Rückstellungen
Ermitteln Sie Ihren Gewinn mittels Bilanzierung, kann Ihr steuerlicher Gewinn sich durch Rückstellungen für noch nicht angefallene, aber drohende Ausgaben erheblich vermindern. Das ist dem Finanzamt natürlich ein Dorn im Auge. Deshalb stehen Rückstellungen auf der Passivseite der Bilanz in der Regel im Visier der Prüfer des Finanzamts. Wie Sie Rückstellungen buchen, auflösen, welche steuerlichen Vorgaben erfüllt sein müssen und wie Sie bei Zweifeln des Finanzamts argumentieren sollten, verraten wir Ihnen im folgenden Praxisbeitrag.
Rückstellungen: Definition und Voraussetzungen
Am Bilanzstichtag müssen Sie als bilanzierender Unternehmer einen Blick in die Zukunft werfen. Bestehen ungewisse Verbindlichkeiten, die im abgelaufenen Geschäftsjahr verursacht wurden, müssen Sie bereits in diesem Jahr Rückstellungen auf der Passivseite der Bilanz ausweisen. Buchen Sie Rückstellungen, mindern Sie den Gewinn Ihres Unternehmens. Ungewiss ist eine Verbindlichkeit, wenn entweder der Grund oder die Höhe der Verpflichtung noch nicht feststeht.
Beispiele für Rückstellungen
1. Sie handeln mit Waren und kalkulieren aufgrund der Erfahrungen der letzten Jahre mit Garantieleistungen nach dem Bilanzstichtag in Höhe von 12.000 Euro.
Folge: Sie müssen eine Rückstellung bilden.
2. Ihre Mitarbeiter haben erheblichen zu dem erfolgreichen Betriebsergebnis beigetragen. Sie vereinbaren mit Ihren Mitarbeitern die Zahlung einer Prämie, allerdings erst nach dem Bilanzstichtag.
⇒Folge: Sie müssen hierfür eine Rückstellung bilden.
Praxis-Tipp – Rückstellungen buchen ist ein Muss
Sie haben es sicherlich schon bemerkt. Es muss eine Rückstellung gebildet werden. Sie werden sich nun zurecht fragen, warum die Prüfer des Finanzamts Rückstellungen in der Bilanz dann überhaupt so streng kontrollieren. Es liegt daran, dass Sie in der Beweislast sind, was die ungewissen Verbindlichkeiten nach dem Bilanzstichtag betrifft. Vor allem aber geht es um detaillierte Angaben Ihrerseits zur Höhe der Rückstellung. Bei der Höhe sieht das Finanzamt einen erheblichen Gestaltungsspielraum des Unternehmers.
Rückstellungen buchen und auflösen
Nachdem Sie nun die grobe Definition von Rückstellungen kennengelernt haben, können Sie nun Rückstellungen buchen und bereits gebildete Rückstellungen wieder auflösen. Wie das funktioniert, erläutern wir am folgenden Beispiel:
Beispiel – Rückstellungen buchen und auflösen
Sie erstellen die Bilanz zum 31.12.2018. Im Jahr 2019 erwarten Sie eine Schadensersatzzahlung an einen Kunden in Höhe von 5.000 Euro. Der Kunde machte diesen Betrag für einen Schaden an seinem Teppich bereits im Jahr 2018 geltend und es sieht so aus, als würde er vor Gericht Recht bekommen. Anfang März 2019 muss tatsächlich gezahlt werden.
Buchung von Rückstellungen
Sonstige Aufwendungen (Schadensersatz) 5.000 Euro an Rückstellung 5.000 Euro
Durch diese Buchung wird in der Bilanz zum 31.12.2018 bei den sonstigen Rückstellungen eine Rückstellung von 5.000 Euro auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen und der Steuerbilanzgewinn 2018 mindert sich um 5.000 Euro.
Auflösung von Rückstellungen
Rückstellungen 5.000 Euro an Bank 5.000 Euro
Die 2018 gebildeten Rückstellungen für diesen Schadensersatzfall müssen bei tatsächlicher Zahlung aufgelöst werden. Die Auflösung von Rückstellungen erfolgt in diesem Fall erfolgsneutral, weil kein Aufwandskonto mehr im Spiel ist. Die Auflösung im Jahr 2019 hat also keine Auswirkung auf den Steuerbilanzgewinn 2019.
Praxis-Tipp:
Die Auflösung ist jedoch erfolgswirksam, wenn Rückstellungen zu hoch ausgewiesen wurden. Wurde beispielsweise eine Rückstellung für einen Schadensfall in Höhe von 5.000 Euro gebildet und die tatsächliche Zahlung beträgt nur 2.000 Euro, ist die Auflösung der 2.000 Euro erfolgsneutral und die Auflösung der zu hoch gebildeten Rückstellung in Höhe von 3.000 Euro erhöht den steuerlichen Gewinn.
