Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz

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Bei den Einnahmen-Überschussrechnungen dürfen Betriebsausgaben stets im Jahr des Abflusses der Ausgaben gewinnmindernd erfasst werden. Das gilt selbst dann, wenn die Zahlungen Ausgaben betreffen, die erst im nächsten Jahr anfallen. Bilanzieren Sie, gelten völlig andere Steuerspielregeln. Ein Unternehmer muss bei Zahlung für Leistungen, die erst im nächsten Wirtschaftsjahr anfallen, einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten bilden. Bei Einnahmen kann es notwendig sein, einen passiven Rechnungsabgrenzung in der Bilanz auszuweisen.

Steuerliche Grundsätze für einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten

Sitzen Sie an den Jahresabschlussarbeiten für ein abgelaufenes Wirtschaftsjahr und ermitteln Ihren Gewinn mittels Bilanzierung, ist bei Vorliegen der folgenden Voraussetzungen ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktivseite der Bilanz auszuweisen:

  • Eine Ausgabe wurde vor dem Bilanzstichtag getätigt.
  • Die Ausgabe muss einen Aufwand für eine bestimmte Zeit nach dem Bilanzstichtag darstellen.

Machen Sie eine solche Zahlung in Ihrer Gewinnermittlung ausfindig, führt die Bildung eines aktiven RAP dazu, dass sich der Aufwand erst in dem Wirtschaftsjahr als Betriebsausgabe auswirkt, in das die Zahlung wirtschaftlich gehört (§ 5 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG).

Beispiel: Sie haben im abgelaufenen Wirtschaftsjahr einen neuen Firmenwagen geleast (Leasinglaufzeit 36 Monate) und haben in diesem Zusammenhang am 1.4. eine Leasingsonderzahlung in Höhe von 27.000 Euro geleistet.

⇒Folge: Es ist bzgl. der Leasingsonderzahlung ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden, weil Ausgaben vor dem Bilanzstichtag geleistet wurden, die Aufwand für eine Zeit nach dem Bilanzstichtag darstellen.

Zeitraum Rechnungsabgrenzung oder Betriebsausgabenabzug Folge
Ausgaben für Zeitraum 1.4. bis 31.12. Keine Rechnungsabgrenzung, weil die Leasingsonderzahlung für die Zeit vom 1.4. bis 31.12. wirtschaftlich im Jahr des Leasingbeginns gehört. Betriebsausgabe in Höhe von 6.750 Euro (27.000 Euro : 36 Monate Laufzeit x 9 Monate)
Ausgaben für Folgejahre Da die sich die restliche Leasingsonderzahlung auf die verbleibenden 27 Monate bezieht, die nach dem Bilanzstichtag liegen, ist ein aktiver Rechnungsabgrenzungskosten zu bilden. Betriebsausgaben 0 Euro; Rechnungsabgrenzungsposten 20.250 Euro (27.000 Euro abzgl. 6.750 Euro).

 

Der Rechnungsabgrenzungsposten ist in diesem Beispiel in den folgenden drei Wirtschaftsjahren aufzulösen und führt jeweils bei Auflösung zu Betriebsausgaben des laufenden Jahres.

Betriebsausgaben im Jahr 1 nach dem Leasingbeginn Auflösung des aktiven Rechnungsabgrenzungsposten für 12 Monate = Betriebsausgabenabzug in Höhe von 9.000 Euro (27.000 Euro : 36 Monate Laufzeit x 12 Monate)
Betriebsausgaben im Jahr 2 nach dem Leasingbeginn 9.000 Euro
Betriebsausgaben im Jahr 3 nach Leasingbeginn 2.250 Euro (27.000 Euro : 36 Monate Laufzeit x 3 Monate); Restwert des aktiven Rechnungsabgrenzungsposten 0 Euro.

