Häusliches Arbeitszimmer: Grundlegende Voraussetzungen

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Üben Sie Ihre gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit (auch) in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer aus, gibt es in Punkto Betriebsausgabenabzug drei denkbare Varianten. Sie können die kompletten Ausgaben für das Arbeitszimmer vom Gewinn abziehen, maximal 1.250 Euro oder gar nichts. Doch damit überhaupt ein Betriebsausgabenabzug in Betracht kommt, muss das Arbeitszimmer ein paar wichtige Voraussetzungen erfüllen.

Grundsätze zum Betriebsausgabenabzug für häusliches Arbeitszimmer

Beim Betriebsausgabenabzug ist im Zusammenhang mit der Benutzung eines häuslichen Raumes für die gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit Folgendes zu beachten:

  • Voller Abzug: Die kompletten Ausgaben für das Arbeitszimmer sind abziehbar, wenn der Raum den Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeiten darstellt. Dasselbe gilt bei Anmietung eines außerhäuslichen Arbeitszimmers.
  • Abzug bis 1.250 Euro: Stellt das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt dar und haben Sie keinen anderen Platz für Ihre Tätigkeit als Unternehmer, dürfen bis zu 1.250 Euro pro Jahr als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Ausführliche Informationen zum Betriebsausgabenabzug finden Sie in unserem Praxisbeitrag „Häusliches Arbeitszimmer: Steuerspielregeln für Unternehmer“ (siehe hier).

 

Trennung des Arbeitszimmers vom übrigen Wohnbereich

Damit überhaupt Ausgaben für das häusliche Arbeitszimmer vom Gewinn abgezogen werden dürfen, muss der betrieblich genutzte Raum von den übrigen Wohnräumen abgetrennt sein. Nutzt ein Unternehmer nur eine Arbeitsecke, die er durch einen Raumteiler vom übrigen Wohnraum abgegrenzt hat, liegt in diesem Fall kein häusliches Arbeitszimmer vor.

Praxis-Tipp

Leider ist eine Aufteilung eines gemischt genutzten Raums in einen betrieblichen und privaten Anteil der Ausgaben verboten (BMF, Schreiben v. 5.10.2017, Az. IV C S 2145/07/10002:019, Rz. 4). Bei Festlegung des Arbeitszimmers oder bei Planung eines Eigenheims ist also darauf zu achten, dass das Arbeitszimmer eine eigene Zugangstür hat und dass in diesem Raum maximal 10 Prozent an Privatangelegenheiten erledigt werden.

Da Rückfragen des Sachbearbeiters oder des Prüfers bei geltend gemachten Betriebsausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer vorprogrammiert sind, empfiehlt es sich, jährlich folgende Nachweise zu führen und aufzubewahren:

  • Schießen Sie Fotos von der Lage und von der Ausstattung Ihres häuslichen Arbeitszimmers.
  • Bewahren Sie einen Plan auf, der alle Räume der Wohnung bzw. des Hauses und vor allem das Arbeitszimmer mit der eigenen Zugangstür zeigt.

Ist das Arbeitszimmer vom übrigen Wohnraum nicht abgetrennt, bedeutet das nicht das endgültige Aus für alle Bürokosten. Denn zumindest die Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Laptop, Telefon, Regal und Bürostuhl sind unabhängig vom Vorliegen der Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer stets als Betriebsausgaben abziehbar.

 

Ermittlung der abziehbaren Betriebsausgaben

Liegen die Voraussetzungen für den Abzug der Arbeitszimmerkosten als Betriebsausgaben vor, sind die abziehbaren Betriebsausgaben in vier Schritten zu ermitteln.

Schritt 1: Ermittlung der direkten Ausgaben 

Im ersten Schritt müssen Sie die Ausgaben ermitteln, die dem betrieblich genutzten Raum direkt zugeordnet werden können, jedoch ohne die Ausgaben für Arbeitsmittel.  Dazu zählen insbesondere folgende Ausgaben:

Ausstattung: Tapete, Teppich, Fenstervorhang, Rollo, Lampen ………. Euro
+ Renovierungskosten ………. Euro
= Gesamte zuordenbaren Ausgaben ………. Euro

 

Schritt 2: Ermittlung der indirekten Ausgaben 

Im zweiten Schritt ermitteln Sie den prozentualen Anteil des Arbeitszimmers an der Gesamtwohnfläche Ihres Privathaushalts sowie alle Kosten, die alle Räumlichkeiten betreffen. Den prozentualen Anteil für das Arbeitsraumes ermitteln Sie nach folgender Formel:

Arbeitszimmeranteil =  (Fläche des Arbeitszimmers : Gesamtwohnfläche)   x  100

Beispiel: Sie nutzen in Ihrem Haus einen Raum für betriebliche Zwecke. Das Arbeitszimmer hat 30 Quadratmeter, das ganze Haus inklusive Quadratmeter hat 130 Quadratmeter.

