GoBD und Kassenbuchführung

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Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), die seit Januar 2015 gelten, regeln nicht nur die Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen, sondern auch die Kassenbuchführung. Auch hier müssen alle Geschäftsvorfälle und Buchungen belegt werden und lückenlos, geordnet und vollständig über den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren vorhanden sein.

 

 

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Grundsätzlich muss jeder, der Bareinnahmen erzielt, unabhängig von der Buchführungspflicht (§§ 238–241 HGB), eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung nachweisen. Ausgenommen sind Personen, die nur eine Einnahmeüberschussrechnung durchführen müssen. Aber auch sie könnten betroffen sein, da es für jeden Unternehmer praktisch ist, für die laufenden Bargeschäfte wie Portokosten eine Kasse zu führen.

Anforderungen an die Kassenbuchführung

Die Pflichten und Anforderungen der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung ergeben sich aus dem HGB, der AO sowie den GoBD.

Tägliche Buchung

Wer Bargeschäfte über eine Kasse abwickelt, muss seine Einnahmen und Ausgaben nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festhalten. Im Vergleich: Unbare Geschäftsvorfälle dürfen innerhalb von 10 Tagen gebucht werden.

Kassensturzfähigkeit

Die Kassenbuchaufzeichnungen müssen dergestalt sein, dass man jederzeit den Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand vergleichen kann. (Kassensturzfähigkeit).

 

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit:

Laut § 238 Abs. 1 Satz 2 und 3 HGB; § 145 Abs. 1 Satz 1 AO sowie Rz. 30 bis 35 und 145 bis 150 GoBD muss die Buchführung (Kassenführung) so beschaffen sein, dass sie „einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“ Die Belege müssen sich anhand einer fortlaufenden Nummerierung dem Geschäftsvorfall zuordnen lassen.

Vollständig, Richtigkeit und Ordnung:

Gemäß § 239 Abs. 2 HGB; § 146 Abs. 1 AO und Rz. 36 bis 57 GoBD müssen die Eintragungen in den Kassenbüchern „vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden“. Dazu gehört vor allem, dass der Buchungsfall ausreichend bezeichnet wird und dass die Einnahmen und Ausgaben täglich verbucht werden müssen. Zur Richtigkeit gehört es auch, dass in der Kasse kein Minusbestand entstehen darf.

Unveränderbarkeit:

Nach § 239 Abs. 3 HGB; § 146 Abs. 4 AO und Rz. 58 bis 60 und 107 bis 112 GoBD müssen die Aufzeichnungen unveränderbar sein. Das bedeutet, dass keine Eintragung oder Aufzeichnung derart verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Dazu gehört auch, dass keine Veränderung vorgenommen werden darf, von der nicht ersichtlich ist, ob sie die ursprüngliche Eintragung oder eine spätere Veränderung darstellt.

Aufbewahrungspflicht

Nach Vorschrift der § 257 Abs. 4 HGB; § 147 AO sowie Rz. 113 bis 144 GoBD müssen die Kassendaten während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren verfügbar und lesbar sein.

 

Die unterschiedlichen Kassensysteme

Es gilt zu beachten, dass es unterschiedliche Kassensysteme gibt. Neben den Kassen in Form von Geldkassetten oder „offenen Ladenkassen“ gibt es noch Registrierkassen und PC-Kassensysteme. Alte mechanische Kassen oder Geldkassetten sind jedoch ohnehin nur noch für Kleinunternehmer zulässig.

Egal, welches System man wählt, es muss dabei immer gewährleistet sein, dass alle Informationen, die man eingebucht hat oder die in den Geschäftsvorfall eingeflossen sind, unverändert bleiben. Ein Export aus einer elektronischen Kasse in ein anderes System ist daher unzulässig und stellt eine Ordnungswidrigkeit dar. (Es sei denn die Unveränderbarkeit ist technisch sichergestellt.)

Man kann grundsätzlich frei wählen, welche Kasse man benutzt und sogar freiwillig eine Kasse führen. Wer nicht dazu verpflichtet ist, braucht im Zweifel keine Kasse und kann sie daher auch nicht führen. Aber hat man sich einmal für den Einsatz einer Kasse entschieden, gelten für alle Kassen die Kassenbuchführungspflichten.

Der Haken an der Sache ist nur, dass nicht alle Kassen manipulationssicher sind und das Finanzamt Spielraum für Beanstandungen hat. Kassen, die die gesetzlichen Mindestanforderungen nicht erfüllen können, durften daher ohnehin nur bis Ende 2016 eingesetzt werden.

 

Registrierkassen

Seit dem 01.01.2017 besteht die Pflicht der GoBD-Konformität für Registrierkassen. Darunter fallen alle Kassen, die digitale Daten erzeugen und speichern können.

Der Steuerpflichtige muss diese Daten daraus zehn Jahren lang unveränderbar und jederzeit maschinell auswertbar zur Verfügung stellen können. Sie sollten also idealerweise eine Schnittstelle zu einer Prüfungssoftware der Finanzbehörden haben.

Kleine Unternehmer mit veralteten Kassen haben also einen großen Nachholbedarf bzw. müssen ihr Kassensystem austauschen. Aber Achtung: Da eine Übertragung der Daten in ein anderes Medium den Grundsätzen der GoBD widerspricht (wenn der Export nicht GoBD-konform ist), muss das bisherige System für die Dauer der 10 Jahre ebenfalls unverändert aufbewahrt werden.

Tipps für gute Kassensysteme oder Apps, die GoBD-konform sind, gibt es im Internet oder beim Steuerberater. Beratungen zum am besten geeigneten Kassensystem (es gibt möglicherweise branchenüblich bevorzugte Systeme), gibt es auch bei den Herstellern und Anbietern von Kassensystemen und Softwareanbietern.

 

Wichtige GoBD-Anforderungen für Registrierkassen im Überblick:

  • Alle Einnahmen und Ausgaben müssen einzeln aufgezeichnet werden (mit Datum und geordnet)
  • Sie müssen auswertbar sein, dürfen aber zusammengefasst werden (als Tages- oder Monatsbericht). Allerdings ist es unzulässig, diese Daten nur als Journalstreifen auszudrucken und aufzubewahren.
  • Aufbewahrungsfrist dieser Daten: 10 Jahre
  • Zusätzlich müssen alle systemrelevanten Unterlagen, die dazugehören, ebenfalls während dieser Frist aufbewahrt werden.
  • Alle Daten, die die Kasse betreffen, müssen unveränderbar und außerdem jederzeit einsehbar sein.

 

Sie wollen mehr über die GoBD erfahren? Hier geht’s zum Artikel „GoBD – kurz erklärt“

 

 

Autor: Redaktion

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