Unterschied Rücklagen und Rückstellungen
Suchen Sie nach Informationen zu Rückstellungen, stolpern Sie vielleicht auch über den Begriff Rücklagen. Doch es besteht ein erheblicher Unterschied zwischen Rückstellungen und Rücklagen. Bei Rücklagen handelt es sich um Eigenkapital, dass im Unternehmen gebunden ist. Rücklagen sind entweder zwingend nach gesetzlichen Vorgaben zu bilden oder sie werden freiwillig aufgrund einer Satzung gebildet.
Unterschied Rücklagen Rückstellungen im Überblick
| Rücklagen | Rückstellungen |
| Rücklagen stellen Eigenkapital dar | Bei Rückstellungen handelt es sich grundsätzlich um Fremdkapital |
| Die Bildung und Auflösung erfolgt in der Bilanz erfolgsneutral | Die Bildung von Rückstellungen ist erfolgswirksam, die Auflösung in der Regel erfolgsneutral |
| zweckfrei | zweckgebunden |
Abzinsung von langfristigen Rückstellungen
Bilden Sie Rückstellungen in der Bilanz und rechnen nicht mit einer Zahlung in nächsten 12 Monaten, sind diese Rückstellungen mit 5,5% abzuzinsen. Hier sind Sie wieder in Beweislast. Sie müssen Geschäftsunterlagen schriftlich festhalten, wann Sie für ungewisse Verbindlichkeiten mit einer Zahlung rechnen. Um eine Abzinsung von Rückstellungen zu vermeiden, müssen Sie dem Finanzamt also im Zweifel nachweisen, dass die Zahlung voraussichtlich innerhalb von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag erfolgen wird.
Praxis-Tipp:
Ausnahmen vom Grundsatz der Abzinsung von Rückstellungen gibt es für folgende Arten von Rückstellungen:
• Pauschalrückstellungen für Garantie- und Gewährleistungsansprüche
• Rückstellungen für Steuerschulden
Bildung von Rückstellungen nicht immer erlaubt
Es gibt in der Praxis verschiedene Rückstellungsverbote. Insbesondere in folgenden Fällen ist die Bildung von steuerlichen Rückstellungen unzulässig:
Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften
Besteht ein Vertragsverhältnis und ein Vertragspartner hat seine wesentlichen Vertragspflichten noch nicht erbracht, spricht man von einem schwebenden Geschäft. Drohen im Zusammenhang mit schwebenden Geschäften Verluste, müssen in der Handelsbilanz Rückstellungen gebildet werden. Doch in der Steuerbilanz ist die Bildung von Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften unzulässig.
Ungewisse Verbindlichkeit betrifft aktivierungspflichtige Kosten
Hängen die vor dem Bilanzstichtag verursachten Ausgaben mit nach dem Bilanzstichtag anzuschaffenden aktivierungspflichtigen Wirtschaftsgütern zusammen, ist die Bildung von Rückstellungen verboten (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG).
Beispiel: Sie wurden von der Gemeinde aufgefordert, eine Bodenverunreinigung auf Ihrem Grundstück zu beseitigen (geschätzte Kosten nach dem Bilanzstichtag 25.000 Euro). Zudem müssen Sie erstmals eine Bodenplatte auf dem Grundstück auslegen (geschätzte Kosten 70.000 Euro.
⇒ Folge: Für die voraussichtlichen Kosten zur Beseitigung der Bodenverunreinigung ist eine Rückstellung in Höhe von 25.000 Euro zulässig und verpflichtend zu bilden. Da es sich bei der Bodenplatte um aktivierungspflichtige Außenanlagen handelt, darf in Höhe von 70.000 Euro nach § 5 Abs. 4b Satz 1 EStG keine Rückstellung gebildet werden. Die Außenanlagen sind im Jahr der Fertigstellung zu aktiveren und auf die Nutzungsdauer abzuschreiben.
Versicherungsleistungen bzw. Einnahmen zu erwarten
Kalkulieren Sie am Bilanzstichtag mit späteren Ausgaben und bilden dafür in der Bilanz Rückstellungen, dürfen nur die Ausgaben berücksichtigt werden, mit denen Sie tatsächlich belastet sein werden. Erzielen Sie Einnahmen (z.B. Kiesabbau – Kosten für die Wiederauffüllung = Rückstellung; Einnahmen von Kippgebühren durch Bauunternehmer, die ihren Bauschutt in die Grube schütten = Einnahmen, die die Höhe der Rückstellung mindern).
Fazit: Steuerliche Rückstellungen rufen grundsätzlich das Finanzamt auf den Plan. Um die kritischen Prüfungen des Finanzamts unbeschadet zu überstehen, empfiehlt es sich, den Grund für die Bildung von Rückstellungen sowie die Höhe detailliert schriftlich festzuhalten. Grundsätzlich gilt: Je höher die Rückstellungen sind, desto ausführlicher sollten die Ausführungen sein.
Autor: Bernhard Köstler