Fallen der USt-Voranmeldung: Anzahlungen in Gesamtrechnungen korrekt berücksichtigen

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Ein alltäglicher Vorgang aus dem Betriebsalltag sorgt bei den beteiligten Geschäftspartnern immer wieder für Verunsicherung. Es geht um die Abrechnung von Anzahlungen. Rechnen Sie über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung ab, handelt es sich um eine Rechnung über eine Anzahlung.

 

»Beispiel: Ihr Unternehmen hat im De­zember 2017 einen Auftrag angenom­men. Die Arbeiten werden sich über mehrere Monate hinziehen. Spätestens Ende September 2018 soll der Auftrag erledigt sein. Die Vergütung ist wie folgt geregelt: Eine erste Anzahlung war Anfang Januar fällig, eine 2. An­zahlung soll Anfang Mai erfolgen. Die Restzahlung ist bei Abnahme fällig.

⇒Folge: Die Umsatzsteuer auf die An­zahlungen im Januar und Mai 2018 berücksichtigen Sie im Rahmen Ihrer USt-Voranmeldungen für diese beiden Monate. In der USt-Voranmeldung für September 2018 geben Sie die Umsatz­steuer aus der Gesamtvergütung an, abzüglich der Umsatzsteuer, die Sie bereits im Rahmen der USt-Voran­meldungen für Januar und Mai 2018 abgeführt haben.

 

Zeitpunkt der Anzahlung: Wann Besonderheiten gelten

An sich müssen Sie in der Rechnung über eine Anzahlung den Zeitpunkt angeben, zu dem Sie die Anzahlung vereinnahmt haben (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Es gilt jedoch eine Beson­derheit gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6, Abs. 5 UStG, wenn Sie Zahlungen Ihres Kunden für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung vereinnahmen. In diesen Fällen muss der Zeitpunkt der Vereinnahmung der Anzahlung nur genannt werden, wenn diese bei­den Voraussetzungen erfüllt sind:

  1. Der Zeitpunkt der Vereinnahmung der Anzahlung steht fest.
  2. Dieser Zeitpunkt stimmt nicht mit der Ausstellung der Rechnung überein.
¡Achtung!

Auch in diesem Fall reicht es aus, den Kalendermonat der Vereinnahmung anzugeben (Abschn. 14.5 Abs. 16 Nr. 5 UStAE).

Unabhängig davon, ob im konkreten Einzelfall die Soll- oder die Ist-Besteuerung angewendet wird, muss Ihr Unternehmen für Anzahlungen die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, sobald Sie diese erhalten haben (sogenannte Mindest–Ist-Besteuerung).

 

Dieses Detail in der Schlussrechnung führt zu Diskussionen

Unter Steuerpraktikern wird bisweilen diskutiert, ob später in der Schlussrechnung das Datum der Anzahlungsrechnung oder der Zeitpunkt der Vereinnahmung der Anzahlung angegeben werden muss. Diese Diskussionen können selbst langjährig erfolgreiche Kundenbeziehungen belasten. Dies ist völlig unnötig, vor allem auch vor dem Hintergrund, dass es entscheidend darauf ankommt, die Anzahlungen überhaupt zu berücksichtigen.

Gesetzliche Vorgaben gibt es nicht. Einen Hinweis auf die Handhabung enthält jedoch Abschn. 14.8. Abs. 7 UStAE. Danach gilt für eine Schlussrechnung, mit der ein Unternehmen über die ausgeführte Leistung insge­samt abrechnet, Folgendes:

Die vor der Ausführung der Leistung vereinnahmten Entgelte oder Teilentgelte müssen abgesetzt werden.

Das Gleiche gilt für die hierauf entfallenden Steuerbeträge. Voraussetzung ist stets, dass Sie Ihrem Kunden für diese Entgelte bzw. Teilentgelte Anzahlungsrechnungen mit gesondertem Steuerausweis erteilt haben.

 

Meine Empfehlung:

Im Betriebsalltag ist es üblich, die Anzahlungen zeitlich zu konkretisieren. Jegliche Diskussionen vermeiden Sie von vornherein, wenn Sie in Ihren Schlussrechnungen sowohl das Datum der Anzahlungsrechnung als auch den Zeitpunkt der Vereinnahmung der Anzahlung nennen. Dies erfordert im EDV-Zeitalter lediglich einen sehr geringfügigen Mehraufwand. Zugleich bieten Sie Ihren Kunden damit ein Höchstmaß an Transparenz.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Autor: Redaktion

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