Fahrtenbuch – Diese Anforderungen muss es erfüllen um zum Steuersparmodell zu werden

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Fahrtenbuch PKW

Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt darüber, wann ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird, sind legendär und beschäftigten seit Jahrzehnten die Finanzgerichte. Dass hier mit so harten Bandagen gefochten wird, hat einen knallharten finanziellen Hintergrund: Akzeptiert das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht, muss der geldwerte Vorteil grundsätzlich nach der 1-%-Methode versteuert werden. Als Folge einer Betriebsprüfung drohen dann unter Umständen hohe Steuernachzahlungen.

Diese Anforderungen stellt der BFH an Ihr Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden (keine lose Blattsammlung), um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Eine Excel-Tabelle stellt ebenfalls kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. Aus diesem Grund stellen wir ihnen an dieser Stelle auch keine Excel-Vorlage zur Verfügung. Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher geregelt. Daher haben die Gerichte die Anforderungen rund um das Fahrtenbuch in diversen Urteilen konkretisiert. Damit Ihr Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt werden kann, müssen die nachfolgenden Anforderungen erfüllt sein:

Anforderung OK?
Geben Sie zunächst das Datum der der Fahrt an. ›
Möchten Sie auch Mehraufwendungen für Verpflegung abrechnen, geben Sie zusätzlich auch den Zeitpunkt der Abfahrt und das Ende der jeweiligen Fahrt an. ›
Geben Sie das Ziel Ihrer Fahrt an. Die Angabe des Ortes allein reicht nur dann aus, wenn Ihr Gesprächspartner einwandfrei identifiziert werden kann. Besser ist es, wenn Sie den Namen des von Ihnen besuchten Unternehmens, Ihren Gesprächspartner und den Ort samt Anschrift angeben. ›
Geben Sie Grund des Besuchs möglichst prägnant an. ›
Geben Sie die Kilometerstände zu Beginn und am Ende der jeweiligen Fahrt vollständig an. Hierbei erfassen Sie jede einzelne berufliche Fahrt. ›
Ordnen Sie die Fahrten nach ihrer zeitlichen Reihenfolge. ›
Verbinden Sie mehrere geschäftliche Termine miteinander, dürfen Sie alle Abschnitte der Fahrten zusammenfassen. Für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch reicht es dann aus, wenn Sie den Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt erfassen. Zusätzlich müssen Sie die aufgesuchten Geschäftspartner in der zeitlichen Reihenfolge erfassen, in der Sie sie aufgesucht haben. ›
Führen Sie eine Privatfahrt durch, ist Ihre berufliche Fahrt unterbrochen. Diese müssen Sie dann mit der Angabe der Kilometerstände abschließen. Bei der Privatfahrt geben Sie nur die Kilometerstände an. Details zu den besuchten Orten/Personen sind nicht zu erfassen. ›

Kleine Fehler werden verziehen

Der BFH hat entschieden, dass kleinere Mängel noch nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs als Ganzes führen, wenn die Angaben insgesamt (noch) plausibel sind (BFH, Urteil vom 10.4.2008). Eine hinreichende Gewähr für die Voll­ständigkeit und Richtigkeit der Angaben muss jedoch noch gegeben sein.

Das Fahrtenbuch muss alle Angaben enthalten

Entscheiden Sie sich für ein Fahrtenbuch, müssen Sie es für das gesamte Jahr führen. Die Führung für einen repräsentativen Zeitraum ist unzulässig. Ausnahme: Sie schaffen im Verlauf des Jahres ein neues Fahrzeug an. Dann führen Sie das Fahrtenbuch ab dem Zeitpunkt, ab dem Sie es nutzen.

Aus Ihrem Fahrtenbuch müssen sich alle relevanten Angaben entnehmen lassen. Ihr Fahrtenbuch muss lesbar sein. Nur so können Ihre Angaben auf Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit überprüft werden.

