Häusliches Arbeitszimmer: Steuerspielregeln für Unternehmer

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Unternehmer haben anders als Arbeitnehmer nicht den typischen Feierabend. Nach dem Motto "nach der Arbeit ist vor der Arbeit" stehen am Abend oder an den Wochenenden Büroarbeiten auf dem Plan. Und diese Arbeiten finden sehr oft zu Hause statt. Für Unternehmer stellt sich hier steuerlich die alles entscheidende Frage, ob die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer als Betriebsausgaben den Gewinn mindern dürfen oder nicht?

 

Steuer-1×1 zum häuslichen Arbeitszimmer für Unternehmer

Aufwendung für ein häusliches Arbeitszimmer dürfen Sie als Unternehmer dem Finanzamt nur präsentieren, wenn Sie eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG):

  • Kein anderer Arbeitsplatz: Haben Sie keinen anderen Arbeitsplatz, an dem Sie Ihre Büroarbeiten erledigen können, lässt das Finanzamt die Aufwendungen im Zusammenhang mit dem häuslichen Arbeitszimmer in Höhe von bis zu 1.250 Euro pro Jahr als Betriebsausgaben zum Abzug zu.
  • Mittelpunkt: Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, dürfen Sie dem Finanzamt beim Betriebsausgabenabzug sämtliche Arbeitszimmerkosten präsentieren.
  • Außerhäusliches Arbeitszimmer: Mieten Sie einen Raum an, der nach seiner Lage nicht in Ihre häusliche Sphäre eingebunden ist, gelten die Einschränkungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG nicht und die vollen Raumkosten dürfen als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Praxis-Tipp:

Können Sie das Finanzamt davon überzeugen, dass Sie einen Teil oder die gesamten Aufwendungen im Zusammenhang mit einem Arbeitszimmer als Betriebsausgaben erfassen dürfen, ist das nur die halbe Miete. Denn der Betriebsausgabenabzug wird nur dann anerkannt, wenn die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).

Häusliches Arbeitszimmer ohne anderen Arbeitsplatz

Haben Sie keinen anderen Arbeitsplatz, an dem Sie Ihre Büroarbeiten erledigen können, und bildet das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, können Sie von den Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bis zu 1.250 Euro als Betriebsausgaben abziehen. Wichtig: Bei der Höchstgrenze von 1.250 Euro handelt es sich nicht um einen Pauschbetrag. Sie müssen die Arbeitszimmerkosten anhand von Belegen nachweisen.

Hier ein paar typische Praxisfälle, bei denen klar wird, wann ein Unternehmer einen anderen Arbeitsplatz hat und wann nicht:

Praxisfall 1: Tätigkeiten nur beim Kunden und im häuslichen Arbeitszimmer

Ein Unternehmer übt seine gewerbliche Tätigkeit nur bei seinen Kunden vor Ort aus und erledigt die Büroarbeiten (Buchhaltung, Angebote und Rechnungen schreiben, Terminannahme, etc.) zu Hause in seinem häuslichen Arbeitszimmer. Andere Räumlichkeiten hat er nicht angemietet. Folge: Das ist der Klassiker, bei dem das Finanzamt für das häusliche Arbeitszimmer Betriebsausgaben von bis zu 1.250 Euro pro Jahr zum Abzug zulässt.

Praxisfall 2: Gemietete Büroräume vorhanden, aber kein Arbeitsplatz für Büroarbeiten

Ein Unternehmer hat betriebliche Räume gemietet. In diesen Räumlichkeiten befinden sich jedoch nur Behandlungsräume für die Kunden und ein Aufenthaltsraum für Mitarbeiter. Kein Raum eignet sich für Büroarbeiten, weil weder ein Schreibtisch noch ein Platz dafür vorhanden ist. Er erledigt seine Büroarbeiten deshalb zu Hause im häuslichen Arbeitszimmer. Folge: In diesem Fall kann das Finanzamt nicht unterstellen, dass die gemieteten Räume einen anderen Arbeitsplatz für den Unternehmer darstellen. Das Finanzamt muss auch hier einen Betriebsausgabenabzug in Höhe von bis zu 1.250 Euro pro Jahr anerkennen.

Praxisfall 3: Gemietete Büroräume mit Büros, aber nicht verfügbar

Ein Unternehmer hat Büroräume angemietet und es befinden sich auch Büros in diesen Räumlichkeiten. Doch die Büros sind nachweislich von Mitarbeitern besetzt und der Unternehmer  hätte nur nach Feierabend bzw. nach den Öffnungszeiten die Möglichkeit, in diesen Büros seine Büroarbeiten zu erledigen. Deshalb nutzt er zu Hause ein häusliches Arbeitszimmer. Folge: Der Bundesfinanzhof hat in diesem Fall entschieden, dass Betriebsausgaben bis zu 1.250 Euro pro Jahr abziehbar sind. Es kann einem Unternehmer nicht zugemutet werden, bis zum Feierabend zu warten, bis er seine Büros nutzen kann (BFH, Urteil v. 22.2.2017, Az. III R 9/16).

