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Bewirtungsbelege

In beinahe jeder Branche fallen regelmäßig Bewirtungsbelege an. Denn es gehört beinahe zum guten Ton, die Kunden, die zu Besuch kommen, auch zum Mittag- oder Abendessen einzuladen. Wenn Sie diese Bewirtungskosten anschließend jedoch steuerlich geltend machen wollen, gibt es Einiges zu beachten.

 

Wann kann der Bewirtungsbeleg steuerlich geltend gemacht werden?

Zunächst gilt es zu beweisen, dass es sich bei dem Essen tatsächlich auch um ein Arbeitsessen handelt und nicht um eine private Mahlzeit. Dafür sind verschiedene Rechtsvorschriften zu beachten, die zum einen für Betriebsausgaben und zum anderen für den Vorsteuerabzug gelten.
Um das Essen als Betriebsausgaben abzusetzen, muss in der Rechnung alles enthalten sein, was zu den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gehört. Trotzdem werden 30% des Rechnungsbetrages als Privatvergnügen angesehen. Das heißt: Sie können nur 70% der Gesamtsumme dieser Restaurantrechnung als Betriebsausgabe ansetzen.
Beim Vorsteuerabzug hingegen können die kompletten 100% angesetzt werden – sofern Sie alle gesetzlichen Vorschriften einhalten.

Was müssen Sie beachten, damit Sie die Bewirtungskosten absetzen können?

Zunächst müssen Sie beachten, dass die Grenze für Kleinbetragsrechnungen rückwirkend zum 1. Januar 2017 von 150 auf 250 erhöht wurde. Für den Bewirtungsbeleg spielt der Gesamtbetrag eine Rolle, da die Anforderungen für die Pflichtangaben sich unterscheiden.
Denken Sie außerdem daran, die Bewirtung (egal ob Restaurant oder Lieferservice) zeitnah, einzeln und gesondert von den restlichen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.
Es ist möglich, auch Trinkgelder geltend zu machen. Dieser Betrag ist direkt auf der Rechnung zu vermerken und vom Kellner abzuzeichnen. Dies ist normalerweise problemlos möglich.

Belegnachweis bei der Bewirtung in Gaststätten

In der Regel sind Gaststätten, Restaurants oder Hotels darauf vorbereitet, einen Belegnachweis zu erstellen. Die meisten verwenden dabei Vordrucke, auf deren Vorderseite die normale Rechnung ausgewiesen ist und die Rückseite den Belegnachweis darstellt.
Aber es ist problemlos zulässig, den erforderlichen Nachweis auf einem gesonderten Dokument zu erstellen. Dieses wird dann einfach an die Rechnung geheftet.

Pflichtangaben auf dem Beleg:

In erster Linie ist daran zu denken, dass jede Rechnung, die vom Finanzamt akzeptiert werden soll, maschinell erstellt sein muss. Außerdem gehört eine /Rechnungsnummer darauf. Das ist wichtig, denn handschriftliche Rechnungen oder Quittungen reichen nicht aus!
Sie können zwar einen manuellen Belegnachweis erstellen, aber die eigentliche Restaurantrechnung hat maschinell von dort erstellt zu sein.

Pflichtangaben auf jeder Rechnung unter 250 Euro sind:

  • Vollständiger Name und komplette Anschrift der Gaststätte/des Gastwirtes
  • Rechnungsdatum und Tag der Bewirtung (wichtig: maschinell eingedruckt), egal ob die Rechnung am selben Tag ausgestellt wurde oder erst später.
  • Genaue Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke, z. B. „Menü 1“, „Tagesgericht vegetarisch“, „All-you-can-eat-Buffet“ etc. Die allgemeine Angabe „Speisen“ und „Getränke“ wird nicht anerkannt.
  • Zu jedem Getränk und jeder Speise ist der Preis einzeln anzugeben.
  • Rechnungsbetrag in einer Summe (brutto) inklusive Mehrwertsteuer sowie dem anzuwendenden Steuersatz

Pflichtangaben auf jeder Rechnung über 250 Euro sind:

Zusätzlich zu den oben genannten Angaben sind noch zu ergänzen:
  • Der Gastwirt muss außerdem den Rechnungsempfänger (den Gastgeber) eintragen.
  • Neben der fortlaufenden Rechnungsnummer ist auch die Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnr. des Gastwirts notwendig.
  • Rechnungsbetrag netto plus dem Steuersatz sowie des Umsatzsteuerbetrages.
Darüber hinaus sind noch – unabhängig vom Rechnungsbetrag - folgende Angaben auf dem Belegnachweis notwendig. (Entweder auf der Rückseite der Rechnung oder einem handschriftlichen Beiblatt, das der Rechnung angeheftet wird):

  • Betrieblicher Anlass der Bewirtung. Dieser muss sehr genau beschrieben werden und mit einem bestimmten Geschäftsvorgang oder einem Projekt in Zusammenhang stehen. Ein allgemeiner Hinweis wie „Arbeitsessen“ ist nicht ausreichend.
  • Alle Teilnehmer des Geschäftsessens sind namentlich aufzuführen. Auch der Bewirtende (also der Steuerpflichtige) ist anzugeben.
  • Ort und Datum ergeben sich normalerweise bereits aus der Gaststättenrechnung, ansonsten sind sie auch hier aufzuführen. Unterschrift des Gastgebers (also des Steuerpflichtigen)

  Praxistipp: Ausfüllhinweise und Vordrucke zu den Bewirtungsbelegen gibt es bei der zuständigen IHK, die auch bei Rückfragen jederzeit kontaktiert werden darf.


Autor: Redaktion

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