Rechnung schreiben: So schreiben Sie Ihre Rechnungen richtig!

Betriebe treffen im Tagesgeschäft auf regelmäßige Aufgaben. Dazu gehört auch, dass Sie als Unternehmer eine Rechnung schreiben. Die Rechnungsstellung für die eigenen Erzeugnisse oder Dienstleistungen nimmt dabei eine besondere Position ein: Nicht nur im Unternehmen, sondern auch im Umgang mit den Steuerbehörden ist die korrekte Ausstellung von Rechnungen von großer Relevanz.

Als Unternehmer sind Sie vom ersten Tag Ihrer Selbständigkeit an im wirtschaftlichen Miteinander mit allen Pflichten und Rechten eingebunden. Dazu gehört nicht nur Ihr Kerngeschäft, sondern auch alle administrativen Vorgänge und Prozesse, die sich aus Ihrer Selbstständigkeit ergeben.

Ein wichtiger Teil davon ist das Rechnung schreiben für die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen oder für die von Ihnen verkauften Produkte und Waren. Rechnungen und die Durchsetzung der darin enthaltenen Forderungen sind nicht nur das primäre Mittel, um die eigene Liquidität aufrechtzuerhalten, sondern auch indirekt ein Indikator für den eigenen Erfolg.

Was zu einer erfolgreichen Rechnungstellung gehört und auf welche Angaben Sie dabei auf keinen Fall verzichten dürfen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Was müssen Sie beim Rechnung schreiben beachten?

Ob Kleinunternehmer, Freiberufler oder großer Betrieb: Wenn Sie als Unternehmer eine Rechnung schreiben, dann muss diese den rechtlichen Anforderungen in vollem Umfang genügen. Fehlerhafte Rechnungen können vom Rechnungsempfänger zurückgewiesen werden und verursachen im Nachgang einen negativen Einfluss auf Ihre unternehmerische Liquidität. Dies können und sollten Sie daher auch in Ihrem eigenen Interesse vermeiden.

Welche Angaben beinhaltet eine Rechnung?

Eine fehlerfreie Rechnung schreiben Sie dann, wenn folgende Elemente enthalten sind:

• korrekte Bezeichnung Ihres Unternehmens
• Name und Anschrift Ihres Unternehmens
• Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer Ihres Unternehmens
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Rechnungsnummer (Praxishinweis: Die Rechnungsnummer wird nur ein einziges Mal vergeben – damit verhindern Sie auch in eigenem Interesse Fehlbuchungen, Korrekturen und eine undurchschaubare Buchhaltung!)
• korrekte Angaben zu Art und Anzahl der gelieferten Waren oder Produkte bzw. Art und Dauer der Dienstleistung
• Liefer- bzw. Leistungsdatum
• Aufschlüsselung der Rechnungsbeträge (Praxishinweis: Je nach Art und Weise der gelieferten Produkte bzw. erbrachten Dienstleistungen können sich unterschiedliche Umsatzsteuersätze ergeben – diese müssen auf der Rechnung zum Ausdruck gebracht und entsprechend zugeordnet werden!)

Sollten Sie noch nie Rechnungen geschrieben haben, dann hilft Ihnen eine Musterrechnung dabei, korrekte Ausgangsrechnungen zu erstellen. Diese finden Sie zum Beispiel bei der Industrie- und Handelskammer (kurz: IHK), aber auch bei privaten Anbietern kostenlos und zur freien Verfügung. Ebenso können spezielle Programme den Workload reduzieren und lassen sich daher effizient in die eigenen Abläufe integrieren.

Da in der Praxis immer wieder Fragen zu den einzelnen Rechnungselementen auftauchen, lohnt es sich, diese einmal genau unter die Lupe zu nehmen:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Durch die in der Rechnung aufgeführten Bezeichnungen müssen sich der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers und des Leistenden feststellen lassen. Dies hat der Gesetzgeber in § 31 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (kurz: UStDV) explizit festgelegt. Dabei muss der eigentliche Rechnungsempfänger stets angegeben werden: Ein Zusatz wie zum Beispiel „c/o“ unter der Adresse eines Dritten ist nach richtiger Auffassung nicht ausreichend.

Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Wenn Sie als Unternehmer eine Rechnung schreiben, dann ist auch die Angabe der Steuernummer bzw. die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (kurz: USt-IdNr.) eine Pflichtangabe auf jeder Rechnung. Die USt-IdNr. wird auf Antrag erteilt. Für Rechnungen, die ins europäische Ausland gehen, ist die Steuernummer nicht ausreichend: Hier muss stets die Umsatzsteueridentifikationsnummer auf der Rechnung angegeben sein.

Rechnungsnummer

Eine korrekte Rechnungsstellung erfordert, dass jede Rechnungsnummer nur ein einziges Mal vergeben wird. Gemäß Abschnitt 14.5 Abs.10 Umsatzsteuerausführungserlass (kurz: UStAE) ist es aber nicht notwendig, dass die Rechnungsnummern fortlaufend aufeinander folgen. In der Praxis können Fehler (z. B. überspringt man eine Nummer) durch kleine Unaufmerksamkeiten vorkommen – beim Einsatz einer Rechnungssoftware werden die Rechnungsnummern durch das Programm selbst vergeben. Der Einsatz einer Software hat sich gerade auch in Bezug auf die Vergabe und Abfolge bewährt. Dennoch bedeutet das für Sie: Wenn Sie bei der Rechnungsstellung eine Rechnungsnummer vergessen, dann sind auch die nachfolgenden Rechnungen korrekt gestellt, wenn sie die restlichen Anforderungen an eine ordentliche Rechnung erfüllen.

Bezeichnung der Leistung

Pflichtelement auf jeder Rechnung, die Sie als Unternehmer schreiben, ist auch die Angabe der Menge und der Art (hier reicht die handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung bzw. Dienstleistung. Dabei reicht die Bezeichnung immer dann aus, wenn sie Aufschluss über den anzuwendenden Steuersatz ermöglicht. Nicht möglich ist dagegen eine Bezeichnung allgemeiner Art, die ganz verschiedene Gegenstände beinhaltet. Das gilt auch für Dienstleistungen – nicht eindeutig sind zum Beispiel Formulierungen wie

• Beratungsleistungen
• Geschenkartikel
• Einrichtung
• allgemeine Wartung
• technische Beratung
• Kontrolle

Zeitpunkt der Lieferung

Ebenfalls muss die Rechnung eine Angabe über den Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Dienstleistung enthalten. Das ist explizit auch durch § 14 UStG normiert. Der Abrechnungszeitraum muss dabei nach dem Willen des Gesetzgebers konkret zu erkennen sein – schwammige Formulierungen sollten Sie daher nach Möglichkeit vermeiden.

In der wirtschaftlichen Praxis ergeben sich immer wieder Probleme rund um die Bestimmung des korrekten Lieferzeitpunkts. Das betrifft insbesondere die folgenden Fallgruppen:

• Abhollieferungen: Diese sind vor allem im Einzelhandel und bei den Geschäften des täglichen Bedarfs zu finden. Hier ist der Lieferzeitpunkt durch die Übergabe der Ware an den Käufer gekennzeichnet.
• Werklieferungen: Bei Werklieferungen übernimmt der Auftragnehmer die Be- oder Verarbeitung eines bestimmten Produkts. Der Lieferzeitpunkt ist hier durch die Fertigstellung und Abnahme des Endprodukts durch den Auftraggeber gekennzeichnet.
• Sonstige Leistungen: Alle anderen Lieferungen bzw. Leistungen sind grundsätzlich dann als geliefert zu betrachten, wenn diese fertiggestellt sind bzw. durch den Auftraggeber abgenommen wurden.

