Einfache oder doppelte Buchführung: Wo liegen die Unterschiede?

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Als Unternehmer gehört die Buchhaltung bestimmt nicht zu Ihren liebsten Aufgaben. Trotzdem lohnt es sich einen Blick auf die unterschiedlichen Anforderungen der einfachen Buchführung, auch Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) genannten und der doppelten (kaufmännischen) Buchführung zu werfen, um die für Sie beste Option zu finden.

    Voraussetzungen für die Wahl der Buchführungsform

    Ganz frei sind Sie in der Wahl der Buchführungsform nicht. Die gesetzlichen Grundlagen sind in § 141 AO und § 238 HGB und § 241 HGB geregelt. Wenn Sie

    • einen Umsatz von mehr als 600.000 €/Jahr erzielen oder
    • Ihr Gewinn größer ist als 60.000 €/Jahr ist oder
    • Ihre Firma im Handelsregister eingetragen ist

    müssen Sie eine doppelte Buchführung machen und eine E-Bilanz abgeben.

    Freiberufler dürfen übrigens unabhängig von Umsatz- und Gewinngrenzen eine einfache Buchführung erstellen.

    Fallen Sie mit Ihrem Unternehmen nicht unter die oben genannten Kriterien, können Sie frei entscheiden, wie Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen.

    Achtung: Wenn Sie sich für einen freiwilligen Wechsel der Gewinnermittlungsart und damit für die doppelte Buchführung entscheiden, müssen Sie sich an alle gesetzlichen Vorschriften halten. Das gilt nach § 5 EStG dann auch für die handelsrechtlichen „Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung“ (GoBD). Und an diese Wahl sind Sie für mindestens 3 Jahre gebunden.

    Was sind die Besonderheiten der einfachen Buchführung?

    Eine einfache Buchführung ist im Prinzip eine Liste von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Zu den Betriebseinnahmen gehören alle Zahlungseingänge (bar und unbar) im betreffenden Wirtschaftsjahr. Betriebsausgaben sind alle baren oder unbaren Zahlungsabflüsse im Wirtschaftsjahr. Nach § 11 EStG kommt es dabei auf grundsätzlich auf den tatsächlichen Zufluss und Abfluss an (Zufluss- und Abflussprinzip). Lediglich zum Jahreswechsel gibt es eine Ausnahme. Regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen wie zum Beispiel Mietzahlungen, Telefonrechnungen aber auch die Umsatzsteuervorauszahlungen können Sie dem Jahr zuordnen, zudem sie wirtschaftlich gehören.

    Hinweis: Sie sind nicht verpflichtet Ihre wiederkehrenden Zahlungen dem Wirtschaftsjahr zuzuordnen. Oft macht es auf lange Sicht keinen Unterschied, welchem Jahr Sie zum Beispiel Ihre Mietzahlungen zuordnen.

    Es gibt noch weitere Abweichungen vom Zu- und Abflussprinzip. Zwischen dem 22.12. und dem 31.12. autorisierte Zahlungen mit EC- oder Kreditkarte, die erst im folgenden Jahr abgebucht werden, können mit dem auf der Quittung nachgewiesenen Zeitpunkt der Zahlung berücksichtigt werden. Sollten Sie einen Scheck erhalten oder ausstellen, ist der Übergabezeitpunkt maßgebend.

    Einfaches Ablagesystem möglich

    Liegen Ihre Betriebseinnahmen unter 17.500 €/Jahr können Sie ihre Gewinnermittlung komplett formlos erstellen. Es genügt dann, wenn Ihre Belege über die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben fortlaufend sammeln und zum Beispiel in Aktenordnern ablegen. Für Ihre Steuererklärung benötigen Sie folgende Unterlagen:

    • Eingangsrechnungen
    • Ausgangsrechnungen
    • Kontoauszüge des Geschäftskontos
    • Nachweise zu baren Geschäftsvorfällen wie Kassenzettel und Quittungsdurchschläge.

    Es empfiehlt sich auch Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis der getätigten Umsätze wichtig sind, zum Beispiel eine entsprechende E-Mail Korrespondenz. 