⇒Folge: Der prozentuale Anteil des Arbeitszimmers beträgt 23,1% (30 qm : 130 qm x 100). Sie dürfen also 23,1% der indirekten Kosten dem betrieblichen Bereich zurechnen.

Zu den indirekten Kosten rechnen insbesondere folgende Kosten Ihres Privathaushalts:

 

Miete bei Arbeitszimmer in gemieteter Immobilie ………. Euro
+ oder fiktive Gebäudeabschreibung bei Eigenheim ………. Euro
+ Strom-, Wasser-, Heizkosten ………. Euro
+ Müllabfuhr, Grundsteuer, Gebäudeversicherungen, Kosten für Schornsteinfeger ………. Euro
+ Renovierungskosten z.B. Fassade, Malerarbeiten ………. Euro
+ Schuldzinsen für Immobiliendarlehen oder für Finanzierung von Renovierungskosten ………. Euro
= Indirekte Kosten für Privathaushalt. ………. Euro

 

Beispiel: Sie ermitteln einen prozentualen Anteil des Arbeitszimmers an der Gesamtwohnfläche von 23,1% und indirekte Kosten in Höhe von 8.600 Euro. Folge: Sie dürfen bei betrieblicher Nutzung des Arbeitsraumes 1.987 Euro den Betriebsausgaben zurechnen.

Schritt 3: Ermittlung der Kosten für betriebliche Arbeitsmittel 

Im dritten Schritt widmen Sie sich den betrieblichen Arbeitsmitteln, die sich in Ihrem häuslichen Büro befinden. Diese wirken sich im Rahmen der Abschreibung als Betriebsausgaben aus. Zu den betrieblichen Arbeitsmitteln gehören vor allem:

  • Bürostuhl
  • Schreibtisch
  • Regal
  • Schrank
  • PC
  • Drucker, Scanner, etc.
  • Telefonanlage

Büromöbel sind nach der amtlichen Abschreibungstabelle auf 13 Jahre verteilt abzuschreiben, Telekommunikationsgeräte auf drei Jahre.

Praxis-Tipp

Da der Kaufpreis für Möbel erst nach 13 Jahren steuersparend abgeschrieben werden kann, lohnt es sich, die Anschaffungskosten der Möbelstücke auf netto 800 Euro pro Jahr zu reduzieren. In diesem Fall stellen die Möbel so genannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) dar und die Möbelkosten können sofort in voller Höhe den Betriebsausgaben zugerechnet werden.

 

Beispiel: Sie statten Ihr Arbeitszimmer mit Möbeln aus (insgesamt 10.000 Euro; Kaufpreis je Möbelstück mehr als netto 800 Euro; Kauf im April). Alternative: Sie geben 10.000 Euro aus und passen auf, dass die einzelnen Anschaffungskosten nicht über netto 800 Euro liegen.

 

Möbel mit Anschaffungskosten von jeweils mehr als 800 Euro Möbel mit Anschaffungskosten von jeweils maximal 800 Euro netto
Anschaffungskosten 10.000 Euro 10.000 Euro
Betriebsausgaben im Jahr des Kaufs der Möbel 576 Euro (10.000 Euro : 13 Jahre x 9/12 wegen Kauf im April) 10.000 Euro (Sofortabzug als geringwertige Wirtschaftsgüter)

 

Schritt 4: Endgültige  Ermittlung der abziehbaren Betriebsausgaben 

In Schritt 4 ermitteln Sie die als Betriebsausgaben abziehbaren Arbeitszimmer-Kosten, je nachdem, ob für Sie der volle Betriebsausgabenabzug in Betracht kommt (Arbeitszimmer = Mittelpunkt), kein Arbeitsraum vorliegt oder ob die Begrenzung des Betriebsausgabenabzug auf 1.250 Euro pro Jahr greift.

