Geschäftsreise mit Ehegatten: Ermittlung der steuerlichen Betriebsausgaben

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Sind Sie als Unternehmer viel auf Geschäftsreisen, Ihr Ehegatte begleitet Sie und das Finanzamt bekommt Wind davon, sind kritische Überprüfungen vorprogrammiert. Es wird hier nämlich pauschal vermutet, dass Sie private Ausgaben in der Gewinnermittlung verbuchen. Wie Sie den Betriebsausgabenabzug bei Geschäftsreisen mit dem Ehegatten ermitteln, erfahren Sie im folgenden Praxisbeitrag.

 

Variante 1: Geschäftsreise mit Ehegatten, der nicht im Betrieb angestellt ist

Ist Ihr Ehepartner nicht in Ihrem Betrieb angestellt oder beteiligt, dürfen nur die auf Sie entfallenden Reisekosten als Betriebsausgaben vom Gewinn abgezogen werden. Die Ausgaben für den Ehegatten stellen Privatvergnügen dar, die in der Buchführung nichts zu suchen haben.

Unternehmen Sie eine Geschäftsreise und Ihr Ehegatte ist mit von der Partie, müssen Sie dem Finanzamt stets die Kosten für eine Einzelperson nachweisen. Das funktioniert folgendermaßen:

  • Lassen Sie sich vom Hotel bescheinigen, wie hoch die Kosten für ein Einzelzimmer gewesen wären. Sie bewahren in der Buchhaltung zwar die Rechnung für das Doppelzimmer auf, vermerken jedoch auf der Rechnung den nachweisbaren Preis für ein Einzelzimmer und machen nur dafür einen Betriebsausgabenabzug geltend.
  • Alternative: Sie lassen sich zwei verschiedene Rechnungen erstellen und fügen nur die Rechnung über das Einzelzimmer Ihren Buchhaltungsunterlagen bei.
Praxis-Tipp

Bei einer Geschäftsreise mit den Ehegatten schaut das Finanzamt nicht nur auf den korrekten Betriebsausgabenabzug in der Gewinnermittlung. Ein Blick gilt auch dem Vorsteuerabzug. Auch hier gilt: Die Vorsteuerbeträge, die auf Ihren Ehegatten entfallen, sind nicht abziehbar.


Variante 2: Geschäftsreise mit Ehegatten, der im Betrieb angestellt ist

Ist der Ehegatte im Betrieb angestellt, ist es schon einfacher, den Betriebsausgabenabzug für zwei Personen in der Gewinnermittlung zu rechtfertigen. Doch selbst bei Anstellung der besseren Hälfte sollten Unternehmer für Nachweise sorgen, die das Finanzamt überzeugen.

Insbesondere folgende Nachweise können dazu führen, dass das Finanzamt die Reise- und Unterkunftskosten für den Ehegatten anlässlich einer Geschäftsreise steuerlich anerkennt:

  • Halten Sie schriftlich fest, warum die Anwesenheit Ihres Ehegatten auf der Geschäftsreise notwendig war (z.B. Vorstellen der Geschäftspartner und Kunden als Ansprechpartner, spezielle Sprachkenntnisse, spezielle Fähigkeiten).
  • Bewahren Sie Unterlagen auf, aus denen hervorgeht, dass Ihr Ehegatte während der Geschäftsreise nicht nur seinem Privatvergnügen nachgegangen ist, sondern betrieblichen Tätigkeiten (Vorlage Gesprächsprotokoll mit Geschäftspartnern bzw. Kunden, aus dem hervorgeht, dass Ihr Ehegatte mit von der Partie war; Führung eines Art Tagebuchs für den Ehegatten, aus dem hervorgeht, dass dieser betrieblichen Tätigkeiten nachgegangen ist).
Praxis-Tipp

Sie müssen sich immer vor Augen halten, dass bei einer Geschäftsreise mit dem Ehegatten Sie gegenüber dem Finanzamt in der Beweislast sind. Sie müssen detailliert nachweisen, dass Sie die Höhe der Betriebsausgaben anlässlich der Geschäftsreise korrekt ermittelt haben. Ohne schriftliche Aufzeichnungen kann es passieren, dass das Finanzamt die abziehbaren Betriebsausgaben im Schätzungsweg kürzt.

Ist eine sehr teure Geschäftsreise ins Ausland geplant und Sie stellen Ihren Ehegatten kurz davor als Minijobkraft an, damit er auf Kosten des Finanzamt mitreisen darf, sind kritische Überprüfungen des Finanzamts vorprogrammiert. Je weniger der Ehegatte verdient und je höher die Kosten der Geschäftsreise mit dem Ehegatten ausfallen, desto ausführlicher sollten die Aufzeichnungen dazu sein, welche betrieblichen Tätigkeiten Ihr Ehegatte während des Geschäftsreisen wahrgenommen hat.

