E-Rechnungen – Ab jetzt gelten neue Vorgaben

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Künftig gelten spezielle europarechtliche Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung, wenn es sich um öffentliche Auftraggeber handelt. Das folgt aus der Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rech-VO), durch die in Deutschland EU-Vorgaben umgesetzt werden.

Worauf es für Sie bei den E-Rechnungen ankommt

Möglicherweise zählen öffentliche Auftraggeber (bislang noch) nicht zu Ihrem Kundenkreis. Das ist aber nahezu zweitrangig. Denn die neuen Vorgaben für die E-Rechnungen werden sich eher kurz als mittelfristig auf den Betriebsalltag nahezu aller Unternehmen auswirken.

Rechnungen sollen künftig nicht mehr ausgedruckt, kuvertiert und frankiert werden. Vielmehr soll es möglich sein, Rechnungen mit nur wenigen Klicks über ein webbasiertes Rechnungsportal des Bundes in dem strukturierten Format XRechnung digital hochzuladen und an den Auftraggeber zu senden. Bei dem XRechnung-Standard handelt es sich um ein XML-Format. Sie können aber auch einen anderen Datenaustauschstandard verwenden, wenn er die aktuellen Vorgaben erfüllt. Für die Einführung dieses neuen Standards bei E-Rechnungen gilt folgender Fahrplan:

Ab 27.11.2018:

Ab diesem Stichtag müssen oberste Bundesbehörden (z. B. Bundesministerien) oder Verfassungsorgane (z. B. Bundestag) technisch in der Lage sein, E-Rechnungen in dem neuen Standard in Empfang zu nehmen und zu bearbeiten.

Ab 27.11.2019:

Ab diesem Stichtag gelten die Vorgaben der E-Rech-VO auch für alle übrigen Bundesbehörden.

Ab 27.11.2020:

Ab diesem Stichtag sind Unternehmen verpflichtet, öffentlichen Auftraggebern E-Rechnungen auszustellen und sie ihnen elektronisch zuzusenden.

Ausnahme: Die Rechnung betrifft Leistungen bis zu einem Auftragswert von maximal 1.000 € (ohne Umsatzsteuer). Das zielt ab auf sogenannte Direktaufträge, für die ebenfalls die allgemeinen Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gelten, für die aber kein Vergabeverfahren durchgeführt wird.

Achtung

Für die Umsetzung der EU-Vorgaben bei Landesbehörden, Kommunen und sonstigen öffentlichen Auftraggebern sind gesonderte Regelungen auf der Ebene der Bundesländer erforderlich.

 

Wie die neuen E-Rechnungen übermittelt werden

Sie müssen sich bei einem neuen Verwaltungsportal mit Ihrem Unternehmen registrieren. Dafür brauchen Sie die neue Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID). Diese Registrierung ist Voraussetzung dafür, dass Sie die Rechnungen an Ihre öffentlichen Auftraggeber elektronisch übermitteln können. Generell sollen Ihnen diese 4 Übermittlungswege zur Verfügung stehen:

  • Ausfüllen eines Web-Formulars
  • Nutzung von Web-Services
  • Upload von Files
  • Versenden von E-Mails/DE-Mails

Achtung:

  • Eine Bilddatei, ein PDF-Dokument oder eine eingescannte Rechnung wird den EU-Anforderungen an eine E-Rechnung voraussichtlich nicht mehr genügen.
  • Um Kleinunternehmern den Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern zu erleichtern, sieht die E-Rech-VO folgende Vereinfachung vor: Es ist zulässig, spezielle Dienstleister (sogenannte Rechnungssender) einzuschalten, die es übernehmen, die E-Rechnungen auszustellen und elektronisch an die öffentlichen Auftraggeber zu versenden.

 

Die neue E-Rechnung hat ihren Ursprung im UStG

Auch für die neue E-Rechnung gelten die Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 1 UStG. Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Vorgaben muss zusätzlich folgende Angaben enthalten:

  •  eine Leitweg-ID
  • die Bankverbindungsdaten
  • die Zahlungsbedingungen (z. B. Zahlungstermine)
  • die DE-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Achtung

Ihre E-Rechnung muss zusätzlich auch folgende Angaben enthalten, sofern der Auftraggeber sie Ihnen bereits bei Erteilung des Auftrags mitgeteilt hat: die Lieferantennummer und die Bestellnummer.

 

Empfehlung

Die neue E-Rechnung gemäß den EU-Vorgaben ist die Zukunft. Ich empfehle Ihnen, sich ab sofort fortlaufend über die Details dieser neuen Form der Rechnungsstellung zu informieren, damit sich Ihr Unternehmen frühestmöglich auf die neue Entwicklung einstellen kann. Am besten ernennen Sie einen Mitarbeiter zum „Beauftragten für die neuen E-Rechnungen“. In „Rechnungswesen aktuell“ werde ich Sie fortlaufend über die weitere Entwicklung informieren – und insbesondere auch über die vielen noch zu regelnden Details dieser neuen Form der elektronischen Rechnungsstellung. Dazu versorge ich Sie in gewohnter Weise selbstverständlich auch mit typischen Beispielen und praktischen Arbeitshilfen wie insbesondere Checklisten und Übersichten, die Sie in Ihrem Betriebsalltag sofort zeit- und arbeitssparend einsetzen können.

 

 

Autor: Redaktion

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