Aufschlüsselung der Rechnungsbeträge auf die Rechnung schreiben

Wenn Sie als Unternehmer eine Rechnung schreiben, dann müssen Sie die aufgeführten Rechnungsbeträge aufschlüsseln. In der Praxis bedeutet das, dass Sie den einzelnen Posten den jeweiligen Steuersatz zuordnen oder mögliche Steuerbefreiungen aufführen. Dies ist insbesondere dann von Relevanz, wenn Sie als Kleinunternehmer selbstständig sind: Der Umstand, dass für Sie die Kleinunternehmer-Regelung gem. § 19 UStG einschlägig ist, muss ebenfalls auf der Rechnung einen Platz finden.

Zur Aufschlüsselung der Rechnungsbeträge gehören auch eventuelle Minderungen des Rechnungsbetrags. Das können Rabatte sein, die Sie Ihren Kunden einräumen – aber auch Skonti und andere Bonusvereinbarungen. Hier genügt ein allgemeiner Hinweis:

• „Ein Abzug ergibt sich durch die Vereinbarung eines Skontos in Höhe von XXX Euro.“
• „Es bestehen folgende Bonusvereinbarungen:“
• „Ein Rabatt in Höhe von XXX Euro wird eingeräumt.“

Angabe des Zahlungsziels auf die Rechnung schreiben

Ebenfalls auf Ihre Rechnung gehört die Angabe des Zahlungsziels. Damit ist der Zeitpunkt gemeint, an dem Ihr Kunde die Rechnung bezahlt haben muss. Sollten Sie Ihren Kunden Skonto einräumen, dann ist auch die Skontofrist auf der Rechnung aufzuführen.

Wichtig zu wissen: Beim Thema Zahlungsziel stehen Selbstständige oft vor der Frage, welches Zahlungsziel für Unternehmer einschlägig ist. Diese ist wichtig, um einerseits Kunden und Auftraggebern keinen zusätzlichen Stress aufzubürden – gleichzeitig ist die Einhaltung des Zahlungsziels für Sie als Unternehmer wichtig, um die eigene Liquidität aufrechtzuerhalten.

Exkurs: Zahlungsziel für Rechnung schreiben

Wer mit Kunden und Auftraggebern kein spezielles Zahlungsziel vereinbart, für den gilt das gesetzliche Zahlungsziel. Dieses beträgt 30 Tage. Wird die Rechnung innerhalb dieser 30 Tage nicht bezahlt, befindet sich der Rechnungsempfänger im Zahlungsverzug – mit den entsprechenden Folgen. Die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen gilt aber nur gegenüber anderen Unternehmen. Gegenüber Privatpersonen muss das Zahlungsziel explizit auf der Rechnung vermerkt werden.

Wenn Sie als Selbstständiger ein kürzeres Zahlungsziel wünschen, dann müssen Sie darüber mit Ihren Kunden eine separate Vereinbarung treffen. Diese können Sie so gestalten, wie es sich für Ihr Unternehmen – und auch für Ihre Kunden – am optimalsten darstellt. Häufig kommt ein etwas längeres Zahlungsziel den Kunden sehr entgegen: Sie müssen daher abwägen, wo die goldene Mitte zwischen Ihren Interessen und den Interessen Ihrer Kunden liegt.

Wenn Sie auf die Angabe eines Zahlungsziels verzichten, dann gilt automatisch die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Welche Angaben reichen bei Kleinbetragsrechnungen aus?

Nicht alle Rechnungen sind gleich hoch: Sicher haben Sie auch in Ihrem Unternehmen kleinere Beträge, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Diese sind zwar in der Regel überschaubar, machen aber scheinbar vergleichsweise viel Arbeit – und kosten entsprechenden Arbeitseinsatz im Unternehmen.

Um Unternehmer in diesen Fällen nicht unnötig zu belasten, gewährt der Fiskus bei der Rechnungstellung von Kleinbeträgen in Höhe von bis zu 250 Euro mehr Freiraum; so genügen laut § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (kurz: UStDV) die folgenden Angaben auf der Rechnung:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers (also von Ihnen als Unternehmer)
• Ausstellungsdatum
• Art und Menge der gelieferten Waren und Produkte oder Art und Dauer (= Leistungszeit) der Dienstleistung
• Gesamtbetrag der Rechnung sowie Steuersatz des enthaltenen Umsatzsteueranteils (Praxistipp: Wenn Sie als Kleinunternehmer gem. § 19 Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen Sie an dieser Stelle der Rechnung auf die Steuerbefreiung hinweisen).

