Jahreswechsel 2018/2019 – neue Pauschbeträge bei Auslandsreisen

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Die Pauschbeträge, die Sie Ihren Mitarbeitern für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen im Ausland steuerfrei zahlen können, sind zum 1.1.2019 teilweise geändert worden. Die vollständige Übersicht aller aktuellen Pauschbeträge finden Sie unter dem Beitrag.

So erstatten Sie 1-tägige Auslandsaufenthalte

Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland ins Inland ist für Sie der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend. Sie orientieren sich hier an den Werten der Spalte 2.

Beispiel 1:

Ihr Mitarbeiter verlässt am Dienstag, den 22.1.2019, seine Wohnung in Hürth um 7:30 Uhr und fährt nach Arnheim (Niederlande). Nach Beendigung seiner Tätigkeit kehrt er

a) um 15:00 Uhr zu seiner ersten Tätigkeitsstätte in Hürth zurück

b) um 18:30 Uhr zu seiner Wohnung in Hürth zurück.

Diese Beträge dürfen Sie Ihrem Mitarbeiter steuerfrei erstatten
Lösung Variante a) Lösung Variante b)
Ihr Mitarbeiter ist an diesem Tag für 7:30 Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig. Da er die Mindestabwesenheit von 8 Stunden nicht erreicht, dürfen Sie ihm keine steuerfreie Verpflegungspauschale erstatten. Ihr Mitarbeiter ist an diesem Tag für 11,5 Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig. Da er die Mindestabwesenheit von 8 Stunden überschreitet, dürfen Sie ihm eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 31 € erstatten.

 

Beispiel 2:

Ihr Mitarbeiter verlässt am Mittwoch, den 23.1.2019, seine Wohnung in Hürth um 7:30 Uhr und kehrt nach 2 Kundenbesuchen um 17:30 Uhr zu ihr zurück. Er reist wie folgt:

a) Hürth – Arnheim (Niederlande) – Gent (Belgien) – Hürth

b) Hürth – Gent (Belgien) – Arnheim (Niederlande) – Hürth

Auch wenn die Dienstreisen auf den ersten Blick identisch aussehen, gibt es dann doch einen entscheidenden Unterschied:

Diese Beträge dürfen Sie Ihrem Mitarbeiter steuerfrei erstatten
Ihr Mitarbeiter wird an diesem Tag 10 Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte für Sie tätig. Somit dürfen Sie ihm einen Pauschbetrag für Verpflegungsmehrauf-wendungen erstatten. Maßgebend für die Höhe des Pauschbetrags ist immer der letzte Tätigkeitsort Ihres Mitarbeiters.
Lösung Variante a) Lösung Variante b)
Dieser war Gent (Belgien). Daher dürfen Sie ihm einen Betrag von 28 € steuerfrei erstatten. Dieser war Arnheim (Niederlande). Daher dürfen Sie ihm einen Be- trag von 31 € steuerfrei erstatten.

 

Meine Empfehlung
Da der letzte Tätigkeitsort maßgebend ist, ist es notwendig, dass Ihre Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnungen entsprechend aussagekräftig anfertigen. Nehmen Sie diesen Beitrag zum Anlass, bei der nächsten Teambesprechung mal wieder darauf hinzuweisen, wie wichtig es ist, die Reisekostenabrechnungen korrekt auszustellen. Nur wenn Ihre Mitarbeiter Ihnen zutreffende und vollständige Abrechnungen liefern, können Sie die Abrechnung steuerlich richtig erstellen.

Mehrtägige Reisen rechtssicher abrechnen

Bei mehrtägigen Reisen ins Ausland können Sie auch Übernachtungskosten steuerfrei bezahlen. Sie haben hier 2 Möglichkeiten:

1. Möglichkeit: Reisekosten-Erstattung mit Beleg

Entweder ersetzen Sie Ihrem Mitarbeiter laut Nachweis die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten. Ist das Frühstück im Preis enthalten, ziehen Sie bei der Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen vom Rechnungsbetrag 20 % des für das jeweilige Land bei 24 Stunden maßgebenden Verpflegungspauschbetrags ab.

