Jahresabschluss

Die Aufstellung des Jahresabschlusses des abgelaufenen Jahres ist immer eine Herausforderung. Auf die laufende Buchführung des abgelaufenen Jahres müssen Sie sich jetzt verlassen können. Im Idealfall nehmen Sie noch geringe Anpassungsbuchungen vor und Ihr Jahresabschluss steht. Aber der Idealfall ist nicht die Regel, sondern eher die Ausnahme.

Jahresabschluss Checkliste

Damit Ihre Mitarbeiter und  Sie in der Hektik des beim Jahresabschlusses möglichst schnell und richtig die notwendigen Abschlussarbeiten erledigen können, haben meine Redaktion und ich für Sie die nachfolgenden Checklisten und Beiträge zusammengestellt. Sie können Ihnen auch als Besprechungspunkte mit Ihrem Steuerberater dienen.


  • Haben Sie festgelegt, welche Mitarbeiter die Arbeiten für die Abschlusserstellung erledigen?
  • Legen Sie fest, welche Hilfsmittel Ihren Mitarbeitern für die Aufstellung des Jahresabschlusses zur Verfügung stehen (z. B. Zugriffsrechte), und richten Sie sie ein.
  • Ist Ihr Unternehmen in einen Konzern eingebunden, wird Ihr Jahresabschluss mit in den Konzernabschluss einbezogen?
  • Regeln Sie, welche Aufzeichnungen Ihre Mitarbeiter und Sie über die einzelnen Erstellungsarbeiten anfertigen und aufbewahren.
  • Enthält Ihr Gesellschaftsvertrag spezielle Regelungen, die von Ihnen bei der Aufstellung des Jahresabschlusses zu beachten sind?
  • Im Fall einer Betriebsprüfung: Liegt Ihnen der Betriebsprüfungsbericht vor, damit Sie ggf. die notwendigen Anpassungsbuchungen an das Ergebnis der Betriebsprüfung durchführen können? Falls nein, bitte umgehend besorgen.
  • Existiert für die Aufstellung Ihres Jahresabschlusses eine Mustergliederung, die in Ihrem Unternehmen verbindlich vorgeschrieben ist?
  • Verfügen Ihre Mitarbeiter, die mit der Aufstellung des Jahresabschlusses befasst sind, über die notwendigen theoretischen Handels- und steuerlichen Kenntnisse?
  • Müssen Sie bei der Aufstellung Ihres Jahresabschlusses spezielle steuerliche Vorschriften anwenden, weil z. B. eine Auslandsbeteiligung oder eine ausländische Betriebsstätte vorliegt?
  • Steht Ihr Zeitplan, bis wann bestimmte Arbeiten für die Abschlusserstellung erledigt sein müssen? Ist Ihre interne Deadline allen Mitarbeitern bekannt?
  • Wer kontrolliert intern Ihren Jahresabschluss? Legen Sie Personen und den voraussichtlichen zeitlichen Rahmen fest.
  • Haben Sie sich bereits entschieden, welcher Prüfer bzw. welche Prüfungsgesellschaft die Jahresabschlussprüfung durchführen soll?
  • Haben Sie den Prüfungsauftrag an den vorgesehenen Abschlussprüfer rechtzeitig vor dem Bilanzstichtag erteilt, damit ein ordnungsgemäßer Ablauf der Prüfung möglich ist?
Je öfter Sie ein „Kreuzchen“ bei den auf Sie zutreffenden Punkten machen können, desto eher sind Sie auf der sicheren Seite. Denken Sie auf jeden Fall daran, nach Aufstellung Ihres Jahresabschlusses und dessen Kontrolle die Buchführungsdaten festzuschreiben. Denn nur so können Sie sicherstellen, dass das Finanzamt Ihren Abschluss formal nicht beanstanden kann.

So einfach vermeiden Sie 3 häufige Praxisfehler

Im Rahmen Ihres Jahresabschlusses nehmen Sie notwendige Korrekturen durch, sofern z. B. falsche Konten in der laufenden Buchführung benutzt oder Sachverhalte fehlerhaft behandelt wurden. Die nachfolgenden 3 Praxisfälle übersehen viele Unternehmen.

Fehler 1: Sind die Anlagenabgänge vollständig erfasst?