Was tun, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden?

Sobald Sie als Unternehmer Ihre Rechnung geschrieben und verschickt haben, warten Sie sicher auf den Geldeingang. Doch was passiert eigentlich, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird? Ob kurzes oder langes Zahlungsziel: Kommt ein Kunde mit der Zahlung von Rechnungen in Verzug, ist guter Rat sprichwörtlich teuer.

Vergessen Sie nicht: Offene Rechnungen sind in erster Linie eine Gefahr für die eigene Liquidität! Hier gilt das Motto: Je kleiner das Unternehmen, desto wichtiger der absehbare Zahlungseingang! Wenn alle Zahlungsfristen (inklusive einer zweiten Mahnung) bis zum Ende ausgereizt werden, dann vergehen von Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang mehr als 100 Tage – ein langer Zeitraum, der insbesondere für Freiberufler und Einzelunternehmer eine hohe Belastungsprobe darstellen kann.

Dennoch kann es im wirtschaftlichen Miteinander natürlich vorkommen, dass Kunden eine Zahlungsfrist verstreichen lassen. Sie kennen das sicher selbst: Man vergisst eine Rechnung oder verlegt sie – und wird erst durch eine Zahlungserinnerung oder Mahnung an den ausstehenden Betrag erinnert. Unternehmer sind daher immer mal wieder in der Situation, Kunden an eine noch offenstehende Rechnung erinnern zu müssen.

Welche Möglichkeiten gibt es bei unbezahlten Rechnungen?

Die Zahlungsfrist ist verstrichen? Dann haben Sie als Unternehmer (und somit als Aussteller der Rechnung) verschiedene Optionen.

• Zahlungserinnerung: Auch bei säumigen Schuldnern sind Sie als Unternehmer vielleicht daran interessiert, das geschäftliche Verhältnis auch weiterhin beizubehalten. Dann sollten Sie sich nach Verstreichen des Zahlungsziels höflich – aber dennoch bestimmt – in Erinnerung bringen. Haken Sie telefonisch nach oder erinnern Sie in einer kurzen Mail daran, dass noch eine Rechnung offen ist. Kunden, die im Eifer des Gefechts Fristen schlicht und ergreifend vergessen, werden sicher zeitnah zu Ihrer Erinnerung die offene Rechnung begleichen. Setzen Sie in der Zahlungserinnerung eine neue Frist, die sich aber von der ursprünglich gesetzten Zahlungsfrist unterscheidet – hier sind fünf bis zehn Tage üblich.

Wann und wie oft sollten Sie Mahnungen schreiben?

Reagiert Ihr Kunde innerhalb der nächsten zwei Wochen auf Ihre Zahlungserinnerung nicht, schreiben Sie ihm eine Mahnung. Um ihn aufzurütteln, hat es sich bewährt, sich dabei nicht einfach an „Schema F“ zu halten, sondern kreativ zu werden: Fällt ihm Ihre Mahnung auf, rückt Ihr Anliegen viel besser in sein Bewusstsein. Wenn er überhaupt zahlungswillig ist, wird er daraufhin in den allermeisten Fällen den offenen Betrag überweisen.

• 1. Mahnung: Wenn das Zahlungsziel für die Zahlungserinnerung verstrichen ist und immer noch kein Geldeingang erfolgte, dann ist es Zeit für den nächsten Schritt. Die 1. Mahnung stellt auch rechtlich einen wichtigen Meilenstein dar: Sie ist notwendig, um weitergehende rechtliche Schritte einleiten zu können. Auch ein gerichtlicher Mahnbescheid ist an eine Mahnung geknüpft – stellen Sie daher sicher, dass diese auch tatsächlich zugeht.
• 2. Mahnung: Bleibt die Zahlung immer noch aus und ist die Zahlungsfrist verstrichen, dann sollten Sie die 2. Mahnung verschicken.

