Rechnungskorrektur – prüfen Sie alle Angaben!

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Meinungsverschiedenheiten darüber, ob nicht korrekt ausgestellte Rechnungen berichtigt werden müssen, gehören ebenso zum Betriebsalltag wie das Ausstellen der Rechnungen selbst. Das liegt daran, dass Sie nur dann einen Anspruch auf Vorsteuerabzug haben, wenn in der betreffenden Eingangsrechnung alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten sind. Fehlt auch nur eine der erforderlichen Pflichtangaben, geht Ihnen der Vorsteuerabzug verloren. Deshalb ist die formelle Kontrolle der Eingangsrechnungen ein Schwerpunkt bei jeder Betriebsprüfung.

 

Praxis-Tipp

Prüfen Sie jede Rechnung! Wenn Sie eine Rechnung erhalten, die nicht korrekt ist, fordern Sie sofort eine korrigierte Rechnung an. Überweisen Sie bis zum Erhalt der berichtigten Rechnung nur den Nettobetrag. So haben Sie ein Druckmittel, die korrigierte ordnungsgemäße Rechnung zu bekommen.

Beispiel: Sie erhalten eine Rechnung über 1.000 € zuzüglich 190 € Umsatzsteuer, in der das Leistungsdatum fehlt.

» Die Folge: Wenn Sie 1.190 € überweisen, verlieren Sie 190 €, weil Sie wegen fehlenden Leistungsdatums keinen Vorsteuerabzug beanspruchen dürfen.

 

BFH erlaubt die rückwirkende Berichtigung (auf den Zeitpunkt der erstmaligen Erteilung der Rechnung)

Wann erlaubt die Berichtigung einer fehlerhaften Eingangsrechnung den Vorsteuerabzug daraus? Dieses Thema war ein Dauerbrenner in Betriebsprüfungen und USt-Sonderprüfungen. Immer wieder gab es darüber Meinungsverschiedenheiten mit dem Finanzamt. Konkret ging es um diese Frage: Ist der Vorsteuerabzug aus einer berichtigten Rechnung rückwirkend zum Zeitpunkt der erstmaligen Erteilung der Rechnung oder erst bei Zugang der berichtigten Rechnung zulässig?

Die BFH-Richter haben für die dringend erforderliche Klarheit gesorgt: Die Berichtigung der Rechnung wirkt auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung der Rechnung zurück. Damit ist der Weg frei für die rückwirkende Berichtigung der Rechnung und damit auch für den Vorsteuerabzug zum damaligen Zeitpunkt (BFH, Az. V R 26/15). Mit dieser Grundsatzentscheidung widersprachen die BFH-Richter nicht nur der damaligen Praxis der Finanzverwaltung. Die BFH-Richter gaben gleichzeitig auch ihre bisherige Rechtsprechung auf und legten eine 180-Grad-Wende hin. Diese Entwicklung wurde maßgeblich beschleunigt durch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs zu diesem Thema. Die Europa-Richter hatten im Herbst 2016 entschieden: Nur der rückwirkende Vorsteuerabzug ist mit dem EU-Recht vereinbar (EuGH, Az. C-518/14).

Die Rettung des Vorsteuerabzugs – eine echte Gratwanderung

Sie müssen nicht nur den reibungslosen Abzug der Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen sicherstellen. Sie dürfen auch Ihre Geschäftspartner nicht verprellen, indem Sie bislang steuerliche Nachlässigkeiten in deren Rechnungen durchgehen ließen und jetzt plötzlich nicht mehr.

Praxis-Tipp

Bevor Sie zu Ihrem eigenen Schutz dazu übergehen, bei fehlendem Leistungsdatum nur noch den Nettobetrag zu zahlen, sollten Sie Ihre Geschäftspartner vorwarnen. Weisen Sie dabei noch einmal ausdrücklich auf die Pflichtangaben in Rechnungen hin. Das dient der Pflege der Geschäftsbeziehung und beugt Irritationen und Ärger optimal vor. Wenn Ihnen Ihre Geschäftspartner für immer gleiche Aufträge Rechnungen schreiben: Entwickeln Sie ein Rechnungsmuster, das Sie Ihren Geschäftspartnern zur Verfügung stellen – zum beiderseitigen Nutzen!

 

¡Achtung!