Scheidet Anlagevermögen aus Ihrem Betriebsvermögen aus, weil Sie es beispielsweise verkaufen oder privat entnehmen, müssen Sie sicherstellen, dass dieser Vorgang in Ihrem Jahresabschluss erfasst wird. Kontrollmitteilungen sind an der Tagesordnung Sie können davon ausgehen, dass die Prüfer Verkäufe aus Ihrem Anlagelagevermögen besonders kontrollieren. Kontrollmitteilungen für diesen Bereich sind daher Standard. Mein Tipp: Sehen Sie alle Verkaufsrechnungen sowie Entnahme- und Verschrottungsbelege durch und buchen Sie ggf. nach. Anlagenabgänge setzen 2 Buchungen voraus:
  1. Den Buchwert des abgehenden Anlagegegenstands erfassen Sie als Aufwand, während Sie den etwaigen
  2. Verkaufserlös auf dem Konto „Erlöse aus Anlagenverkäufen“ erfassen.

Fehler 2: Warenbestandsanpassungen korrekt?

Im Rahmen des Inventurabgleichs fällt Ihnen auf, dass Sie beim Warenbestand Änderungen vornehmen müssen. Änderungen beim Warenbestand erfassen Sie auf dem Konto „Bestand (Waren)“ 3980 (SKR 03) bzw. 1140 (SKR 04). Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto „Bestandsveränderungen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie bezogene Waren“ 3960 (SKR 03) bzw. 5880 (SKR 04). Ihr Buchungssatz lautet: Bestand (Waren) an Bestandsveränderungen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie bezogene Waren (bzw. umgekehrt bei Bestandsabbau).
Beispiel: Sie betreiben ein Sanitärunternehmen. Ihr Wirtschaftsjahr ist mit dem Kalenderjahr identisch. Sie lassen eine Inventur am 7.1.2018 durchführen und ermitteln für Ihren Warenbestand rückwirkend auf den 31.12.2017 einen Wert von 64.320€.

Fehler 3: Sind alle Abschreibungen erfasst?

Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern Ihres abnutzbaren Anlagevermögens können Sie nicht sofort als Betriebsausgaben abziehen. Diese werden vielmehr über die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben. Die Anschaffung buchen Sie zunächst auf dem jeweiligen Anlagenkonto. Die jährliche Abschreibung buchen Sie in der Regel bei der Aufstellung des Jahresabschlusses auf das jeweilige Aufwandskonto.

Diese 4 Punkte Ihres Jahresabschlusses werden immer im Rahmen einer Betriebsprüfung kontrolliert

Es gibt eine Reihe von Daten, die die Finanzverwaltung im Rahmen jeder Betriebsprüfung überprüft. Sie können sich bereits bei der Aufstellung Ihres Jahresabschlusses hierauf vorbereiten und etwaige fehlende Belege und Unterlagen anfordern bzw. berichtigen. Im Wesentlichen geht es bei jeder Betriebsprüfung um diese 4 Bereiche:

1. Reisekostenabrechnung Ihrer Mitarbeiter

Reisekosten, die Sie Ihren Mitarbeitern im Rahmen der steuerlichen Vorgaben erstatten, sind steuerfrei. Klar, dass die Finanzverwaltung diesen Bereich sowohl im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung als auch anlässlich einer regulären Betriebsprüfung gesondert prüft. Für die steuerfreie Erstattung ist Ihre Dokumentation Voraussetzung Damit Sie Ihren Mitarbeitern deren Aufwendungen steuerfrei erstatten können, benötigen Sie von ihnen eine Reisekostenabrechnung mit allen erforderlichen Angaben. Idealerweise gibt es in Ihrem Unternehmen einen Reisekostenvordruck, der folgende Angaben enthält:

  • Datum und Uhrzeit bei Beginn und Ende der Auswärtstätigkeit
  • Angaben zum Ort und zum Zweck der Reise
  • Angaben zu den gefahrenen Kilometern mit dem privaten oder betrieblichen Fahrzeug
  • Angaben zu Übernachtungen.

2. Private Pkw-Nutzung des Firmen-Pkw

Bei fast jeder Betriebsprüfung wird ein zu niedriger Bruttolistenpreises für den privat genutzten Pkw angesetzt. Besonders auffällig ist dies immer dann, wenn es etwa um Hauspreise des örtlichen Händlers, Tageszulassungen oder Sonderaktionen der Leasinggesellschaft geht. Hier können Sie punkten, wenn Sie sich den Bruttolistenpreis anhand der Fahrzeug- IdNr. von Ihrem Händler schriftlich bestätigen lassen.
Aber auch Ihr Steuerberater kann über die DATEV diese Abfrage durchführen. Allerdings ist diese gebührenpflichtig und der Service wird in der Praxis von den Beratern kaum genutzt. Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte erhöhen den geldwerten Vorteil Neben dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs ist auch die zutreffende Entfernungsangabe für die Fahrten Ihrer Mitarbeiter zwischen deren Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Thema.