 

Typische Ausgabenposten

Zahlungen, die eigentlich Ausgaben für Zeiträume nach dem Bilanzstichtag darstellen und für die deshalb ein Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz zu aktivieren ist, kommen insbesondere bei folgenden Ausgabenposten vor:

  • Vorauszahlung von Mieten
  • Vereinbarung eines Disagios bei Aufnahme eines Darlehens
  • Versicherungsprämien
  • Erbbauzinsen
  • Ausgaben für Wartungsverträge
  • Bearbeitungsgebühren und vorausbezahlte Avalprovisionen für Bürgschaften
  • Handgelder für neu eingestellte Arbeitnehmer für die Vertragslaufzeit

In der Rechtsprechung sind jedoch auch einige Urteile zu Zahlungen ergangen, bei denen die Richter keine Veranlassung für des Ausweis eines aktiven Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz vorsehen:

  • Wiederkehrende Provisionseinnahme
  • Maklerprovision bei Abschluss eines Mietvertrags
  • Ausgaben für Mietereinbauten und Mieterumbauten
  • Vorschüsse für Handelsvertreter vor Fälligkeit der Provisionen

Ausnahme zur Bildung eines aktiven Rechnungsabgrenzungspostens

Bereits in kleinen und mitteständischen Unternehmen kann diese Regelung dazu führen, dass für eine Vielzahl von Ausgaben ein aktiver Rechnungsabgrenzungskosten zu bilden ist. Hier hilft Ihnen jedoch ein Beschluss des Bundesfinanzhofs, der von den Finanzämtern in der Praxis umgesetzt wird. In diesem Beschluss haben die Richter klargestellt, dass bei Ausgabenposten von maximal 410 Euro kein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten ermittelt und aktiviert werden muss (BFH, Beschluss v. 18.3.2010, Az. X R 20/09). Durch de Anhebung der Grenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter ist diese Nichtbeanstandungsgrenze ab dem Jahr 2018 auf 800 Euro geklettert.

Praxis-Tipp

Es könnte so sein, doch wie immer gilt: Keine Regel ohne Ausnahme. Zahlt ein Unternehmer in einem Jahr die Kraftfahrzeugsteuer für einen Teil des nächsten Jahres, gibt es keine Bagatellgrenze. Damit muss jedes bilanzierende Unternehmen für vorausbezahlte Kfz-Steuer einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten bilden, selbst wenn die Ausgaben dafür weniger als 800 Euro betreffen (BFH, Urteil v. 19.5.2010, Az. Az. I R 65/09).

 

Beispiel: Sie leisten in einem Jahr folgende Zahlungen:

Versicherungsleistungen 1.9. bis 30.8. 700 Euro
Disagio 20.5. bis 19.5. in 36 Monaten 550 Euro
Kfz-Steuer 28.11. bis 27.11. 600 Euro
Kfz-Versicherung 28.11. bis 27.11. 780 Euro

 

⇒Folge: Für die Versicherungsleistungen, das Disagio und für die Kfz-Versicherung müssen Sie keinen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten bilden, weil die Ausgaben jeweils nicht mehr als 800 Euro betragen. Für die Kfz-Steuer erwartet das Finanzamt dagegen eine aktive Rechnungsabgrenzung.

Sonderfall zum aktiven Rechnungsabgrenzungsposten

Wird ein fremdfinanziertes Wirtschaftsgut des Betriebsvermögens ins Privatvermögen entnommen, teilt die Darlehensverbindlichkeit steuerlich das Schicksal der Entnahme des Wirtschaftsguts. Das bedeutet im Klartext: Im Zeitpunkt der Entnahme des Wirtschaftsguts wird auch die Darlehensverbindlichkeit ins Privatvermögen entnommen. Die Schuldzinsen sind ab dem Entnahmezeitpunkt nicht mehr als gewinnmindernde Betriebsausgabe abziehbar.

Praxis-Tipp

Wurde bei Darlehensaufnahme für das entnommene Wirtschaftsgut ein Disagio aufgenommen und aktiv abgegrenzt und besteht im Zeitpunkt der Entnahme noch ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten, teilt dieser Posten steuerlich nicht das Schicksal der Entnahme des Wirtschaftsguts. Denn ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten ist kein Wirtschaftsgut und kann deshalb nicht entnommen werden. Erfreuliche Folge: Der Rechnungsabgrenzungsposten ist zum Entnahmezeitpunkt gewinnmindernd aufzulösen.