• 3. Mahnung: Ist bis zum Ende der Zahlungsfrist für die zweite Mahnung immer noch kein Geldeingang zu verzeichnen, sollten Sie den säumigen Schuldner in einer dritten Mahnung final darüber informieren, dass Sie nach einer weiteren kurzen Frist rechtliche Schritte einleiten werden. Das kann in Form eines Inkassounternehmens sein, aber auch per gerichtlichem Mahnbescheid.

Rechtliche Konsequenzen bei unbezahlten Rechnungen

Reagiert Ihr Kunde auf die Mahnungen nicht, brauchen Sie nicht weiter zu mahnen. Dann hilft nur noch der überdeutliche Hinweis: bis hierhin und nicht weiter.

• Gerichtlicher Mahnbescheid: Wenn wirklich alle Versuche gescheitert sind, bleibt Ihnen als Unternehmer keine andere Wahl, um Ihr Recht durchzusetzen. Dabei steht Ihnen das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren zur Verfügung, über das Sie auch online unkompliziert einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen können.
• Vollstreckungsbescheid: Ist der gerichtliche Mahnbescheid erfolgt, steht dem Schuldner eine zweiwöchige Frist zu, in der er Widerspruch gegen den Bescheid einlegen kann. Tut er das nicht und zahlt dennoch auch die offene Forderung nicht, dann können Sie als Unternehmer zum nächsten Schritt übergehen. Der Vollstreckungsbescheid gibt Ihnen die Möglichkeit, mit dem dadurch erwirkten Titel gegen den Schuldner vorzugehen, um doch noch den offenen Rechnungsbetrag eintreiben zu können. Dies kann zum Beispiel der Gerichtsvollzieher in Form einer Pfändung durchführen. Legt der Schuldner Widerspruch ein, dann wird in einem gerichtlichen Verfahren geklärt, ob die von Ihnen geltend gemachte Forderung tatsächlich Bestand hat – und in welcher Höhe sie besteht.
• Zwangsvollstreckung: Die Zwangsvollstreckung ist nach dem Willen des Gesetzgebers die Ultima Ratio, um offene Forderungen doch noch zum Abschluss zu bringen. Hierbei wird in das Vermögen des Schuldners vollstreckt. Als Vollstreckungsmaßnahmen stehen dabei mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Sachpfändung, Kontopfändung, Einkommenspfändung und die Vollstreckung in Immobilien.

Das Gesetz stellt Ihnen eine große Bandbreite an Optionen zur Verfügung, wenn es darum geht, eine Rechnung durchzusetzen. Natürlich ist die Zwangsvollstreckung nur die Ausnahme – in der Regel ist eine gute Zahlungsmoral kennzeichnend für eine gute Geschäftsbeziehung.

Mit welchen präventiven Maßnahmen sorgen Sie für einen sicheren Geldeingang bei Rechnungen?

Zeigen Sie dem Kunden schon in der Rechnung, bis wann Sie den Geldeingang erwarten oder was Sie vorab zahlungstechnisch vereinbart haben. Direkt der wichtigste Ratschlag vorweg: Treffen Sie in Angeboten/Verträgen eine klare Vereinbarung über die Fälligkeit Ihrer Forderung

So könnte Ihre Vereinbarung zum Beispiel aussehen:

Der Betrag wird nach vollständiger Lieferung/Leistung in Rechnung gestellt und sofort (oder: „innerhalb von 7 Tagen“ oder: „innerhalb von 7 Tagen mit 2 % Skonto oder innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“) zur Zahlung fällig.

