Gutschrift: So sichern Sie sich den Vorsteuerabzug

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Gutschriften kommen im Betriebsalltag ständig vor. Sie eignen sich hervorragend, um wechselseitige Forderungen zwischen Geschäftspartnern zu saldieren. Wenn nur das Finanzamt nicht wäre. Bereits wiederholt haben mich Steuerverantwortliche aus Unternehmen darüber informiert, dass Betriebsprüfer bei Gutschriften "hängen bleiben". Lesen Sie hier, worauf es für Sie bei Gutschriften aus (umsatz-)steuerlicher Sicht entscheidend ankommt.

Achten Sie auf die korrekte Bezeichnung! Gutschriften müssen als solche bezeichnet werden. Diese Bezeichnung zählt zu den gesetzlichen Pflichtangaben. Fehlt sie in einem Abrechnungsdokument, entfällt der Vorsteuerabzug. Wenn mehrere solcher Fälle vorliegen, bedeutet das wiederum für den Empfänger der nicht korrekt bezeichneten Gutschrift saftige Umsatzsteuer-Nachzahlungen.

Kein Wunder also, dass die Verunsicherung oftmals groß ist. Die Finanzverwaltung hat erfreulicherweise „Druck aus dem Kessel genommen“ und unterscheidet zwischen einer echten Gutschrift (Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinne) und einer unechten Gutschrift (kaufmännische Gutschrift).

 

In diesen Fällen handelt es sich um eine echte Gutschrift

Vereinbaren Sie mit Ihrem Geschäftspartner, dass Ihr Unternehmen als Empfänger einer Dienstleistung über eine Gutschrift abrechnen, muss die daraufhin von Ihnen ausgestellte Rechnung die Angabe „Gutschrift“ enthalten. Es handelt sich um eine echte Gutschrift (Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne).

»Hinweis für EU-Geschäfte: Erfreulicherweise zeigt sich die Finanzverwaltung den Gepflogenheiten des internationalen Geschäftsverkehrs gegenüber aufgeschlossen. Das zeigt sich darin, dass sie auch solche Formulierungen anerkennt, die in anderen Amtssprachen der EU-Mitgliedstaaten für den Begriff „Gutschrift“ verwendet werden.

 

„Begriffliche Unschärfe“ bringt Vorsteuerabzug nicht zu Fall

Die Finanzverwaltung geht sogar noch einen Schritt weiter. Sie erkennt an, dass eine Gutschrift gelegentlich auch bei Geschäften zwischen deutschen Unternehmen anders genannt wird. Um die umsatzsteuerliche Abwicklung von Geschäften nicht noch komplizierter zu gestalten, als sie ohnehin schon ist, will sie den Vorsteuerabzug nicht an „begrifflichen Unschärfen“ scheitern lassen. Als Beispiel nennt die Finanzverwaltung den Begriff „Eigenfaktura“. Den lässt sich als Alternative zu „Gutschrift“ gelten, wenn folgende Voraussetzungen zusammen vorliegen (14.5. Abs., 24 UStAE):

  • Die Gutschrift wird im Übrigen ordnungsgemäß erteilt, enthält also alle sonstigen Pflichtangaben.
  • Es bestehen keine Zweifel an deren inhaltlicher Richtigkeit.

Was die Finanzverwaltung unter einer unechten Gutschrift versteht

Den Ministerialbürokraten ist nicht entgangen, dass es im allgemeinen Sprachgebrauch auch dann „Gutschrift“ heißt, wenn es tatsächlich nur um die Stornierung oder Korrektur der ursprünglichen Rechnung geht. Diese sogenannte kaufmännische Gutschrift ist keine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne.

»Beispiel: Vereinbarte Sonderkonditionen werden in der Rechnung nicht berücksichtigt, oder es werden aus anderen Gründen versehentlich falsche Preise zugrunde gelegt. Oder die Ware ist mangelhaft. In diesen Fällen ist eine kaufmännische Gutschrift ein probates Mittel, um den Fall schnell, geräuschlos und ohne Folgewirkungen für die weitere Geschäftsbeziehung aus der Welt zu schaffen. Das bedeutet: Wird in diesen Fällen im Rechnungsdokument der Begriff „Gutschrift“ verwendet, ist dies umsatzsteuerlich unschädlich.

