihrer Geschäftsleitung in Bielefeld zugeordnet und er arbeitet vom Homeoffice aus. M hat keine erste Tätigkeitsstätte, da es sich beim häuslichen Arbeitszimmer nicht um eine betriebliche Einrichtung handelt. Er ist auch nicht Ihrem Sitz der Geschäftsleitung in Bielefeld zugeordnet, da er nicht die zeitlichen Kriterien zur Begründung einer ersten Tätigkeitsstätte erfüllt. Dies führt dann dazu, dass M immer dann auswärts tätig wird, sobald er in Ihrem Auftrag beruflich unterwegs ist.
  • Sonderfall: Postfahrten Ihrer Mitarbeiter Es kommt durchaus häufig vor, dass einer Ihrer Mitarbeiter bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Ihre Firmenpost abholt oder zur nächsten Postfiliale bringt. Solche Fahrten werden dadurch nicht zu Auswärtstätigkeiten, weil sich der Charakter der Fahrt (= Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) nicht wesentlich ändert und nur ein geringer Umweg erforderlich wird.


Zeitliche Zuordnung zur Ersten Tätigkeitsstätte

Haben Sie Ihren Mitarbeiter nicht dauerhaft einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung zugeordnet oder ist die getroffene Festlegung nicht eindeutig, geht das Finanzamt von einer ersten Tätigkeitsstätte aus, an der Ihr Arbeitnehmer
  • typischerweise arbeitstäglich oder
  • je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder
  • mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit
  • dauerhaft (unbefristet, für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder über 48 Monate hinaus) tätig werden soll.
Beispiel: Ihr Vertriebsmitarbeiter für die Region Augsburg soll einmal wöchentlich an den Firmensitz nach München fahren. Dort soll er die anfallenden Bürotätigkeiten erledigen und an Dienstbesprechungen teilnehmen. Eine dauerhafte Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung haben Sie nicht vorgenommen.

Folge: Der Vertriebsmitarbeiter hat keine erste Tätigkeitsstätte, da Sie keine dauerhafte Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung vorgenommen haben und die zeitlichen Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte am Firmensitz in München bei einer Tätigkeit von einem Tag in der Woche nicht erfüllt sind. Immer, wenn er seine Wohnung beruflich verlässt, fallen Reisekosten an.

Reisekosten Gruppe 1: Fahrtkosten

Nutzt Ihr Mitarbeiter seinen privaten Pkw für eine Auswärtstätigkeit, dürfen Sie ihm die hierdurch entstehenden Kosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Das gilt auch für Flug-, Bahn- und Schiffsreisen. Nutzt Ihr Mitarbeiter für seine Auswärtstätigkeit ein eigenes Fahrzeug (Kraftwagen, Motorrad oder Motorroller, Moped, Mofa), können Sie als Arbeitgeber die Fahrtkosten Ihres Mitarbeiters mit einem Pauschbetrag steuerfrei ersetzen. Voraussetzung für die steuerfreie Zahlung von Kilometergeldern ist, dass eine Auswärtstätigkeit vorliegt und der Mitarbeiter die Zahl der beruflich gefahrenen Kilometer nachweist. Ohne Einzelnachweise der Pkw-Kosten dürfen Sie folgende pauschale Kilometersätze bei Auswärtstätigkeiten steuerfrei ersetzen:

  • für Kraftwagen (z. B. Pkw): 0,30 €
  • andere motorbetriebene Fahrzeuge: 0,20 €
Die pauschalen Kilometersätze gelten auch dann, wenn der Arbeitnehmer steuerfreie Vorteile oder pauschal besteuerte Leistungen für ein Elektrofahrzeug oder Hybridelektrofahrzeug erhalten hat.

Das gilt für Fahrräder

  • Wenn Ihr Mitarbeiter ein konventionelles Fahrrad nutzt, gibt es keinen pauschalen Kilometersatz.
  • Bei einem Elektro-Bike kommt der Kilometersatz von 0,30 € je gefahrenen Kilometer ebenfalls nicht in Betracht, da es sich bei einem Elektro-Bike nicht um einen "Kraftwagen" handelt.
  • Der für andere motorbetriebene Fahrzeuge geltende Kilometersatz von 0,20 € je gefahrenen Kilometer kann nur dann steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden, wenn das Elektro-Bike verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen ist (z. B. weil der Motor auch Geschwindigkeiten über 25 km pro Stunde unterstützt). Ist dies nicht der Fall, scheidet auch der Kilometersatz von 0,20 € je gefahrenen Kilometer aus, weil das Elektro-Bike dann nur motorunterstützt ist und nicht motorbetrieben wird.

