Elektronische Rechnungen – worauf kommt es an?

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Längst ist es möglich, Rechnungen unter erleichterten Voraussetzungen per E-Mail an Kunden zu verschicken. Doch die elektronische Übermittlung von Rechnungen spaltet die deutschen Unternehmen in 2 Lager: Die einen Unternehmen feiern die E-Mail-Rechnungen als moderne Errungenschaft und möchten ihre Rechnungen am liebsten nur noch per E-Mail versenden und auch nur noch elektronisch erhalten. Die anderen Unternehmen möchten Rechnungen weder per E-Mail versenden noch auf diesem Weg erhalten und setzen weiterhin auf Rechnungen in Papierform.

Viele Unternehmen sind nicht dazu bereit, die Zusendung von Rechnungen per E-Mail zu akzeptieren. Das liegt an Folgendem: Eine Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen per Ausdruck ist nach den GoBD nicht ausreichend. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie elektronische Rechnungen auf einem nicht nachträglich änderbaren Speichermedium, zB CD, DVD oder in einer entsprechenden Cloud abspeichern. Genau dies empfinden viele Unternehmen als lästig.

Wie gehen Sie am besten vor?

Ob es sinnvoll ist, sozusagen von dem einen Extrem (nur Papierrechnungen) in das andere Extrem (nur noch elektronische Rechnungen) zu fallen, lässt sich nicht allgemeingültig feststellen. Es kommt immer auf die Branche an – und vor allem auf Ihre Kunden!

 

Zufriedene Kunden sind das A und O

Was nützt der beste Kunden-Service, wenn Sie zunächst sehr zufriedene Kunden ganz zum Schluss dadurch vergraulen, dass Sie ihnen die Rechnung per E-Mail zusenden? Das gilt erst recht dann, wenn Sie Ihre Waren bzw. Dienstleistungen insbesondere auch oder sogar in erster Linie Nichtunternehmern anbieten.

 

Was immer wieder übersehen wird

Einer der wichtigsten Punkte der Neuregelung ist, dass Ihre Kunden mit einer elektronischen Rechnungsstellung einverstanden sein müssen.

¡Achtung!

Ob Ihre Kunden ihr Einverständnis explizit erklären müssen, ist nicht ausdrücklich gesetzlich geregelt. Das bedeutet:

▶ Das Einverständnis kann mündlich oder schriftlich und insbesondere auch per E-Mail mitgeteilt werden.

▶ Ihre Kunden können auch noch nach Zugang der elektronischen Rechnung erklären, dass sie mit dieser Form der Übermittlung der Rechnung einverstanden sind. Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch: Ihre Kunden können der elektronischen Übersendung einer Rechnung widersprechen. Und was für Ihre Kunden gilt, gilt in gleicher Weise auch für Sie gegenüber Ihren Lieferanten.

 

  1. Fall: Sie möchten Rechnungen per E-Mail versenden

Klären Sie bereits bei Entgegennahme eines Auftrags, ob Ihre Kunden damit einverstanden sind, dass sie die Rechnungen später per E-Mail erhalten. Stimmen Ihre Kunden zu, sollten Sie das dann auch in die Auftragsbestätigung hineinschreiben.

 

Formulierungsbeispiel

Wie vereinbart, werden wir Ihnen unsere Rechnung elektronisch an Ihre E-Mail-Adresse übermitteln, die Sie uns wie folgt aufgegeben haben: …

 

 

Alternativ können Sie auch in Ihren „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ (AGB) regeln, dass Sie berechtigt sind, Rechnungen per E-Mail zu verschicken.

 

Formulierungsbeispiel

Dem Auftragnehmer steht es frei, seine Leistungen per Briefpost oder auf elektronischem Weg per E-Mail in Rechnung zu stellen.

 

 

  1. Fall: Sie möchten keine Rechnungen per E-Mail erhalten

Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten, gehen Sie am besten wie folgt vor: Überprüfen Sie zunächst, ob Sie dieser Form der Übersendung nicht möglicherweise doch zugestimmt haben, ohne dass dies Ihnen zunächst bewusst wurde. Beispiel Die AGB Ihres Lieferanten ermächtigen ihn, Ihnen die Rechnung per E-Mail zuzusenden. Ist dies nicht der Fall, haben Sie aber dennoch eine Rechnung per E-Mail erhalten, sollten Sie auf einer Papierrechnung bestehen. Weisen Sie Ihren Lieferanten darauf hin, dass Sie einer elektronischen Übermittlung der Rechnung nicht zugestimmt haben und deshalb ausschließlich eine Rechnung in Papierform wünschen. Praxis-Tipp Verschaffen Sie Ihrer Forderung Nachdruck, indem Sie ankündigen, nur den Rechnungsnettobetrag zu überweisen, wenn Sie keine Papierrechnung erhalten.