Die strengen Formvorschriften gelten für den Vorsteuerabzug, nicht jedoch für den Betriebsausgabenabzug. Wenn erkennbar ist, wer die Leistung erbracht hat (Name und Anschrift), können Sie bei einer betrieblichen Veranlassung die Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehen. Für den Betriebsausgabenabzug reichen grundsätzlich auch Eigenbelege aus.

 

 

Wer eine Rechnung berichtigen kann

Typisch ist etwa auch der Fall, dass Sie die Rechnung eines Lieferanten nicht akzeptieren und mit handschriftlichen Korrekturen versehen zurückschicken. Derartige Veränderungen an einer Rechnung mögen zwar den Adrenalinspiegel des Lieferanten in die Höhe treiben. Aber: Es ist nicht nur Ihr legitimes Interesse, sondern auch Ihr gutes Recht, nur rechtlich einwandfreie Rechnungen zu akzeptieren. Schließlich brauchen Sie für den Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Die Rechnung Ihres Lieferanten bleibt umsatzsteuerlich voll wirksam, auch wenn Sie als Kunde Korrekturen daran vornehmen. Und: Soweit es sich ausnahmsweise nicht um eine Gutschrift handelt, dürfen Sie nicht an der Rechnungsstellung mitwirken. Eine Ergänzung oder Berichtigung der Rechnung kann nur von demjenigen vorgenommen werden, der die Rechnung erteilt hat. Das bedeutet also: Der Empfänger der Rechnung kann von sich aus den Inhalt der ihm gestellten Rechnung nicht rechtswirksam verändern.

Die Ausnahme von der Regel

Von diesem Grundsatz gibt es allerdings eine wichtige Ausnahme: Der Leistungsempfänger darf eine Rechnung berichtigen oder ergänzen, wenn die beiden folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

 

  • Reaktion

Der Rechnungssteller macht sich die Berichtigung bzw. Ergänzung der Rechnung durch seinen Kunden zu eigen, indem er seinen Änderungs-/ Ergänzungswünschen zustimmt und übernimmt.

 

  • Nachweis

Dies geht auch aus den Abrechnungspapieren oder anderen Unterlagen hervor, auf die in der Rechnung hingewiesen wird. Konkret gilt: Die Erklärung, mit der Ihr Lieferant Ihre Berichtigung bzw. Ergänzung seiner Rechnung akzeptiert, muss den Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG genügen. Er muss Ihnen sein Einverständnis mit den Änderungen in der Rechnung also ausdrücklich mitteilen (in der Regel schriftlich). Haben Sie die Details der Berichtigung telefonisch geklärt, sollten Sie auf jeden Fall eine kurze Notiz fertigen.

Die Rechnung und seine ergänzende Erklärung müssen insgesamt alle Angaben enthalten, die für eine steuerlich berücksichtigungsfähige Rechnung erforderlich sind. Die Schriftstücke müssen sowohl Sie als Kunde (Originale) als auch Ihr Lieferanten (Kopien) aufbewahren. Wenn Ihr Lieferant nicht reagiert: Enthält eine Rechnung nicht alle notwendigen Angaben oder sind einzelne Angaben fehlerhaft, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich erst zu dem Zeitpunkt möglich, in dem die berichtigte Rechnung bei Ihnen als Rechnungsempfänger eingegangen ist. Vielfach wird allerdings erst im Rahmen einer Betriebsprüfung oder einer Umsatzsteuer- Nachschau festgestellt, dass eine Rechnung fehlerhaft ist. Muss deshalb der Vorsteuerabzug rückgängig gemacht werden, ist der Vorsteuerbetrag nach Ablauf von 15 Monaten mit 0,5 % zu verzinsen, und zwar für jeden vollen Monat in dem Zeitraum zwischen dem Vorsteuerabzug und der Vorlage der berichtigten Rechnung.

 

Praxis-Tipp

Haben Sie von Ihrem Lieferanten bereits seinerzeit eine Berichtigung der Rechnung gefordert, hat er die Berichtigung aber schuldhaft verweigert, können Sie die von Ihnen zu zahlenden Zinsen als Schadensersatz ihm gegenüber geltend machen. Es empfiehlt sich deshalb, die Korrespondenz mit ihm über die Berichtigung der Rechnung sorgfältig aufzubewahren.

 

 

Autor: Redaktion

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