Papierlose Buchhaltung: So digitalisieren Sie Ihr Unternehmen

Die papierlose Buchhaltung ist für viele Unternehmer längst nicht mehr bloße Zukunftsmusik. Sie wird bereits gelebt. Insbesondere in jungen Unternehmen sind Papierbelege längst kein Thema mehr. 


    In Unternehmern mit älteren Betriebsinhabern und einer älteren Belegschaft fühlt sich der Gedanke, bald keine Papierunterlagen mehr in der Hand zu halten, befremdlich an. Doch die vielen Vorteile der digitalen Buchhaltung sprechen für sich.

    Papierlose Buchhaltung am Beispiel Reisekosten

    Die Vorteile einer papierlosen Buchhaltung erkennen unschlüssige Unternehmer oftmals nicht sofort. Die Erkennis kommet erst dann, wenn sie in einem Buchhaltungsbereich den analogen Ablauf von Geschäftsvorfällen mit dem digitalen Verfahren vergleichen. Dieser Vergleich soll anhand der Reisekostenabrechnung beleuchtet werden.

    Abrechnung der Reisekosten ohne papierlose Buchhaltung

    Ist in Ihrem Unternehmen das Thema Digitalisierung der Buchhaltung noch ein Fremdwort? Wenn ja, läuft die Beantragung der Reisekosten der einzelnen Mitarbeiter analog in der Regel nach folgendem Verfahren ab:

    • Die Mitarbeiter, die sich auf Dienstreise befinden, sammeln Belege für Übernachtung, Fahrten, Verpflegung und für Reisenebenkosten und bewahren diese auf.
    • Die Erstattung der Reisekosten wird in der Regel monatlich über einen Reisekostenantrag in Papierform beantragt.
    • Die Mitarbeiter geben den Papier-Reisekostenantrag bei dem für sie zuständigen Vorgesetzten ab, der die Reisekostenabrechnung dem Grund nach genehmigt.
    • Der Reisekostenantrag geht dann in die Personalabteilung. Dort werden die Belege geprüft und die Höhe der zu erstattenden Reisekosten ermittelt.
    • Die genehmigten Reisekostenbelege werden in die Buchhaltung eingegeben.
    • Die Papierbelege werden in Ordnern abgeheftet und im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungsfrist zehn Jahre lang aufbewahrt.

    Je nach Anzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens und deren Dienstreisefrequenz können im Rahmen der Papierbuchhaltung mehrere hundert Ordner nur mit Reiskostenbelegen zusammenkommen. Auf die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren hochgerechnet müssen tausende Ordner archiviert werden. Das war bisher normal, lässt sich durch den Wechsel in die papierlose Buchhaltung kosten- und platztechnisch optimieren.

    Abrechnung der Reisekosten bei papierloser Buchhaltung

    Wechseln Sie von der analogen Buchhaltung zur digitalen Erfassung der Buchhaltungs- und Reisekostenbelege, lässt sich der Prozess der Erfassung von Reisekosten deutlich vereinfachen. Papierlos könnte der Reisekostenprozess folgendermaßen ablaufen:

    • Der Mitarbeiter, dem Kosten während einer Dienstreise anfallen, scannt seine Belege oder fotografiert diese mit seinem Smartphone und schickt diese digitalisierten Belege über eine Schnittstelle an die digitale Buchhaltung.
    • Ist die Dienstreise beendet, füllt der Mitarbeiter ein elektronisches Formular aus, das direkt mit der digitalen Buchhaltung verbunden ist.
    • Die Buchhaltungssoftware generiert aus den Eingaben einen Reisekostenantrag, der automatisiert dem zuständigen Vorgesetzten zur Freigabe weitergeleitet wird.
    • Die Korrektheit der gescannten oder fotografierten Belege prüft die Software auf Vollständigkeit und auf die steuerlichen Vorgaben für den Vorsteuerabzug automatisiert.
    • Die Papierbelege muss der Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, bevor er diese vernichten darf.
    • Mitarbeiter der Buchhaltung oder der Personalabteilung sollten nach dem Zufallsprinzip regelmäßig Papierbelege anfordern und mit den Scans bzw. mit den Fotographien abgleichen. Diese Überprüfung sollte für das Finanzamt protokolliert und die Protokolle aufbewahrt werden. Die Papierbelege können nach der Kontrolle vernichtet werden.