    Ablage gemäß der amtlichen „Anlage EÜR“

    Liegen Ihre Einnahmen über 17.500 €/Jahr müssen Sie Ihre Gewinnermittlung auf dem amtlichen Steuerformular „Anlage EÜR“ abgeben. Dort müssen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben nach bestimmten Kategorien aufführen (zum Beispiel Personalkosten, Raummiete, Reisekosten, Kfz-Kosten). Zwar sind Sie nicht verpflichtet diese Unterteilung Ihrer Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben im laufenden Geschäftsjahr vornehmen. Sie können sich jedoch die Arbeit im Rahmen Ihrer Steuererklärung vereinfachen, wenn Sie von Anfang an die entsprechende Unterteilung vornehmen. Ansonsten müssen Sie die Belege im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung nach der geforderten Systematik des Formulars sortieren, addieren und eintragen.

    Besonderheit: Abschreibungen auf das Anlagevermögen

    Nur bis zu einem bestimmten Wert dürfen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten komplett im Jahr der Anschaffung bzw. Herstellung als Betriebsausgabe abgezogen werden. Diese Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG-Grenze) liegt zurzeit bei 800 € netto. Übersteigen die Kosten für die Anschaffung oder Herstellung diesen Wert, müssen die Kosten auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt werden. Diese sogenannten Abschreibungen, auch Absetzung für Abnutzung (AfA) genannt, werden dann über die Nutzungsdauer als Betriebsausgabe berücksichtigt.

    Hinweis: Bei einer einfachen Buchführung müssen grundsätzlich keine Angaben über das Betriebsvermögen erfasst werden. Sie müssen aber auf Nachfrage des Finanzamtes Auskunft über jedes Wirtschaftsgut Ihres Betriebsvermögens geben können. Sinnvoll ist es daher von Anfang an ein Verzeichnis über das Betriebsvermögen (z.B. Maschinen, Material, bestehende Forderungen, Bankguthaben) bzw. über die Schulden (z.B. Darlehen, Verbindlichkeiten) aufzustellen. Spätestens für die Abgabe der Steuererklärung müssen Sie ein Anlageverzeichnis auf Seite 4 des EÜR-Formulars erstellen (AVEÜR). Dort müssen Sie

    • die Anschaffungs- und Herstellungskosten
    • den Buchwert zu Beginn und Ende des Jahres und
    • die Zugänge und Abgänge

    erfassen.

    Was ist eine“doppelte Buchführung“?

    Die doppelte Buchführung wird auch doppische Buchführung bzw. Doppik genannt. Diese kaufmännische Buchführung listet systematisch alle Geschäftsvorgänge eines Unternehmens auf. Am Ende des Jahres werden alle Geschäftsbuchungen des Wirtschaftsjahres im Jahresabschluss zusammengefasst. Er muss zum Jahresende dem Finanzamt übermittelt werden. Gemäß § 242 besteht der Jahresabschluss aus der Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Es erfolgt somit zu einer Zeitraumbetrachtung durch die Gewinn- und Verlustrechnung und einer Zeitpunktbetrachtung durch den Vergleich des Betriebsvermögens zum Jahresanfang und zum Jahresende, der in der Bilanz abgebildet wird. Diese beiden Betrachtungen geben der Buchführung ihren Namen.

    Bei der doppelten Buchführung gibt es aber auch eine technische Dopplung: jeder Geschäftsvorfall wird auf mindestens zwei Buchführungskonten verbucht. Innerhalb eines Buchungssatzes gibt es immer eine „Soll“ und eine „Haben“ Seite. Die Summe auf beiden Seiten muss immer gleich sein. Mit diesem System ist eine einfache Plausibilitätskontrolle möglich, da nicht nur innerhalb eines Buchungssatzes die Summe gleich sein muss, sondern auch allen Beträgen im „Soll“ auf einem Konto gleichhohe Beträge im „Haben“ auf den Konten entgegenstehen müssen. Nutzen Sie ein elektronisches Buchführungssystem, wird dies in der Regel automatisch erzwungen, da es nur bei einer Übereinstimmung möglich ist eine Buchung zu erzeugen.

    Betriebsvermögensvergleich für die Bilanz

    Grundlage für den Vergleich des Betriebsvermögens ist die Bilanzrechnung. Hierzu werden Bestandskonten erstellt, die die Vermögensstände und die Kapitalstände des Unternehmens abbilden. Diese Konten werden in der Bilanz abgebildet. Dazu wird die Bilanz in eine Aktivseite und eine Passivseite gegliedert. Auf der Aktivseite werden alle Geschäftsvorfälle erfasst, für die Sie Geld ausgeben. Zu den Aktivkonten zählen daher Konten zum Beispiel für Maschinen, Vorräte, Fuhrpark oder die Kasse. Auf der Passivseite wird erfasst, woher Sie Ihre Finanzmittel beziehen. Die Passivkonten bilden daher zum Beispiel Ihr Eigenkapital, die Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung oder Ihre Kredite ab.