Zeitnahe Aufzeichnungen

Allein aus der Anforderung, dass Sie ihr Fahrtenbuch in einer geschlossenen Form führen müssen, wird deutlich, dass Sie die Eintragungen zeitnah vornehmen. Nur wenn Sie nach Abschluss der jeweiligen Fahrt die Kilometerstände und die Angaben zu den Orten/aufgesuchten Geschäftspartner erfassen, können Sie sicher sein, keine Fahrt übersehen zu haben.

Können Sie erst im Nachhinein Fahrten anhand von Notizen oder Kalendereintragungen zuordnen, so spricht dies gegen ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Diese Angaben müssen sich aus Ihrem Fahrtenbuch ergeben

  1. Datum, Uhrzeit und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen von Ihnen betrieblich oder beruflich veranlass­ten Fahrt. Angaben zur Uhrzeit sind zwar für das Fahrtenbuch nicht vorgeschrieben, erleichtern Ihnen aber die Abrechnung, wenn Sie Mehraufwendungen für Verpflegung abrechnen möchten.
  2. Reiseziel (Ort und Straße) und Zweck Ihrer Fahrt. Müssen Sie aufgrund von Verkehrshindernissen Umwege fahren, geben Sie dies in Ihrer Eintragung an. Der Hinweis „Stau A2 Lichtendort, Umweg über A 45“ sollte mehr als ausreichend sein.
  3. Geben Sie den Namen des Unternehmens und den Ihres aufgesuchten Geschäftspartners an.
  4. Grund Ihrer beruflich veranlassen Fahrt. Hier reicht die Angabe wie z.B. Messebesuch IFA Berlin, Bilanzbesprechung Steuerberater oder Finanzierungsanfrage Volksbank Bonn aus.
  5. Unterbrechen Sie Ihre dienstliche Fahrt, weil Sie z.B. private Erledigungen durchführen möchten, ändert sich der Charakter der Fahrt. Beenden Sie die betriebliche Fahrt, in dem Sie die Kilometer vor und beim Ende Ihrer privaten Fahrt in Ihrem Fahrtenbuch erfassen.
  6. Führen Sie Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer 1. Tätigkeitsstätte durch, reicht hierzu ein kurzer Vermerk
  7. Sie dürfen auch in Ihrem Fahrtenbuch auch Abkürzungen für häufig aufgesucht Ziele und Kunden benutzen. Einzige Voraussetzung: Sie müssen selbsterklärend sein.

 

Empfehlung: Die Aufzeichnungen sollten am besten sofort nach Fahrtende einer jeden Fahrt geführt werden. Dies ist zwar umständlich und zeitaufwendig, garantiert Ihnen aber, dass Sie keine Fahrt vergessen.

In diesen Fällen liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor

  • Beschränken sich z. B. die Angaben zu den Fahrtzielen auf bloße und Ihrerseits wiederum abgekürzte Ortsnamen ohne Angabe einer bestimmten Adresse, ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß.
  • Ebenfalls nicht ordnungsgemäß ist das Fahrtenbuch, wenn aufgesuchte Geschäftspartner oder Kunden ebenfalls regelmäßig nur mit Abkürzungen angegeben werden.

Elektronisches Fahrtenbuch erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Arbeit

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist nur dann zulässig, wenn sich aus ihm dieselben Erkenntnisse wie aus einem manu­ell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Eine nachträgliche Veränderbarkeit der Daten muss jedoch technisch ausgeschlossen oder zumindest automatisch/technisch gekennzeichnet sein (BFH, Urteile vom 16.11.2005 und 1.3.2012). Ein Fahrtenschreiber kann ebenfalls ein manuelles Fahrten­buch ersetzen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist eine enorme Erleichterung:

  • Alle Fahrten werden zuverlässig in ihrer chronologischen Reihenfolge erfasst.
  • Vergessene Fahrten oder fehlerhafte Kilometerangaben gehören der Vergangenheit an.
  • Der Nutzer ordnet jede Fahrt einer der 3 denkbaren Nutzungsarten zu. Dies kann er sofort nach jeder Fahrt, z. B. bequem über sein Smartphone erledigen. Er wählt „Privat“, „Geschäft/Beruf“ oder „Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte“.

 

Autor: Markus Kahr

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