    Dieser Vergleich zweiter Reisekostensysteme verdeutlicht die enormen Vorteile der papierlosen Buchhaltung. Die digitalen Reisekostenbelege werden digital auf einem Server und zur Sicherheit in einer Cloud gespeichert. Das Anmieten von Lagerhallen für die Aufbewahrung tausender Ordner mit Papierbelegen gehört bei der beleglosen Buchhaltung der Vergangenheit an.

    Papierlose Buchhaltung: Verfahrensdokumentation ein Muss

    Gerade bei Nutzung einer digitalen Reisekostensoftware, sollten die Standards der Software nicht 1 : 1 übernommen werden. Denn viele dieser Buchhaltungsprogramme sehen vor, dass die Mitarbeiter die Papierbelege nach dem Scannen oder Fotografieren ungeprüft vernichten dürfen. Das entspricht nicht den steuerlichen Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung. Deshalb empfiehlt sich bei der Umstellung auf die papierlose Buchhaltung stets die Anpassung der Software auf Ihre individuellen Bedürfnisse. Beauftragen Sie Ihren Steuerberater mit einer Tax-Complience-Prüfung und mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Diese Verfahrensdokumentation händigen Sie allen Mitarbeitern aus, die digitale Belege in die Buchhaltungssoftware einpflegen.

    Praxis-Tipp:

    Die Verfahrensdokumentation ist mit die wichtigste Unterlage bei der Umstellung von der analogen zur papierlosen – digitalen – Buchhaltung. In dieser Verfahrensdokumentation, die der Prüfer des Finanzamts bei jeder Betriebsprüfung anfordern wird, sind alle Prozesse der Belegverarbeitung minutiös aufzuzeichnen. Wichtig: Werden Änderungen in der Verfahrensdokumentation vorgenommen, muss die alte Verfahrensdokumentation und die neue nebeneinander aufbewahrt werden. Wird die bisherige Verfahrensdokumentation überschrieben und der Prüfer des Finanzamts kann sich nur die neuen Verarbeitungsprozesse ansehen, entspricht das nicht mehr den steuerlichen Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung.

    Verlagerung der Buchführung ins Ausland

    Archivieren Sie Ihre digitalen Belege nicht auf eigenen Servern, weil der Softwareanbieter diesen Service übernimmt, sollten Sie nachhaken, wo sich dieser Server befindet. Denn befindet sich der Server im Ausland, müssen Sie sich beim Finanzamt die Verlagerung der Buchführung ins Ausland genehmigen lassen (§ 146 Abs. 2a Abgabenordnung.

    Voraussetzungen für die Genehmigung der Verlagerung der Buchführung ins Ausland ist zum einen eine detaillierte Beschreibung der für die Verlagerung vorgesehenen elektronischen Bücher und Unterlagen. Zudem darf durch die Verlagerung der papierlosen Buchhaltung die Besteuerung zukünftig nicht beeinträchtigt werden.

    Praxis-Tipp:

    Stellen Sie keinen Antrag auf Verlagerung der papierlosen Buchführung ins Ausland, obwohl Sie die digitalen Buchhaltungsunterlagen auf einem ausländischen Server archivieren, kann das Finanzamt schlimmstenfalls die umgehende Rückverlagerung fordern. Können Sie die Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung wegen der Verlagerung ins Ausland nicht zeitnah vorlegen, drohen steuerliche Sanktionen. Denkbar ist die Festsetzung eines Verzögerungsgelds oder Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn wegen Versagung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.

    In wenigen Schritten zur papierlosen Buchhaltung

    Die Umstellung weg von der analogen hin in die papierlose Buchhaltung erfordert eigentlich nur wenige Schritte.

    Schritt 1: Scannen von eingehenden Papierbelegen

    Sie werden trotz aller Bemühungen, die komplette Buchhaltung auf papierlos umstellen zu wollen, weiterhin viele Belege in Papierform bekommen. Die Gründe liegen auf der Hand: Papierrechnungen bekommen Sie von allen Unternehmen, die noch nicht papierlos arbeiten und von Unternehmen in bargeldintensiven Branchen wie Tankstellen, Restaurants und Kaufhäuser.

    Notwendige Arbeiten: Legen Sie sich einen Dokumentenscanner zu, der die Papierbelege scannt und über eine Schnittstelle in die papierlose Buchhaltung integriert.