Wenn Sie vertragsgemäß und korrekt geliefert oder geleistet haben, schieben Sie die Abrechnung nicht auf die lange Bank. Spätestens nach drei bis fünf Tagen sollte Ihre Rechnung beim Kunden eingehen. Wenn Sie die Rechnung erst viele Tage oder gar Wochen später losschicken, signalisieren Sie: „Mit dem Geldeingang habe ich es nicht so eilig.“

Geben Sie in der Rechnung die genaue Fälligkeit an

Haben Sie „zahlbar sofort“ vereinbart, schreiben Sie das in die Rechnung. Geben Sie ansonsten den genauen Zahlungstermin an. Also nicht: „zahlbar innerhalb von 7 Tagen“, sondern „zahlbar bis zum 18.4.2018“. Ein konkretes Datum wirkt immer verbindlicher.

Lässt Ihr Kunde den Fälligkeitstag ohne Zahlung verstreichen, gerät er allein dadurch noch nicht in Verzug.

Rechtliche Schritte einleiten und Verzugszinsen fordern können Sie in aller Regel erst, wenn ihm eine Mahnung mit konkreter Fristsetzung und unter Verwendung des Begriffs „Mahnung“ von Ihnen zugegangen ist (eine „Zahlungserinnerung“ ist noch keine Mahnung).

Oder wenn nach Fälligkeit und Zugang Ihrer Rechnung 30 Tage vergangen sind (§ 286 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)). Das gilt aber nur bei Geschäftskunden, wenn Ihr Kunde also rechtlich ein Kaufmann ist. Bei Privatkunden müssen Sie, damit Ihr Kunde nach 30 Tagen ebenfalls automatisch in Verzug gerät, über diese Rechtsfolge informiert haben.

Vergessen Sie also nicht den Hinweis beim Rechnungen schreiben: „Bei Nichtzahlung geraten Sie auch ohne Mahnung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug.“

Welche Hilfsmittel unterstützen beim Schreiben von Rechnungen?

Wenn Sie als Unternehmer eine Rechnung schreiben wollen, dann stehen Ihnen dabei verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung. Wir stellen Ihnen die drei gängigsten Möglichkeiten vor.

Rechnungserstellung über Word oder Excel

Sie nutzen Windows und MS Office? Dann liefert Ihnen das Betriebssystem schon direkt auch eine Vorlage zur Rechnungserstellung. Gerade für Einzelunternehmer und Freiberufler eröffnet MS Office die Option, die komplette Buchhaltung auch über die diversen Muster abzuwickeln. Beachten Sie dabei aber, dass auch hier die Pflichtelemente einer Rechnung unbedingt enthalten sind. Das betrifft insbesondere den Punkt der Rechnungsnummer: Word oder Excel vergeben Rechnungsnummern nicht automatisch – das bedeutet für Sie, dass Sie hier selbst darauf achten müssen, dass jede Rechnungsnummer nur ein einziges Mal vergeben wird. Vorsicht ist ebenfalls geboten, wenn Sie Bargeschäfte abwickeln: Auch diese müssen dokumentiert werden und eine eindeutige Zuordnung erfahren.

Rechnung schreiben per Rechnungsvorlage

Unabhängig vom eigenen Betriebssystem können Sie eine Rechnung auch über eine Rechnungsvorlage erstellen. Diese stehen Ihnen gerade auch online kostenlos und in großer Bandbreite zur Verfügung. Besonders bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer lohnt sich ein Blick auf das Internetangebot: Hier sind oft viele verschiedene Vorlagen zum Download hinterlegt, die gerade für Existenzgründer beim Start in die Selbstständigkeit eine große Hilfe darstellen.

Einsatz einer Buchhaltungssoftware für Rechnungen

Wer es ganz komfortabel haben möchte, der kann Rechnungen auch über eine Rechnungssoftware schreiben. Diese bietet je nach Ausgestaltung nicht nur die Möglichkeit zur Rechnungserstellung, sondern auch weitere Features wie die Angebotserstellung oder ein angeschlossenes Mahnwesen. Bewährt hat sich hier insbesondere die Tatsache, dass alle Pflichtelemente schon automatisch in der Rechnung erfasst sind. Auch die Vergabe von Rechnungsnummern übernimmt die Buchhaltungssoftware – hier müssen Sie also als Unternehmer nicht befürchten, dass es später zu Konflikten mit der Finanzverwaltung kommt.