Gutschrift und Rechnung in einem Dokument? Ja, aber …

Den bisher ungeklärten Fall, dass eine Gutschrift mit einer Rechnung zusammengefasst wird, kann es nur bei einer Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne geben. Wird in einem Dokument sowohl über empfangene Leistungen (Gutschrift) als auch über ausgeführte Leistungen (Rechnung) zusammen abgerechnet, gilt Folgendes:

  • Das Dokument muss die Rechnungsangabe „Gutschrift“ enthalten.

 

  • Aus dem Dokument muss zweifelsfrei hervorgehen, über welche Leistung als Leistungsempfänger bzw. leistender Unternehmer abgerechnet wird.

 

  • In dem Dokument sind Saldierung und Verrechnung der gegenseitigen Leistungen unzulässig.
Praxis-Tipp
  • Die Finanzverwaltung lässt es zu, dass Gutschrift und Rechnung in ein und demselben Dokument enthalten sind. Dadurch, dass eine Saldierung und Verrechnung der gegenseitigen Leistungen jedoch nicht zulässig sind, bietet eine derartige Zusammenfassung keine Vorteile. Ganz im Gegenteil: In der Hektik des Betriebsalltags kann es schnell passieren, dass es bei den Pflichtangaben trotz alle Sorgfalt doch zu Fehlern oder Versäumnissen kommt.
  • Deshalb empfehle ich Ihnen, Gutschriften und Rechnungen grundsätzlich getrennt, also in jeweils eigenen Dokumenten, zu erstellen.

 

 

Vorsicht vor dieser Vorsteuer-Falle!

Widerspricht der Empfänger einer Gutschrift dem ihm übermittelten Abrechnungsdokument, verliert die Gutschrift ihre Wirkung einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden Rechnung. Das gilt auch, wenn die Gutschrift den vertraglichen Vereinbarungen entspricht und die Umsatzsteuer zutreffend ausweist. Es genügt, dass der Widerspruch rechtlich verbindlich ist. Das folgt aus einem kaum bekannten Urteil des BFH (Az. XI R 25/11). Die BFH-Richter gingen diesen beiden Fragen ausführlich nach:

 

  1. Reicht es für eine Versagung des Vorsteuerabzugs aus, dass der Geschäftspartner den Gutschriften widersprochen hat?
  1. Oder darf der Widerspruch vom Finanzamt nur dann beachtet werden, wenn der Geschäftspartner auch vertraglich zu dem Widerspruch berechtigt war?

 

Formal korrekter Widerspruch reicht aus

Unter Hinweis auf § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG beantworteten die BFH-Richter die erste Frage mit einem klaren „Ja“ und die zweite Frage deshalb mit einem ebenso eindeutigen „Nein“. Konkret:

 

  • Formalien

Es kommt allein darauf an, ob der Widerspruch wirksam erklärt wurde, ob er also gegenüber dem richtigen Empfänger erfolgte und ob der Erklärende berechtigt war, für den Geschäftspartner verbindliche Erklärungen abzugeben. Das war hier der Fall.

  • Vertragliche Grundlagen

Ob der Widerspruch den vertraglichen Vereinbarungen entspricht, die das Unternehmen mit seinem Geschäftspartner getroffen hat, ist für das Finanzamt völlig unerheblich. Es ist Sache der beiden Vertragspartner, „sich über die Richtigkeit der Gutschrift auseinanderzusetzen und ggf. eine neue Abrechnung, sei es durch Gutschrift oder Rechnung, herbeizuführen“.

  • Finanzamt steht außen vor

Es hat keine Bedeutung, ob das Unternehmen Anspruch auf eine Rechnung mit demselben Inhalt hatte, wenn eine Gutschrift nicht vereinbart worden wäre. Käme es darauf an, würde das Finanzamt – so die BFH-Richter – in den Streit zwischen Unternehmen und Geschäftspartner hineingezogen. In diesem Streit ginge es dann aber ausschließlich um nichtsteuerliche Fragen, für die das Finanzamt nicht zuständig sei.

 

Autor: Redaktion

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