    Jedes Bestandskonto ist in wiederrum in eine Soll-Seite und eine Haben-Seite unterteilt. Es wird deshalb auch T-Konto genannt. Die Soll-Seite befindet sich links, die Haben-Seite recht im T-Konto. Bei Konten auf der Aktivseite der Bilanz werden die Zugänge im Soll gebucht, die Abgänge im Haben. Bei den Konten auf der Passivseite verhält es sich genau umgekehrt. Die Zugänge werden im Haben gebucht, Abgänge finden sich im Soll wieder.

    Grundlage der Bilanz: die Inventur

    Zu Beginn Ihrer unternehmerischen Tätigkeit und dann jeweils zum Ende Ihres Geschäftsjahres müssen Sie eine sogenannte Inventur machen. Hierzu wird eine Bestandsaufnahme und Bewertung all Ihrer Vermögensgenstande und Verbindlichkeiten vorgenommen. Das Ergebnis wird im sogenannten Inventar zusammengefasst. Das Inventar beinhaltet folgende Angaben:

    • Ihr Vermögen, geordnet nach Liquidität (Anlagevermögen, Umlaufvermögen)
    • Ihre Schulden, geordnet nach abnehmender Fälligkeit (Darlehn und Kredite, Verbindlichkeiten bei Lieferanten, Kontokorrentkrediten)
    • Ihrem Eigenkapital

    Die im Inventar ermittelten Werte sind dann die Grundlage für die jeweiligen Bestandskonten der Bilanz.

    Gewinn- und Verlustrechnung

    Mit der Gewinn und Verlustrechnung (GuV) können Sie den Erfolg Ihres Unternehmens in einer bestimmten Zeitspanne ermitteln Hierzu werden die Erträge und Aufwände Ihres Unternehmens gegenübergestellt. Bei diesen Erfolgskonten, die Unterkonten des Eigenkaptalkontos sind, werden Erträge auf der rechten Kontoseite und Aufwendungen auf der linken Kontoseite erfasst.

    Tipp:Sie können so ganz einfach Ihre wirtschaftliche Situation ablesen: überwiegen Ihre Erträgen machen Sie Gewinn. Überwiegen dagegen Ihre Aufwende, machen Sie einen Verlust.

    Am Ende des Jahres werden die Salden der einzelnen Aufwands- und Ertragskonten im GuV-Konto zusammengefasst. Überprüfen Sie auf jeden Fall, ob Sie auch alle Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen erfasst haben. Über ein sogenanntes Schlussbilanzkonto wird der Saldo des Gewinn- und Verlustkontos wiederum in das Eigenkapitalkonto der Bilanz übertragen.

    Vor- und Nachteile der verschiedenen Buchhaltungsformen

    Starten Sie mit Ihrem Unternehmen oder sind Sie ein Kleinunternehmer reicht die einfache Buchführung für Sie aus. Im Prinzip brauchen Sie nur eine Excel-Liste und verschiedene Ordner. Die einfache Buchführung ist daher einfach zu erlernen und umzusetzten.

    Spätestens wenn Ihr Unternehmen wächst kommen Sie mit der einfachen Buchführung an Ihre Grenzen. Im Gegensatz zur doppelten Buchführung haben Sie keinen schnellen Überblick über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens. Wenn Sie sich von Anfang an die doppelte Buchführung gewöhnen, müssen Sie sich nicht umstellen, wenn Sie aufgrund der gesetzlichen Grundlagen buchführungspflichtig werden. Führen Sie freiwillig Bücher, sind Sie allerdings für drei Jahre an die Wahl gebunden.

    Im Wesentlichen kommt es bei der Entscheidung für die Buchführungsform also auf die Perspektive Ihres Unternehmens an. Wenn Sie voraussichtlich in absehbarer Zeit Kleinunternehmer bleiben, reicht die einfachfache Buchführung. Ist zu erwarten, dass Sie die Buchführungsgrenzen überschreiten, sollten Sie die Zeit investieren und von Anfang an die doppelte Buchführung nutzen.

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