Steuerliche Grundsätze für die Bildung eines passiven Rechnungsabgrenzungsposten

Der passive Rechnungsabgrenzungsposten kommt vielen bilanzierenden Unternehmer im Gegensatz zum aktiven Rechnungsabgrenzungsposten entgegen. Denn durch diesen Posten auf der Aktivseite lässt sich der Steuerbilanzgewinn gezielt mindern. Folge: Die Steuerbelastung sinkt.

Bei Vorliegen der folgenden Voraussetzungen ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktivseite der Bilanz auszuweisen:

  • Sie erhalten eine Zahlung vor dem Bilanzstichtag.
  • Diese Einnahme muss einen Ertrag für eine bestimmte Zeit nach dem Bilanzstichtag darstellen.

Machen Sie eine solche Zahlung in Ihrer Gewinnermittlung ausfindig, führt die Bildung eines passiven Rechnungsabgrenzungsposten dazu, dass sich die Einnahme erst in dem Wirtschaftsjahr als Betriebsausgabe auswirkt, in das die Einnahme wirtschaftlich gehört (§ 5 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Beispiel: Sie haben im abgelaufenen Wirtschaftsjahr von einem Geschäftspartner eine Mietzahlung von 27.000 Euro für eine betriebliche Maschine für die Zeit 01.04.01 bis 31.03.04 (also für 36 Monate) erhalten.

⇒Folge: Es ist bzgl. der Leasingsonderzahlung ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden, weil Ausgaben vor dem Bilanzstichtag geleistet wurden, die Aufwand für eine Zeit nach dem Bilanzstichtag darstellen.

 

Zeitraum Rechnungsabgrenzung oder Betriebseinnahme Folge
Einnahmen für Zeitraum 1.4. bis 31.12. Keine Rechnungsabgrenzung, weil die Mieteinnahme für die Zeit vom 1.4. bis 31.12. wirtschaftlich im Jahr der Zahlung gehört. Betriebseinnahmen in Höhe von 6.750 Euro (27.000 Euro : 36 Monate Laufzeit x 9 Monate)
Einnahmen für Folgejahre Da die sich die restliche Mieteinnahme auf die  verbleibenden 27 Monate bezieht, die nach dem Bilanzstichtag liegen, ist ein passiver Rechnungsabgrenzungskosten zu bilden. Betriebseinnahme 0 Euro; Rechnungsabgrenzungsposten 20.250 Euro (27.000 Euro abzgl. 6.750 Euro).

 

Der Rechnungsabgrenzungsposten ist in diesem Beispiel in den folgenden drei Wirtschaftsjahren aufzulösen und führt jeweils bei Auflösung zu Betriebseinnahmen des laufenden Jahres.

Betriebseinnahmen im Jahr 1 nach dem Leasingbeginn Auflösung des passiven Rechnungsabgrenzungsposten für 12 Monate = Betriebseinnahme in Höhe von 9.000 Euro (27.000 Euro : 36 Monate Laufzeit x 12 Monate)
Betriebseinnahmen im Jahr 2 nach dem Leasingbeginn 9.000 Euro
Betriebseinnahmen im Jahr 3 nach Leasingbeginn 2.250 Euro (27.000 Euro : 36 Monate Laufzeit x 3 Monate); Restwert des passiven Rechnungsabgrenzungsposten 0 Euro.

 

Typische Einnahmenposten, die zu einem Rechnungsabgrenzungsposten führen können

In der Praxis kann es insbesondere bei folgenden Einnahmenposten notwendig werden, einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden:

  • Vorab erhaltene Mietzahlungen oder Provisionen
  • Zuschüsse eines Geschäftspartners für Produktionskosten
  • Staatlich Zuschüsse für Investitionsvorhaben

 

 

Autor: Bernhard Köstler

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