Die Aufstellung des Jahresabschlusses des abgelaufenen Jahres ist immer eine Herausforderung. Auf die laufende Buchführung des abgelaufenen Jahres müssen Sie sich jetzt verlassen können. Im Idealfall nehmen Sie noch geringe Anpassungsbuchungen vor und Ihr Jahresabschluss steht. Aber der Idealfall ist nicht die Regel, sondern eher die Ausnahme. Damit Ihre Mitarbeiter und Sie dennoch möglichst schnell und richtig die notwendigen Abschlussarbeiten erledigen können, haben meine Redaktion und ich für Sie die nachfolgenden Checklisten und Beiträge zusammengestellt. Sie können Ihnen auch als Besprechungspunkte mit Ihrem Steuerberater dienen.
Checkliste für einen erfolgreichen Jahresabschluss
| Prüfpunkt | o.k. ? |
| Haben Sie festgelegt, welche Mitarbeiter die Arbeiten für die Abschlusserstellung erledigen? | |
| Legen Sie fest, welche Hilfsmittel Ihren Mitarbeitern für die Aufstellung des Jahresabschlusses zur Verfügung stehen (z. B. Zugriffsrechte), und richten Sie sie ein. | |
| Ist Ihr Unternehmen in einen Konzern eingebunden, wird Ihr Jahresabschluss mit in den Konzernabschluss einbezogen? | |
| Regeln Sie, welche Aufzeichnungen Ihre Mitarbeiter und Sie über die einzelnen Erstellungsarbeiten anfertigen und aufbewahren. | |
| Enthält Ihr Gesellschaftsvertrag spezielle Regelungen, die von Ihnen bei der Aufstellung des Jahresabschlusses zu beachten sind? | |
| Sind bestimmte Regelungen aus dem Vorjahr für Ihren Jahresabschluss zu beachten? | |
| Im Fall einer Betriebsprüfung: Liegt Ihnen der Betriebsprüfungsbericht vor, damit Sie ggf. die notwendigen Anpassungsbuchungen an das Ergebnis der Betriebsprüfung durchführen können? Falls nein, bitte umgehend besorgen. | |
| Existiert für die Aufstellung Ihres Jahresabschlusses eine Mustergliederung, die in Ihrem Unternehmen verbindlich vorgeschrieben ist? | |
| Verfügen Ihre Mitarbeiter, die mit der Aufstellung des Jahresabschlusses befasst sind, über die notwendigen theoretischen Handels- und steuerlichen Kenntnisse? | |
| Müssen Sie bei der Aufstellung Ihres Jahresabschlusses spezielle steuerliche Vorschriften anwenden, weil z. B. eine Auslandsbeteiligung oder eine ausländische Betriebsstätte vorliegt? | |
| Steht Ihr Zeitplan, bis wann bestimmte Arbeiten für die Abschlusserstellung erledigt sein müssen? Ist Ihre interne Deadline allen Mitarbeitern bekannt? | |
| Wer kontrolliert intern Ihren Jahresabschluss? Legen Sie Personen und den voraussichtlichen zeitlichen Rahmen fest. | |
| Haben Sie sich bereits entschieden, welcher Prüfer bzw. welche Prüfungsgesellschaft die Jahresabschlussprüfung durchführen soll? | |
| Haben Sie den Prüfungsauftrag an den vorgesehenen Abschlussprüfer rechtzeitig vor dem Bilanzstichtag erteilt, damit ein ordnungsgemäßer Ablauf der Prüfung möglich ist? |
Je öfter Sie ein „Kreuzchen“ bei den auf Sie zutreffenden Punkten machen können, desto eher sind Sie auf der sicheren Seite. Denken Sie auf jeden Fall daran, nach Aufstellung Ihres Jahresabschlusses und dessen Kontrolle die Buchführungsdaten festzuschreiben. Denn nur so können Sie sicherstellen, dass das Finanzamt Ihren Abschluss formal nicht beanstanden kann.
Welche Fehler gilt es beim Jahresabschluss zu vermeiden?
Fehler 1: Unvollständige Anlagenabgänge
Scheidet Anlagevermögen aus Ihrem Betriebsvermögen aus, weil Sie es beispielsweise verkaufen oder privat entnehmen, müssen Sie sicherstellen, dass dieser Vorgang in Ihrem Jahresabschluss erfasst wird. Sie können davon ausgehen, dass die Betriebsprüfer Verkäufe aus Ihrem Anlagelagevermögen besonders kontrollieren. Kontrollmitteilungen für diesen Bereich sind daher Standard..
Anlagenabgänge setzen 2 Buchungen voraus:
- Den Buchwert des abgehenden Anlagegegenstands erfassen Sie als Aufwand,
- während Sie den etwaigen Verkaufserlös auf dem Konto „Erlöse aus Anlagenverkäufen“ erfassen.
Fehler 2: Falsche Anpassungen des Warenbestands
Im Rahmen des Inventurabgleichs fällt Ihnen auf, dass Sie beim Warenbestand Änderungen vornehmen müssen. Änderungen beim Warenbestand erfassen Sie auf dem Konto „Bestand (Waren)“ 3980 (SKR 03) bzw. 1140 (SKR 04). Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto „Bestandsveränderungen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie bezogene Waren“ 3960 (SKR 03) bzw. 5880 (SKR 04).
Ihr Buchungssatz lautet: Bestand (Waren) an Bestandsveränderungen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie bezogene Waren (bzw. umgekehrt bei Bestandsabbau).
Beispiel: Sie betreiben ein Sanitärunternehmen. Ihr Wirtschaftsjahr ist mit dem Kalenderjahr identisch. Sie lassen eine Inventur am 7.1.2022 durchführen und ermitteln für Ihren Warenbestand rückwirkend auf den 31.12.2021 einen Wert von 64.320 €.
Fehler 3: Fehlerhafte Abschreibungen
Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern Ihres abnutzbaren Anlagevermögens können Sie nicht sofort als Betriebsausgaben abziehen. Diese werden vielmehr über die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben. Die Anschaffung buchen Sie zunächst auf dem jeweiligen Anlagenkonto. Die jährliche Abschreibung buchen Sie in der Regel bei der Aufstellung des Jahresabschlusses auf das jeweilige Aufwandskonto.
Autor: Markus Kahr