3. Bewirtungsaufwendungen

Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass können Sie als Betriebsausgaben erfassen. Erforderlich ist hierfür allerdings, dass Sie die Namen aller Teilnehmer an der Bewirtung angeben. Kürzel, wie sie in vielen Firmen verwendet werden, sind unzulässig. Ebenso ist der Grund der Bewirtung genau zu bezeichnen. Die Angabe „Infogespräch“ reicht nicht aus. Besser: „Abstimmung des Werbeplans für die Frühlingsaktion 2018“.

Ohne einen ordnungsgemäßen Beleg geht bei Bewirtungsaufwendungen nichts!

Für den sicheren Betriebsausgabenabzug muss Ihr Bewirtungsbeleg folgende Angaben enthalten:
  1. Ort
  2. Tag
  3. Teilnehmer der Bewirtung
  4. Anlass der Bewirtung
  5. Höhe der Aufwendungen
Anforderung: Ort der Bewirtung

Ort und Tag der Bewirtung müssen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter auf dem Beleg eintragen, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden hat. Hier reicht es nicht aus, z. B. Rosenheim anzugeben. Aus Ihrem Beleg muss die Gaststätte eindeutig identifizierbar sein.


Anforderung: Tag der Bewirtung

Sie werden es kaum glauben, aber in der Praxis tauchen immer wieder Bewirtungsbelege auf, bei denen das Datum fehlt. Achten Sie daher darauf, dass der Tag der Bewirtung in Ihrem Beleg angegeben ist.


Anforderung: Namen der Teilnehmer der Bewirtung

Auf Ihrem Bewirtungsbeleg müssen alle teilnehmenden Personen namentlich aufgeführt sein. Eine Identifizierung der Teilnehmer muss möglich sein, sodass ggf. auch Vorname und Adresse bzw. Firma auf Nachfrage des Finanzamts vorgelegt werden können. Zu den Teilnehmern Ihrer Bewirtung zählen alle an der Veranstaltung teilnehmenden Personen.
Deshalb müssen Sie darauf achten, dass auch Ihr Name aufgeführt bzw. Ihre teilnehmenden Mitarbeiter namentlich benannt werden. Die Anzahl der Teilnehmer muss auch mit der Anzahl der Essen übereinstimmen. Wenn Sie 27-mal Menü 3 bestellen und insgesamt nur 23 Namen angeben, wird es ein Problem mit dem Betriebsausgabenabzug geben.


Anforderung: Anlass der Bewirtung

Dieser Formvorschrift kommt eine besondere praktische Bedeutung zu, da hier die meisten Fehler auftreten. Achten Sie darauf, dass Sie den konkreten Anlass der Bewirtung möglichst genau angeben (z. B. Jahresplanung 2018, Planung „Umbau der Filiale Bonn“).

Anforderung: Höhe der Bewirtung

Aus Ihrem Beleg muss sich die Höhe Ihres Aufwandes ergeben. Bei Beträgen ab 250 € (inkl. Umsatzsteuer) sind zudem eine Aufschlüsselung in Netto- und Umsatzsteuerbetrag sowie die Angabe des Umsatzsteuersatzes notwendig.


Anforderung: Detaillierte Angaben zum Verzehr

Alle von Ihnen und Ihren Gästen verzehrten Speisen und Getränke müssen mit deren Einzelpreisen aufgelistet werden. Abkürzungen wie „Menü 1“ „Tagesgericht 2“, „Frühstück“ oder „Lunch-Buffet“ sind dabei zulässig. Das Finanzamt erkennt nur Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert sind. Handgeschriebene Rechnungen sind nicht abzugsfähig. Diese finden Sie öfters noch in Landgasthäusern.


Anforderung: Zeitnahe Belegerstellung

Der zum Nachweis erforderliche schriftliche Beleg muss zeitnah (kurze Zeit nach der Bewirtung) erstellt werden. Keinesfalls genügt es, wenn Sie diese Angaben, z. B. erst im Rahmen einer laufenden Betriebsprüfung nachholen.



4. Geschenke an Ihre Kunden

Damit der Fiskus Ihre Angaben akzeptiert, achten Sie darauf, dass die Empfänger Ihrer Geschenke einzeln angegeben sind. Hier sind der Firmenname und der jeweilige Mitarbeiter aufzuführen. Sofern Ihnen diese Liste aus dem letzten Jahr nicht vorliegen sollte, ist es höchste Zeit, sie jetzt zu erstellen. Spätestens der Betriebsprüfer wird sie nämlich von Ihnen fordern.

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