Formulierungsbeispiel

Ihre Rechnung vom … (Rechnungs-Nr. …, Kunden-Nr. ..) haben  Sie mir per E-Mail übermittelt, ohne dass ich dem zugestimmt habe. Mir ist wichtig, die Rechnung in Papierform zu erhalten, und ich bitte Sie, mir eine solche Rechnung auf dem Postweg zuzusenden. Zugleich mache ich Sie darauf aufmerksam, dass Ihre E-Mail-Rechnung unter den gegebenen Umständen nicht die gesetzlichen Vorgaben gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG erfüllt. Deshalb bitte ich Sie um Verständnis dafür, dass ich nur den Rechnungsnettobetrag überweisen werde, wenn mir eine Papierrechnung bis spätestens … vorliegt.

 

Aufbewahrung von E-Rechnungen

Konkret geht es um die betriebsprüfungssichere Aufbewahrung elektronischer Rechnungen. Die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) an die Aufbewahrung dieser Rechnungen sind nur dann erfüllt, wenn durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren folgende Voraussetzungen zusammen vorliegen:

▶ Die Echtheit der Herkunft der Rechnung muss gewährleistet sein. Das bedeutet: Die Identität des Rechnungsstellers muss gewährleistet sind. Versenden Sie Ihre Rechnungen künftig z. B. per E-Mail, müssen Ihre Kunden sicher sein, dass Sie tatsächlich auch der Absender der Rechnungen sind.

▶ Der Inhalt der Rechnungen muss unversehrt sein. Das bedeutet: Es muss ausgeschlossen sein, dass der Inhalt der Rechnung während der Übermittlung verändert werden kann.

▶ Die Rechnung muss lesbar sein. Das bedeutet: Die Rechnungen müssen in einer Form geschrieben sein, die für das menschliche Auge lesbar ist. Das hat das Bundesfinanzministerium in einer Verfügung klargestellt (BMF, Az. IV D 3 – S 7015/15/10001). Dabei verweist die Finanzverwaltung ausdrücklich auf die im Vorjahr aktualisierten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

Die praktischen Auswirkungen auf Ihren Betriebsalltag

Alle Geschäftsvorfälle müssen vollzählig, lückenlos und so detailliert aufgezeichnet werden, dass sie auch Jahre später problemlos nachvollzogen werden können, z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfung oder USt-Sonderprüfung. Allerdings akzeptiert die Finanzverwaltung dabei branchenspezifische Erleichterungen. Beispiel: In einem Einzelhandelsgeschäft kommt eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung zum Einsatz. Die Namen der Kunden werden deshalb bei Bargeschäften nicht erfasst. Das ist zulässig. Änderungen müssen dauerhaft sichtbar bleiben. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Insbesondere muss die Software die Gewähr dafür bieten, dass alle eingegebenen Informationen (Programme und Datenbestände) nicht mehr unterdrückt werden können. Ebenso muss sichtbar sein, wenn Daten überschrieben, gelöscht oder geändert wurden.

Sie haben generell 3 Alternativen, um sicherzustellen, dass Daten, Datensätze und elektronische Dokumente unverändert bleiben:

 

Auswahl der Hardware: Einsatz unveränderbarer und fälschungssicherer Datenträger.

 

Auswahl der Software: Sicherungen, Sperren, automatische Protokollierung, fortlaufend nummerierte Versionen.

 

Unternehmensinterne Organisation: Regelung der Zugriffsberechtigung. Wenn Sie E-Rechnungen und andere Dokumente einscannen Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, Papierrechnungen und andere papierene Dokumente (z. B. Geschäftsbriefe, Verträge) einzuscannen. Durch das Einscannen werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden.

 

Praxis-Tipp

Sie gehen betriebsprüfungssicher vor, wenn Sie sich in einer Organisationsanweisung folgende Fragen beantworten:

▶ Wer darf einscannen?

▶ Zu welchem Zeitpunkt wird gescannt (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung)?

▶ Welches Schriftgut wird gescannt?

▶ Ist eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich?

▶ Wie werden Fehler protokolliert?

 

¡Achtung!

Eine vollständige Farbwiedergabe z. B. beim Scannen ist erforderlich, wenn der Farbe eine Beweisfunktion zukommt. Beispiel Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben.

 

 

 

Autor: Redaktion

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