2. Möglichkeit: Pauschalerstattung

Sie erstatten ohne Einzelnachweis die Übernachtungspauschbeträge.

Wichtig!
Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten gelten nur für Ihre Erstattungen. Ihre Arbeitnehmer können in ihren persönlichen Steuererklärungen nur die nachgewiesenen, tatsächlichen Übernachtungskosten als Werbungskosten geltend machen.

Beispiel für mehrtägige Dienstreisen

Ihr Mitarbeiter fährt am 16.1.2019 um 7:00 Uhr nach Amsterdam. Dort übernachtet er und kehrt am 17.1.2019 um 19:30 Uhr zu seiner Wohnung zurück.

Sie dürfen folgende Beträge steuerfrei erstatten
Betrag
Anreisetag 31 €
Rückreisetag 31 €
Übernachtungspauschale 119 €
Steuerfreie Erstattung 181 €

 

Durchqueren von mehreren Ländern

Bei Reisen von Deutschland ins Ausland gilt die Pauschale für das Land, das Ihr Mitarbeiter vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat.

Beispiel:

Ihr Mitarbeiter startet am Sonntag um 21.00 Uhr von seiner Wohnung zu einem Auswärtseinsatz von Lippstadt nach Reims (Frankreich). Gegen 23:50 Uhr passiert er die Grenze zu Belgien und trifft gegen 2:30 Uhr in Reims ein.

Da sich Ihr Mitarbeiter um Mitternacht in Belgien aufgehalten hat, ist der Pauschbetrag für Belgien maßgebend. Obwohl die Abwesenheit am Sonntag weniger als 8 Stunden beträgt, dürfen Sie ihm bei Auslandsreisen für diesen Anreisetag einen steuerfreien Verpflegungsmehraufwand von 28 € erstatten.

 

Reisen durch verschiedene Staaten

Bei Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten ermitteln Sie die Verpflegungspauschalen folgendermaßen:

  • Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland jeweils ohne Tätigwerden ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, den Ihr Mitarbeiter vor 24:00 Uhr erreicht.
  • Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.

Beispiel:

  • Ihr Mitarbeiter reist am Montag um 20:00 Uhr zu einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seiner Wohnung in Wolfsburg nach Brüssel. Er erreicht Brüssel (Belgien) um 2:00 Uhr.
  • Dienstag ist er den ganzen Tag über in Brüssel tätig.
  • Am Mittwoch verlässt er um 8:00 Uhr sein Hotel und reist zu einem weiteren Geschäftstermin nach Amsterdam. Dort trifft er um 14:00 Uhr ein. Bis Donnerstag um 13:00 Uhr ist er in Amsterdam tätig und reist anschließend zurück nach Wolfsburg. Um 22.30 Uhr erreicht er seine Wohnung.

 

Diese Beträge dürfen Sie steuerfrei erstatten
Wochentag Erstattung
Für Montag ist die inländische Verpfle- gungspauschale für den Anreisetag maßgebend, da sich Ihr Mitarbeiter um 24:00 Uhr noch im Inland befindet. 12 €
Für Dienstag können Sie ihm die Verpflegungspauschale für Belgien erstatten. 42 €
Für Mittwoch gilt die Verpflegungspauschale für die Niederlande, da sich der Ort, den Ihr Mitarbeiter vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat, in den Niederlanden befindet. 46 €
Für Donnerstag ist die Verpflegungspauschale der Niederlande für den Abreisetag maßgeblich, da Ihr Mitarbeiter dort noch bis 13:00 Uhr beruflich tätig war. 31 €
Steuerfreie Erstattung 131 €

 

Die vollständige Übersicht der Auslandsreisepauschalen 2019 finden Sie hier. Alle Änderungen sind hervorgehoben. 

Autor: Markus Kahr

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