Rechnung schreiben und DSGVO: Was gilt es zu beachten?

Die Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) hat als europäisch einheitliches Gesetz zum Datenschutz auch Auswirkungen auf die Verwendung von Software zur Rechnungserstellung bzw. Buchhaltung. Rechnungen enthalten zwangsläufig immer auch personenbezogene Daten. Kommt in Ihrem Unternehmen eine Rechnungssoftware mit Cloudspeicherung zum Einsatz, dann geben Sie diese Daten an außenstehende Dritte weiter. Dies zählt nach richtiger Auffassung bereits als Datenverarbeitung und ist rechtlich nur dann zulässig, wenn der Verarbeitung ein entsprechender Vertrag zugrunde liegt. Der Vertrag zur sogenannten Auftragsverarbeitung ist bei den gängigen Anbietern automatisch im Programm hinterlegt und muss von Ihnen bei Benutzung elektronisch abgeschlossen werden.

Welche Aufbewahrungspflichten gelten bei ausgestellten Rechnungen?

Auch dann, wenn ein Unternehmen noch jung ist und die Phase der Existenzgründung gerade erst hinter sich gelassen hat, gilt für Sie eine Aufbewahrungspflicht für ausgestellte Rechnungen.

Das bedeutet für Sie: Sobald Sie eine Rechnung schreiben, sind Sie gleichzeitig zur fachgerechten Archivierung verpflichtet. Für Unternehmer kommen dabei unterschiedliche Aufbewahrungsfristen in Betracht. Sie sollen sicherstellen, dass auch nach einer bestimmten Zeit Prozesse und Abläufe transparent nachvollzogen werden können.

Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus §147 der Abgabenordnung und aus § 257 des Handelsgesetzbuches. Sie müssen von jeder Ausgangsrechnung ein Doppel erstellen und dieses über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren (§ 14b UStG). Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Ihre eigenen Rechnungen und für alle Rechnungen, die Sie von anderen Unternehmern (ggf. auch von Privatpersonen) erhalten haben. Die Rechnungen müssen darüber hinaus über den gesamten Zeitraum von zehn Jahren lesbar sein.

Grundsätzlich gilt in Bezug auf alle Rechnungen: Sie müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Eingangsrechnung handelt oder aber um eine Ausgangsrechnung.

Praxistipp: Beim Start in die Selbstständigkeit sollten Sie sich als Unternehmer von Anfang schon mit den oben genannten Aufbewahrungspflichten auseinandersetzen. Nur so lassen sich Nachlässigkeiten und Fehler vermeiden, die bei einer Überprüfung durch das Finanzamt böse Folgen nach sich ziehen können. Beachten Sie dabei auch, dass für die digitale Archivierung spezielle Anforderungen zu erfüllen sind. Hier gelten die sogenannten „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-­gestützter Buchführungssysteme” des Bundesfinanzministeriums. Ein häufiges Problem ist die Lesbarkeit von archivierten Belegen: Thermopapier hat den Nachteil, dass die Lesbarkeit nach einiger Zeit abnimmt. Gegenüber den Behörden sind Sie aber verpflichtet, einen lesbaren Beleg zu präsentieren. Kopieren Sie daher Belege oder scannen Sie diese per digitaler Bearbeitung ein, um den Aufbewahrungspflichten vollumfänglich nachzukommen.

Wie geben Sie stets korrekt die fortlaufenden Rechnungsnummern an?

Wenn Sie Rechnungen schreiben, kommt immer § 14 Umsatzsteuergesetz ins Spiel. Dort schreibt Ihnen der Fiskus die Rechnungspflichtangaben vor.

Der Fall, den der Bundesfinanzhof verhandelte oder, richtiger gesagt, nicht verhandelte, dreht sich um ein Unternehmen, bei dem ein Betriebsprüfer entdeckt hatte, dass für einige Rechnungen aus den Jahren, die er prüfte, keine Rechnungsnummern vorlagen.