Reisekosten Gruppe 2: Verpflegung

Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem sich Ihr Mitarbeiter während seiner Auswärtstätigkeit verpflegen muss. Er kann sich zwischen Imbiss oder Sterneküche entscheiden. An Ihrer steuerfreien Erstattung ändert sich hierdurch allerdings nichts. Verpflegungsmehraufwendungen dürfen von Ihnen nur noch pauschal erstattet werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist ausgeschlossen.

Eintägige Auswärtstätigkeiten

Sie dürfen Ihrem Mitarbeiter für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 € zahlen.

  • Beispiel 1 Ihr Mitarbeiter ist aufgrund eines Kundenbesuchs 9:15 Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Sie dürfen die Verpflegungspauschale in Höhe von 12 € steuerfrei erstatten.
  • Beispiel 2 Wie Beispiel 1, nur mit dem Unterschied, dass Ihr Mitarbeiter am Tag des Kundenbesuchs zwar 9 Stunden von seiner Wohnung, aber nur 7:30 Stunden von seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend war. In diesem Fall dürfen Sie keine 12 € steuerfrei erstatten, da er nicht mehr als 8 Stunden von seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

Mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Tag addieren Sie

Führt Ihr Mitarbeiter an einem Kalendertag mehrere Auswärtstätigkeiten durch, rechnen Sie die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammen.

Beispiel: Ihr Mitarbeiter führt am 15.3.2018 zwei Kundenbesuche durch. Er ist von 06:30 bis 11:00 Uhr sowie von 15:00 bis 19:15 Uhr von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend. In diesem Fall dürfen Sie Ihrem Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 € steuerfrei erstatten, da er insgesamt 8:45 Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

Nutzen Sie die Mitternachtsregel für steuerfreie Erstattungen

Die Berechnung der Abwesenheitszeiten, die allein auf den Kalendertag abstellt, führt zu Ungerechtigkeiten, wie das Beispiel eines Berufskraftfahrers zeigt: Ein Lkw-Fahrer, der die ganze Nacht durchgefahren ist und nicht übernachtet hat, erfüllt an keinem Tag die Mindestabwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden. Somit wäre keine steuerfreie Erstattung der Verpflegungspauschale bei ihm möglich. Die ist vom Gesetzgeber auch nicht gewollt. Daher rechnen Sie die Zeiten an beiden Tagen zusammen. Fachleute bezeichnen dies als Mitternachtsregelung.

Sie rechnen die Zeiten zusammen

Beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet sie am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, dürfen Sie 12 € für den Kalendertag erstatten, an dem Ihr Mitarbeiter den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Voraussetzung für die Anwendung dieser Regelung ist also eine Tätigkeit, die sich über Mitternacht hinaus in den nächsten Tag hinein erstreckt, ohne dass eine Übernachtung stattfindet.

Reisekosten Gruppe 3: Übernachtungskosten

Auswärtstätigkeiten Ihrer Mitarbeiter lassen sich nicht immer innerhalb eines Tages vornehmen. Fallen Kosten für eine Übernachtung an, können Sie diese ebenfalls steuer- und abgabenfrei übernehmen. Sie dürfen die Kosten für eine notwendige Übernachtung Ihrer Mitarbeiter erstatten. Hierzu zählen die Kosten für das Hotelzimmer, Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie Nebenleistungen (z. B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe, bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen). Nicht berücksichtigen dürfen Sie Entgelte für private Leistungen wie beispielsweise Massagen, Minibar, Sauna, Pay-TV.