    Praxis-Tipp:

    Die papierlose Buchhaltung durch Scannen der Originalbelege in Papierform verhindert das Risiko, dass bei Jahre später stattfinden Betriebsprüfungen Steuernachzahlungen festgesetzt werden, weil die abgehefteten Thermobelege verblasst und nicht mehr lesbar sind. In der Regel kippen dien Prüfer der Finanzämter aus solchen verblassten Papierbelegen die Vorsteuererstattung.

    Schritt 2: Vernichten der Originalbelege

    Im zweiten Schritt hin zur papierlosen Buchhaltung sind die gescannten Originalbelege zu vernichten. Wichtig vor der Entsorgung ist, dass Sie eine Verfahrensdokumentation zum so genannten „ersetzenden Scannen“ erstellen. Das ist ein lückenloser und zuverlässiger Prozess, der sichergestellt, dass vom Belegeingang über die Erfassung in der Buchhaltungssoftware bis hin zur Vernichtung der Papierbelege alles korrekt läuft und Manipulationen ausgeschlossen sind.

    Haben Sie Bedenken, die Originalbelege in Papier nach der Digitalisierung zu vernichten, haben Sie die Möglichkeit, den „Segen“ des Finanzamts einzufordern. Um das zu erreichen, müssen Sie eine verbindliche Auskunft – „vor“ der geplanten Umstellung zur papierlosen Buchhaltung beim Finanzamt beantragen. Kleiner Wermutstropfen: Dieser Service des Finanzamts ist in der Regel nicht kostenlos. Doch das Geld ist gut angelegt, weil es Ihnen die gewünschte Rechtssicherheit bei der Belegvernichtung bringt.

    Schritt 3: Auswahl der passenden Buchhaltungssoftware

    Der entscheidende Schlüssel zum Wechsel von der analogen zur papierlosen Buchhaltung ist die Auswahl der passenden Buchhaltungssoftware. Hier empfiehlt sich ein frühzeitiges Gespräch mit dem Steuerberater. Denn sollen die Buchhaltungsdaten per Schnittstelle zwischen Unternehmen und Steuerberater transformiert werden, ist es sinnvoll, dass sich Unternehmen an die Software Ihres Steuerberaters anpassen.

    Papierlose Buchhaltung: Perfekte Cloudlösung finden

    Bei der papierlosen Buchhaltung sollten Sie die digitalen Belege zum einen auf einem Server archivieren. Die Buchhaltungsdaten müssen während der sechs- bis zehnjährigen steuerlichen Aufbewahrungsfrist lesbar vorgehalten werden. Da auch bei Servern das Risiko eines Defekts besteht, sollten Sie bei der Datenarchivierung unbedingt zweigleisig fahren. Neben der Archivierung auf dem Server bietet sich die Archivierung der digitalen Belege in einer Cloud an.

    Die Belegablage in einem Cloudsystem macht es für Sie und Ihre Mitarbeiter leichter, jederzeit auf die Daten der papierlosen Buchhaltung zugreifen zu können. Viele Cloudlösungen bieten sogar Schnittstellen an, damit aus der Cloud heraus mit dem Steuerberater Buchhaltungsdaten ausgetauscht werden können.

    Praxis-Tipp:

    Bei Cloudlösungen sollten Sie nach Erfahrungswerten andere Nutzer suchen und sich vom Anbieter des Cloudsystems detailliert erläutern lassen, wie es mit der Datensicherheit aussieht. Gerade Unternehmen, die noch nicht viel Erfahrung mit der Datenarchivierung in einer Cloud haben, sind in Punkto Cloud und Datensicherheit verunsichert, weil die Buchhaltungsdaten mit die sensibelsten Daten des Unternehmens überhaupt sind.

    Fazit

    Wie Sie sehen, bietet die papierlose Buchhaltung enorme Vorteile gegenüber den analogen Buchhaltung in Papierform. Die Vorteile beziehen sich natürlich nicht nur auf das Reisekostensystem, sondern auf alle Bereiche des Unternehmens. Die Zeitersparnis Ihrer Mitarbeiter, die sich nach der anfänglicher Eingewöhnungszeit einstellen wird, können Sie in wichtigeren Bereichen bündeln. Das bedeutet im Klartext: Läuft es mit der papierlosen Buchhaltung, ist als nächstens die Aufgaben-Neuverteilung bzw. die Aufgabenerweiterung der zeitlich entlasteten Mitarbeiter an der Reihe.

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