Beispiel: Es gab die 123-2021, 124-2021 und 128-2021. Die Rechnungsnummern dazwischen (125, 126, 127) waren nicht vergeben oder die entsprechenden Rechnungen verschwunden.

Was machte der Betriebsprüfer: Er belegte den zu versteuernden Gewinn des Unternehmens aus den entsprechenden Jahren mit einem Sicherheitszuschlag von 2,5 % der Erlöse. Auf diese „Erlöse“ musste der Unternehmer nun Steuern nachzahlen. Ob es diese Erlöse tatsächlich gab, spielte keine Rolle.

Korrekte Rechnungsnummern schützen Sie vor Aufschlägen

Natürlich klagte der Unternehmer vor dem Finanzgericht. Aber: Seine Klage blieb ohne Erfolg (Sächsisches Finanzgericht, 24.5.2016, Az. K 1238/12). Gegen das Urteil wollte der Unternehmer weiter vorgehen. Doch der Bundesfinanzhof ließ die Berufung nicht zu. Die Hinzuschätzung sei korrekt. 2,5 % als Sicherheitszuschlag, wenn die Ausgangsrechnungen nicht korrekt sind, sind nicht zu beanstanden. Wie teuer dieser „Spaß“ werden kann, zeigt das Folgende:

Beispiel: Ihr Unternehmen erzielt einen Netto-Umsatz von 800.000 €. Bareinnahmen fallen in Ihrem Unternehmen in Höhe von rund 4.000 € im Jahr an. Im Rahmen einer Prüfung wird festgestellt, dass Ihre Rechnungen nicht fortlaufend nummeriert sind bzw. nicht vollständig vorliegen.

Aufgrund dieser Feststellungen erhöht der Prüfer Ihre Erlöse um 20.000 € (2,5 % von 800.000 €) zzgl. Umsatzsteuer je Jahr. Doch es kann auch mehr werden: Ursprünglich hatte der Prüfer sogar 5 % verlangt. Das konnte der Unternehmer herunterhandeln.

So hatte der BFH nicht darüber zu entscheiden, ob auch 5 % Zuschätzung möglich gewesen wären. Diese Gefahr ist also immer noch gegeben.

Checkliste: So geben Sie stets die korrekten Rechnungsnummer an

1. Achten Sie darauf, dass Sie wirklich fortlaufende Rechnungsnummern vergeben (siehe unten).
2. Speichern Sie alle Rechnungen in Ihrer Software oder einem speziellen Datei- Ordner ab.
3. Sichern Sie diese Daten regelmäßig vor Verlust und stellen Sie sicher, dass diese Daten auch noch in ein paar Jahren lesbar sind – bewahren Sie ggf. die entsprechende Software auf.
4. Achten Sie darauf, dass die Rechnungsnummern in Ihrer Buchhaltung erfasst werden.
5. Bewahren Sie Fehldrucke von Rechnungsnummern (z. B. aus einer eventuell von Ihnen verwendeten Registrierkasse) ebenfalls auf und speichern Sie sie ab.

Die fortlaufende Nummer kann aus einer oder mehreren Zahlenreihen und Buchstaben bestehen. Sie darf zur Identifizierung der Rechnung nur einmalig pro Jahr vergeben werden. Sie können z. B. die Jahreszahl (z. B. 2021) mit einer fortlaufenden Nummer (z. B. 58) wie folgt kombinieren: 202158 bzw. 2021-058. Sie können auch Buchstaben verwenden, z. B. 2021A0058. Verträge über Dauerleistungen werden in der Regel als Rechnungen anerkannt, z. B. ein Leasing- oder Mietvertrag.

Enthält der Vertrag eine einmalige Nummer (z. B. Wohnungs-, Objekt-, Miet- oder Vertragsnummer), wird diese Nummer auch als Rechnungsnummer anerkannt. Es ist daher nicht erforderlich, dass die Zahlungsbelege (Lastschriften oder Überweisungen) gesonderte fortlaufende Nummern erhalten.

Wie sieht eine korrekte Rechnung mit allen Pflichtangaben aus?