Aufwendung für Verpflegung bleiben unberücksichtigt

Die Kosten für Mahlzeiten gehören zu den Aufwendungen Ihres Mitarbeiters für die Verpflegung. Diese können nur über die Verpflegungspauschalen von Ihnen erstattet werden. Erhalten Sie eine Rechnung für Übernachtung inkl. Verpflegung, müssen Sie den Verpflegungsanteil ermitteln. Sie mindern den Gesamtpreis um die nachfolgenden Pauschalen:

  • Frühstück: 4,80 € (24 € x 20 %)
  • Mittagessen: 9,60 € (24 € x 40 %)
  • Abendessen: 9,60 € (24 € x 40 %)

Reisekosten Gruppe 4: Reisenebenkosten

Bei jeder Auswärtstätigkeit werden auch sogenannte Reisenebenkosten anfallen. Auch diese Kosten dürfen Sie Ihren Mitarbeitern steuerfrei erstatten. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter keine Kosten übersehen, habe ich diese in der nachfolgenden Auflistung aufbereitet.

Diese Aufwendungen dürfen Sie Ihrem Mitarbeiter erstatten

  • Aufwendungen für Taxi- oder Mietwagenbenutzung
  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
  • Telekommunikationskosten (Telefon, Handy, FAX, Internet)
  • Portokosten geschäftlicher Korrespondenz
  • Garagengelder, wenn der Pkw in einer Garage abgestellt worden ist
  • Parkplatzgebühren
  • Straßenbenutzungsgebühren
  • Reparaturkosten am Pkw infolge eines Unfalls können dem Arbeitnehmer in der nachgewiesenen oder glaubhaft gemachten Höhe steuerfrei ersetzt werden
  • Auch die Kosten für erforderliche Reisepapiere (z. B. Visum oder Reisepass) dürfen Sie übernehmen
  • Aufwendungen für eine Reiseunfallversicherung Ihres Mitarbeiters, die ausschließlich Berufsunfälle außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte abdeckt, und zwar auch dann, wenn es sich um eine Dauerversicherung wegen häufiger Auswärtstätigkeiten des Arbeitnehmers handelt
Neben den oben aufgeführten erstattungsfähigen Aufwendungen für Reisenebenkosten gibt es auch Kosten, die Sie Ihren Mitarbeitern nicht steuerfrei erstatten dürfen. Hierzu zählen z. B.:

  • Aufwendungen für private Telefongespräche
  • Tageszeitungen
  • Sauna
  • Massagen
  • Minibar
  • Pay-TV
  • Ordnungsgelder, Verwarnungsgelder und Bußgelder, die von Ihnen im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten Ihrer Mitarbeiter übernommen werden, sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Wichtig bei der Reisekostenabrechnung: Originalbelege für Auswärtstätigkeiten

Für Ihren Vorsteuerabzug ist es erforderlich, dass Ihnen Ihre Mitarbeiter die Originalbelege vorlegen. Ihrem Mitarbeiter händigen Sie auf Wunsch eine Kopie des Belegs aus. Während bei Kleinbetragsrechnungen die Angabe des Namens Ihres Unternehmens für Ihren Vorsteuerabzug nicht erforderlich ist, ändert sich dies bei Beträgen ab 250 €. Bei Reisekosten von mehr als 250 €, inkl. Umsatzsteuer, muss die Ihnen vorliegende Rechnung unbedingt die Anschrift Ihres Unternehmens enthalten.

Damit wird dokumentiert, dass Ihr Unternehmen aus umsatzsteuerlicher Sicht Leistungsempfänger ist. Hier reicht es aus, wenn z. B. der Gastwirt die Visitenkarte Ihres Mitarbeiters, die Ihre Unternehmensanschrift enthält, an die Rechnung anheftet. Mit einem Stempel und seiner Unterschrift macht der Gastwirt bzw. Hotelier deutlich, dass er die Visitenkarte angebracht hat.

Voller Vorsteuerabzug aus Hotelrechnungen

Bei Hotelrechnungen, die den Preis für Übernachtung mit Frühstück in einem Gesamtbetrag ausweisen, müssen Sie für lohnsteuerliche Zwecke einen Anteil für das Frühstück herausrechnen. Dieser beträgt bei Inlandsreisen pauschal 4,80 €. Für Ihren Vorsteuerabzug ist eine derartige Kürzung um den Frühstücksanteil nicht erforderlich, da Ihnen als Arbeitgeber auch die in Rechnung gestellten Verpflegungskosten anlässlich von Auswärtstätigkeiten Ihrer Arbeitnehmer zum Vorsteuerabzug zustehen. Somit können Sie den Vorsteuerabzug aus einer Hotelrechnung, die auf den Namen Ihres Unternehmens ausgestellt ist, auch in ungekürzter Höhe geltend machen.


Autor: Markus Kahr

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