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Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt bei einem Unternehmen ist immer ein Ausnahmezustand. Der Prüfer nimmt die Gewinnermittlung auseinander, prüft die Buchhaltungsunterlagen und checkt kritisch steuersparende Verträge mit Familienmitgliedern. Doch weiß ein Unternehmer, wie eine Betriebsprüfung, auch Außenprüfung genannt, abläuft, kann er sich gezielt vorbereiten und so die Steuernachzahlungen gezielt verhindern.

 

Phase 1 – Prüfungsanordnung

Bei einer klassischen Außenprüfung wird sich der Betriebsprüfer des Finanzamts erst einmal telefonisch bei Ihnen oder bei Ihrem Steuerberater melden und den Prüfungsbeginn mit Ihnen vereinbaren. Kurze Zeit später wird Ihnen per Post die Prüfungsanordnung zugesandt. Zur Prüfungsanordnung müssen Sie Folgendes wissen:

  •  Einspruch: Sie können gegen die Prüfungsanordnung Einspruch einlegen. Die Betonung liegt jedoch auf dem Wörtchen „können“. Der Einspruch sollte nur der letzte Ausweg sein, wenn Sie sich mit dem Prüfer mündlich nicht auf einen Prüfungsort oder auf einen Prüfungsbeginn einigen können.
  • Selbstanzeige: Zwischen der telefonischen Vereinbarung der Außenprüfung durch das Finanzamt und dem Empfang der Prüfungsanordnung haben Sie Zeit, eine strafbefreiende Selbstanzeige einzulegen. Sobald die Prüfungsanordnung in Ihrem Briefkasten landet, ist es für die Selbstanzeige zu spät.
  • Schriftform: Die Anordnung zur Betriebsprüfung durch das Finanzamt muss schriftlich erfolgen. Nur bei einer Umsatzsteuer-, Lohnsteuer- oder Kassen-Nachschau, darf der Prüfer des Finanzamts Ihnen einen Überraschungsbesuch abstatten.
   
Praxis-Tipp: Sind Sie mit dem Inhalt der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, empfiehlt es sich, das offene Gespräch mit dem Prüfer des Finanzamts zu führen. Ist dieser uneinsichtig, sollten Sie sich an dessen Sachgebietsleiter wenden und eine Änderung der Inhalte in der Prüfungsanordnung beantragen. Stoßen Sie auch bei dem Vorgesetzten des Prüfers auf taube Ohren, sollten Sie sich mit Ihrem Anliegen an die nächsthöhere Steuerbehörde wenden (Oberfinanzdirektion bzw. Landesamt).
   

Phase 2 – erste unbemerkte Prüfungshandlungen

Ist der Betriebsprüfer des Finanzamts höflich und zuvorkommend und führt mit Ihnen zu Beginn der Prüfung Smalltalk, kann das bereits die ersten Prüfungshandlungen darstellen. Denn er wird die bei seinem Smalltalk gesammelten Informationen vermerken (z. B. Hobbies, Vorlieben nach Reisen, etc.) und gezielt nach Ausgaben in der Gewinnermittlung suchen, die privat und deshalb zu Unrecht im Betrieb verbucht wurden.

   

Praxis-Tipp: Bei einer Betriebsprüfung des Finanzamts bei einem Kleinunternehmer sollte in Erwägung gezogen werden, dass der Steuerberater am Gespräch zu Prüfungsbeginn teilnimmt. Das kostet zwar ein bisschen mehr als die übliche Beratung, macht sich jedoch meist bezahlt, weil der Steuerberater auf einem ganz anderen fachlichen Niveau mit dem Prüfer des Finanzamts diskutieren kann. Fragen nach Ihrem Privatleben bleiben hier meist aus. Bei einer Betriebsprüfung ist es aus Erfahrungen angebracht, den Prüfer um die Übermittlung seiner Fragen in Schriftform zu bitten. In diesem Fall können Sie die Fragen Ihrem Steuerberater vorlegen, der sie beantwortet oder bei Rückfragen Kontakt mit dem Prüfer aufnimmt. Sie werden durch die Schriftform vor direkten mündlichen Fragen verschont.

   

Verzögerungsgeld vermeiden durch Antrag auf Fristverlängerung

Fordert der Betriebsprüfer Unterlagen von Ihnen an und Sie finden einfach keine Zeit, diese herauszusuchen oder Sie finden sie einfach nicht, bitten Sie den Prüfer um eine Fristverlängerung zur Vorlage der Unterlagen. Ohne diesen Antrag laufen Sie Gefahr, dass das Finanzamt ein Verzögerungsgeld festsetzt. Das Fatale am Verzögerungsgeld: Selbst wenn die Betriebsprüfung ohne Feststellungen endet, wird das festgesetzte und von Ihnen bezahlte Verzögerungsgeld nicht zurückgezogen.    

Phase 3: Schriftliche Feststellungen und Schlussbesprechung

Beendet der Prüfer seine Prüfungshandlungen, bitten Sie ihn um die schriftliche Zusammenstellung seiner Feststellungen. Gleichzeitig sollten Sie darum bitten, dass eine Schlussbesprechung stattfinden. Sie können sich gezielt mit Ihrem Steuerberater auf die Schlussbesprechung vorbereiten und Gegenargumente ausarbeiten. In der Schlussbesprechung kommen dann noch einmal alle Feststellungen und Beanstandungen auf den Tisch und man versucht, einen für beide Seiten hinnehmbaren Kompromiss zu erzielen.

   

Praxis-Tipp: Der Prüfer des Finanzamts wird wie Sie daran interessiert sein, dass die Feststellungen nicht auch noch in einem Einspruchsverfahren gegen die Änderungsbescheide aufgearbeitet werden müssen. Signalisieren Sie also Kompromissbereitschaft und verzichten Sie im Gegenzug darauf, Einspruch gegen den Steuerbescheid nach der Prüfung mit fragwürdigen Feststellungen einzulegen. Meist wird das Finanzamt einen Kompromissvorschlag vorlegen, in dem einige der strittigen Feststellungen fallen gelassen werden.
   

Lohnsteuer-Außenprüfung möglich

Nach Abschluss der Betriebsprüfung bekommen Sie einen Prüfungsbericht und anschließend geänderte Steuerbescheide. Doch das muss nicht das Ende sein. Denn hat der Prüfer Feststellungen zu lohnsteuerlichen Sachverhalten gefunden, wird er eine Kontrollmitteilung an die Lohnsteuerstelle im Finanzamt schicken. Aufgrund dieser Kontrollmitteilung ist eine zusätzlichen Lohnsteuer-Außenprüfung meist vorprogrammiert.

Autor: Bernhard Köstler

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