Variante 1: Ermittlungsschema bei vollem Betriebsausgabenabzug
Direkt zuordenbare Kosten aus Schritt 1 ………. Euro
+ Prozentual auf das Arbeitszimmer entfallende Kosten (aus Schritt 2) ………. Euro
= Abziehbare Betriebsausgaben für das häusliche Arbeitszimmer ………. Euro
+ Betriebsausgaben für Abschreibung oder Sofortabzug von betrieblichen Arbeitsmitteln (aus Schritt 3) ………. Euro
= Gesamter Betriebsausgabenabzug im Zusammenhang mit den Arbeitszimmerkosten ………. Euro

 

Variante 2: Begrenzung des Betriebsausgabenabzugs
Direkt zuordenbare Kosten aus Schritt 1 ………. Euro
+ Prozentual auf das Arbeitszimmer entfallende Kosten (aus Schritt 2) ………. Euro
= Abziehbare Betriebsausgaben für das häusliche Arbeitszimmer maximal 1.250 Euro ………. Euro (höchsten 1.250 Euro)
+ Betriebsausgaben für Abschreibung oder Sofortabzug von betrieblichen Arbeitsmitteln (aus Schritt 3) ………. Euro
= Gesamter Betriebsausgabenabzug im Zusammenhang mit den Arbeitszimmerkosten ………. Euro

 

Variante 3: Finanzamt erkennt keine Betriebsausgabe an
+ Betriebsausgaben für Abschreibung oder Sofortabzug von betrieblichen Arbeitsmitteln (aus Schritt 3) ………. Euro

 

Steuerfalle 1: Häusliches Arbeitszimmer als Betriebsvermögen

Nutzen Sie einen Raum Ihres Eigenheims für gewerbliche oder freiberufliche Zwecke, kann es passieren, dass das Finanzamt den genutzten Raum als Betriebsvermögen einstuft. Das hat fatale Folgen, wenn das Eigenheim verkauft oder der Betrieb aufgegeben wird. Handelt es sich bei dem Raum um Betriebsvermögen, müssen Sie die auf den Arbeitsraum entfallende Wertsteigerung als Betriebseinnahme versteuern. Angesichts der explodierenden Immobilienpreise kann das steuerlich richtig teuer werden.

Doch nicht jeder betriebliche genutzte Raum im Eigenheim wird steuerlich automatisch zu Betriebsvermögen. Eigenbetrieblich genutzte Grundstücksteile brauchen nicht als Betriebsvermögen behandelt zu werden, wenn ihr Wert nicht mehr als ein Fünftel des gemeinen Werts des gesamten Grundstücks und nicht mehr als 20 500 Euro beträgt (§ 8 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung).

Praxis-Tipp

Um die steuerlich negativen Folgen bei Verkauf des Eigenheims oder bei Betriebsaufgabe zu vermeiden, sollten Sie also darauf achten, dass die beiden genannten Voraussetzungen eingehalten sind. Beachten Sie § 8 EStDV bei Bau einer Immobilie bezüglich der Größe des Arbeitszimmers bzw. bei der Wahl des betrieblich genutzten Raums eines bereits vorhandenen Eigenheims.

 

Steuerfalle 2: Privates Veräußerungsgeschäft

Doch selbst, wenn das häusliche Büro kein Betriebsvermögen darstellt, kann es passieren, dass das Finanzamt bei Verkauf der Immobilie hinsichtlich des Arbeitszimmeranteils den Gewinn besteuert. Das kann vor allem dann passieren, wenn zwischen Kauf und Verkauf des Eigenheims weniger als zehn Jahre vergangen sind. Da das häusliche Büro nicht zu eigenen Wohnzwecken genutzt wird, ist der auf das Arbeitszimmer entfallende Gewinn nach § 23 EStG zu versteuern.

Praxis-Tipp

Es läuft beim Bundesfinanzhof zwar ein Musterprozess zu der Frage, ob diese Besteuerung rechtens ist. Doch dieser Prozess bezieht sich nur auf Überschuss- und nicht wie bei Unternehmern auf Gewinneinkünfte. Deshalb sollte die Spekulationsbesteuerung gezielt verhindert werden. Denkbar sind zwei Auswege:

  • Das Eigenheim wird erst nach Ablauf von zehn Jahren nach dem Kauf veräußert. In diesem Fall kann keine Besteuerung nach § 23 EStG stattfinden.
  • Sie beenden die betriebliche Nutzung des Raums nachweislich zwei Steuerjahre vor dem Verkaufsjahr. In diesem Fall kann das Finanzamt den auf das Arbeitszimmer entfallenden nicht besteuern.

 

Fazit: Die erläuterte Thematik führt in der Regel zu sehr kritischen Nachfragen und Überprüfungen des Finanzamts. Sie sollten bei Ihren Angaben immer bei der Wahrheit bleiben. Denn hat das Finanzamt Zweifel an Ihren Angaben, wird es die steuerlichen Voraussetzungen für den Betriebsausgabenabzug im Rahmen einer Betriebsprüfung checken. Wichtig: Nur wenn Sie die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnen und verbuchen, erkennt das Finanzamt tatsächlich abziehbare Betriebsausgaben in Ihrer Gewinnermittlung an.

 

 

Autor: Bernhard Köstler

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