Praxis-Tipp:

Zu den Praxisfällen 2 und 3 empfiehlt es sich, plausible Aufzeichnungen zur Belegung der Räumlichkeiten zu führen. Sie sollten vor allem schriftlich festhalten, warum in den gemieteten Räumlichkeiten keine Büroarbeiten während der Öffnungszeiten möglich sind. Untermauern Sie Ihre Aussagen mit Fotos der räumlichen Situationen, die jedes Jahr mehrmals zu verschiedenen Zeitpunkten geschossen werden sollten. Diese Nachweise legen Sie im Zweifel dem Finanzamt vor.

Praxisfall 4: Räume vorhanden, aber nicht als Büro eingerichtet

Ein Unternehmer hat betriebliche Räume angemietet und lässt einen Raum leer stehen, obwohl sich dieser perfekt für ein Büro eignen würde. Folge: In diesem Fall wird das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer kippen, weil kein zwingender Grund dagegen spricht, diesen Raum als Büroraum ausstatten und nutzen zu können.

Häusliches Arbeitszimmer stellt Mittelpunkt dar

Der volle Betriebsausgabenabzug winkt Ihnen als Unternehmer, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeiten darstellt. Das ist insbesondere in folgenden Situationen der Fall:

  • Sie arbeiten ausschließlich in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer und fahren nur in seltenen Fällen zu Auftraggebern vor Ort.
  • Sie sind selbständig tätig und gleichzeitig als Arbeitnehmer angestellt und für beide Tätigkeiten bildet das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeiten.

Können Sie das Finanzamt nicht davon überzeugen, dass das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit darstellt oder liegen die Voraussetzungen offensichtlich nicht vor, kann zumindest der Betriebsausgabenabzug von bis zu 1.250 Euro pro Jahr geltend gemacht werden – vorausgesetzt natürlich, dass für Ihre betriebliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz vorhanden ist.

Beispiel: Ein Unternehmer ist EDV-Bereich wird ausschließlich in seinem häuslichen Arbeitszimmer tätig. Nur in ganz wenigen Ausnahmefällen fährt er zu einem Kunden und holt sich die Auftragsunterlagen ab. Folge: In diesem Fall bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt seiner Tätigkeit und die vollen Arbeitszimmerkosten mindern den Gewinn.

Alternative: Ein Steuerzahler ist hauptberuflich Arbeitnehmer und arbeitet hierbei in einem Büro seines Arbeitgebers. Nebenberuflich schreibt er als Freiberufler journalistische Texte und Fachbücher. Die freiberufliche Tätigkeit erbringt er in seinem häuslichen Arbeitszimmer. Folge: Das Arbeitszimmer stellt nicht den Mittelpunkt dar, weil die Tätigkeit als Arbeitnehmer in der Firma seines Arbeitgebers erbracht wird. Da jedoch für die freiberufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kann der Steuerzahler zumindest Betriebsausgaben von bis zu 1.250 Euro pro Jahr geltend machen.

Außerhäusliches Arbeitszimmer verhindert Betriebsausgabenabzugsverbot

Mieten Sie einen Raum außerhalb Ihrer Wohnung als Arbeitszimmer an und ist dieser Raum nicht in die häusliche Sphäre Ihrer Wohnung eingebunden, liegt ein außerhäusliches Arbeitszimmer vor und die Abzugsbeschränkungen zum häuslichen Arbeitszimmer finden keine Anwendung. Sie dürfen die Aufwendungen für dieses außerhäusliche Arbeitszimmer dem Finanzamt also in voller Höhe als Betriebsausgaben präsentieren.

Hier zwei aussagekräftige Urteilsfälle, aus denen für die Praxis abgeleitet werden kann, wann ein Arbeitszimmer „außerhäuslich“ ist:

Arbeitszimmer in Zweifamilienhaus:

Wird ein Zweifamilienhaus ausschließlich zu Wohnzwecken genutzt und die obere Wohnung ist durch einen separaten Zugang betretbar und wird als Arbeitszimmer genutzt, liegt trotz dieses separaten Zugangs kein außerhäusliches, sondern ein häusliches Arbeitszimmer vor. Begründung: Auf dem Weg zum Arbeitszimmer mussten keine der Allgemeinheit zugänglichen oder von fremden Dritten benutzten Wohnflächen betreten werden. Das Arbeitszimmer ist damit in die Sphäre der unteren Wohnung eingebunden (BFH, Urteil v. 15.1.2013, Az. VIII R 7/10).

Arbeitszimmer im Nachbarhaus:

Sie mieten im Nachbarhaus einen Keller- oder Hobbyraum an und nutzen diesen nachweislich als Arbeitszimmer. Das ist der klassische Fall für ein außerhäusliches Arbeitszimmer. Folge: Es winkt der volle Betriebsausgabenabzug für die Arbeitszimmeraufwendungen.

 

Autor: Bernhard Köstler

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