Auch hier gilt: Bleiben Sie bei der Wahrheit. Denn entdeckt ein Sachbearbeiter bzw. ein Prüfer des Finanzamts, dass Ihr Ehegatte gar nicht bei den betrieblichen Treffen mit Kunden oder mit Geschäftspartnern dabei, sondern stattdessen auf Shopping-Tour war, droht nicht nur die Kürzung des Betriebsausgabenabzugs. Oftmals wird hier zusätzlich ein Steuerstrafverfahren eingeleitet. Sie fragen sich nun, wie der Finanzbeamte überhaupt an diese Informationen kommen kann. Ganz einfach: Er kann vorgeben, eine Geldverkehrsrechnung anhand Ihrer privaten Kontoauszüge vornehmen zu wollen. Bei dieser Gelegenheit sucht er auf den privaten Kontoauszügen nach Abbuchungen während der Geschäftsreise und vergleicht die Abbuchungs-Zeitpunkte mit Ihren Aufzeichnungen zu den betrieblichen Meetings.


Variante 3: Anmietung einer Wohnung anlässlich der Geschäftsreise mit dem Ehegatten

Dauert die Geschäftsreise mit dem Ehegatten länger und Sie mieten deshalb eine Wohnung an, wäre es nahezu unmöglich, dem Finanzamt exakt mitzuteilen, wie hoch die Kosten für den nicht in der Firma angestellten Ehegatten sind, die nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen.

Doch hier gibt es einen Ausweg. Der Bundesfinanzhof hat in einem Beschluss ein Berechnungsschema entwickelt, nach dem Sie als Unternehmer den Betriebsausgabenabzug elegant aufteilen können (analoge Anwendung des BFH, Beschluss vom 3.7.2018, Az. VI R 55/16). Die Aufteilung der Betriebsausgaben nehmen Sie danach folgendermaßen vor:

  • Schritt 1: Sie ermitteln den Gesamtaufwand der Unterkunftskosten für die angemietete Immobilie. Dieser Gesamtaufwand ist nach Köpfen zu verteilen.
  • Schritt 2: Danach ist ein Sockelbetrag von 20% der Mietkosten zusätzlich als Betriebsausgabe abziehbar.

Beispiel: Sie müssen aus betrieblichen Gründen für einen Monat nach Italien reisen. Ihr nicht im Betrieb angestellter Ehegatte ist in dieser Zeit mit von der Partie. Sie mieten sich nicht im Hotel ein, sondern mieten einen Haus. Die Mietkosten betragen 6.000 Euro.

Ermittlung des Betriebsausgabenabzugs analog des BFH-Beschlusses

Pro-Kopf-Ausgaben für die Mietkosten (6.000 Euro x 50%) 3.000 Euro
+ Sockelbetrag (20% von 6.000 Euro) 1.200 Euro
= Maximal abziehbare Betriebsausgaben für das gemietete Haus 4.200 Euro

 

Abwandlung des Beispiels: Nicht nur der Ehegatte ist auf der Geschäftsreise mit von der Partie, sondern auch Ihr Kind. Danach ergibt sich folgender Betriebsausgabenabzug

Pro-Kopf-Ausgaben für die Mietkosten (6.000 Euro : 3) 2.000 Euro
+ Sockelbetrag (20% von 6.000 Euro) 1.200 Euro
= Maximal abziehbare Betriebsausgaben für das gemietete Haus 3.200 Euro

 

Praxis-Tipp

Die Bearbeiter in den Finanzämtern sind bei der Kürzung des Betriebsausgabenabzugs bei Geschäftsreisen mit Ehegatten rigoroser. Sie ermitteln die ortsübliche Miete für eine maximal 60 Quadratmeter große Immobilie und lassen nur diesen Mietaufwand als Betriebsausgaben zum Abzug zu. Ist die Kürzung des Betriebsausgabenabzugs nach der Finanzamtsberechnung höher als die Kürzung nach dem BFH-Beschluss vom 3.7.2018, sollten Sie sich gegen nachteilige Steuerbescheide mit einem Einspruch und mit Hinweis auf die analoge Anwendung des BFH-Beschlusses wehren.

Stolperfalle mit der Argumentation bei Geschäftsreisen mit dem Ehegatten

Ist der Ehegatte nicht im Betrieb angestellt und Sie wollen dennoch durchsetzen, dass die während der Geschäftsreise mit dem Ehegatten angefallen An- und Abreise sowie Unterkunftskosten in kompletter Höhe als Betriebsausgaben abziehbar sind, müssen Sie bei Ihrer Argumentation aufpassen.

Denn teilen Sie dem Finanzamt mit, dass Ihr Ehegatte bei der Geschäftsreise mit von der Partie ist, weil er die besten Entscheidungen für Ihren Betrieb trifft und in der Kundenakquise beste Quoten erzielt, kann das Finanzamt auf die Idee kommen, dass Sie kein Einzelunternehmen betreiben, sondern dass eine Personengesellschaft betrieben wird, bei der Sie und Ihr Ehegatte Mitunternehmer sind. Das würde die Gewinnermittlung deutlich verkomplizieren und kann mitunter zu steuerlich nachteiligen Konsequenzen führen.

 

 

Autor: Bernhard Köstler

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