Neufassung der GoBD ab 2019: wie Sie von den Neuerungen profitieren

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Mit dem BMF Schreiben vom 14.11.2014 wurden erstmals die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) veröffentlicht. Seitdem wurde immer wieder angeregt, die festgelegten Grundsätze an die fortschreitende Digitalisierung anzupassen. Dies ist nun durch das BMF-Schreiben vom 11.07.2019 erfolgt. Für Ihre Buchführung ergeben sich dadurch einige Veränderungen.

    Für wen gelten die Grundsätze?

    Wie bisher auch gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung für alle buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen. Führen Sie als Unternehmer freiwillig Bücher, haben Sie die Grundsätze auch zu beachten.

    Hinweis:
    Auch wenn Sie Ihre Buchführung durch einen Steuerberater erstellen lassen, sind Sie für die ordnungsgemäße Einhaltung der Vorschriften verantwortlich. Werden die Grundsätze nicht eingehalten, kann das zu empfindlichen Konsequenzen führen. Im schlimmsten Fall wird Ihre Buchführung verworfen, ihnen droht eine Steuerschätzung oder Sie verlieren Ihren Vorsteuerabzug.

    GoBD: Was sind die wichtigsten Neuerungen?

    Durch die Neufassung wurden insbesondere die Regelungen zur

    – Digitalisierung von Belegen,

    – Konvertierung und Aufbewahrung von Belegen,

    – Änderungshistorie von Verfahrensdokumentationen und

    – Nutzung von Cloud Systemen

    überarbeitet. Dabei wurde die grundsätzliche Gliederung beibehalten, was die Auffindbarkeit der Regelungen über die bisherigen Randziffern vereinfacht.

    Die neue GoBD 2019 regelt nun sehr genau, wie Ihre Buchführung aussehen muss, damit es von Seiten der Finanzverwaltung keine Beanstandungen gibt. So müssen Sie für alle Belege die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit gewährleisten.

    Hinweis:
    Bei der Nutzung von Word oder Excel sind diese Kriterien nicht gegeben, da der Grundsatz der Unveränderbarkeit nicht gegeben ist. Ebenso nicht ausreichend ist eine Archivierung von Belegen in Dateisystemen auf einer Festplatte oder einem USB-Stick.

    Digitalisierung von Belegen

    Bisher war bereits in Randziffer 130 des BMF-Schreibens die Digitalisierung von Belegen mittels eines stationären Scanners geregelt. Nicht klar war, was bei einer Erfassung durch mobile Endgeräte galt. Die Neufassung stellt nun klar, dass Sie für die Belegerfassung ihrer Geschäftsbriefe oder Ihrer Buchungsbelege auch ein Smartphone oder ein Multifunktionsgerät nutzen können. Das mobile Scannen wird damit dem stationären Scannen gleichgestellt.

    Rechtsicherheit gibt es nun auch hinsichtlich der Frage, ob ein Scannen von Dokumenten im Ausland zulässig ist. Haben Sie zum Beispiel Belege, die im Rahmen einer Dienstreise im Ausland entstanden sind, können Sie diese direkt im Ausland mobil scannen. Ebenfalls zulässig ist es, Belege ins Ausland zu bringen und dort erfassen zu lassen, wenn die Verlagerung der Buchführung ins Ausland gem. § 164 Abs. 2a AO genehmigt wurde. Das Scannen müssen Sie aber zeitnah zur Verbringung durchführen lassen.

    In Randziffer 140 der GoBD 2019 können Sie die Papierdokumente – nachdem Sie sie bildlich erfasst haben – vernichten, es sei denn, es bestehen steuerliche oder außersteuerliche Pflichten, die Belege im Original vorzuhalten.

    Konvertierung und Aufbewahrung von Belegen

    Die in Randziffer 135 geregelten Anforderungen an die Aufbewahrung bei der Umwandlung in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) haben in der Praxis oft Schwierigkeiten bereitet. In der Neufassung können Sie nun von deutlichen Erleichterungen profitieren. Jedoch sind bei einer Umwandlung grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.

    Sofern keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird, bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen sowie die ordnungsgemäße Konvertierung dokumentiert wird, können Sie auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung verzichten. Ebenso darf die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzverwaltung nicht eingeschränkt werden.

    Änderungshistorie von Verfahrensdokumentation

    Randziffer 151 des BMF Schreibens regelt, dass für den Zeitraum der Aufbewahrungsfristen Verfahrensdokumentationen für einen Sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar sein müssen. Sie müssen daher auch alle Änderungen an der Verfahrensdokumentationen versionieren und historisch nachvollziehbar darstellen.

    Nutzung von Cloud Systemen

    Die GoBD 2019 tragen auch der immer weiterverbreiteten Verwendung von Cloud Systemen Rechnung. So können Sie diese nach Randziffer 20 in Ihr Datenverarbeitungssystem integrieren. Befindet sich die Cloud im Ausland, müssen Sie die steuerlichen Besonderheiten des § 146 ABS. 2a AO beachten.

    Was passiert, wenn Sie die GoBD 2019 nicht einhalten?

    Ziel der Finanzverwaltung ist es, die Voraussetzungen für eine flächendeckende Digitalisierung der Betriebsprüfung zu schaffen. Erfüllen Sie die Voraussetzung zum Beispiel hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit nicht, drohen hohe Nachzahlungen. Ohne rechtsgültige Belege werden Sie kaum einer Schätzung widersprechen können. Sollten Sie sich bisher nicht mit den Anforderungen beschäftigt haben geschweige denn ein digitales Archiv eingerichtet haben, wird es nun höchste Zeit. Denn die Finanzverwaltung wird in Zukunft verstärkt Sie als Unternehmer ins Visier nehmen.

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