Um bewerten zu können, wie es um ihr Unternehmen steht, ist die Analyse von Kennzahlen wie Gewinn und Umsatz unerlässlich. Welche Kennzahlen für Sie besonders wichtig und aussagekräftig sind und wie Sie damit Ihren Unternehmenserfolg voranbringen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Warum sind Kennzahlen für Unternehmen wichtig?
In jedem Unternehmen gibt es eine fast unüberschaubare Fülle an betriebswirtschaftlichen Zahlen und Informationen. Mit Kennzahlen reduzieren Sie die Vielzahl dieser Daten, stellen Sachverhalte übersichtlich dar und fassen Kernaussagen kompakt zusammen. So können Sie insgesamt besser planen und Ihren betrieblichen Erfolg steuern. Auch Dritte, etwa Ihre Bank, sind an zentralen und aussagekräftigen Kennzahlen Ihres Betriebs interessiert.
Kennen Sie Ihre eigenen aktuellen Kennzahlen, können Sie Ihre betriebliche Entwicklung auch besser vergleichen:
- Mit eigenen Werten aus der Vergangenheit, um positive oder negative Entwicklungen aufzuspüren, oder
- mit den Branchenwerten, um Ihre Position im Vergleich zu der Ihrer Mitbewerber richtig einzuschätzen und dadurch Ihre Marktchancen zu erkennen.
Ein Beispiel zur Bedeutung von Kennzahlen
Sie kennen den Gewinn, den Sie im letzten Jahr gemacht haben. Aber was sagt das über die Lage Ihres Betriebs wirklich aus? Wie gut Sie gewirtschaftet haben, können Sie nur beurteilen, wenn Sie den Gewinn ins Verhältnis zum Umsatz setzen. Das tun Sie mit der Kennzahl Umsatzrentabilität. Vergleichen Sie Ihre Kennzahl dann noch mit branchenüblichen Werten, erhalten Sie ein sehr genaues Bild davon, wo Sie stehen. Und Sie wissen, in welche Richtung Ihre weiteren Anstrengungen laufen sollten.
Wie kommen Sie an die notwendigen Daten für Ihre Kennzahlen?
Als Bilanzierer finden Sie alle notwendigen Daten für die Bildung Ihrer eigenen Kennzahlen in Ihrer Buchführung samt Auswertungen und den Jahresabschlüssen. Wenn Sie nicht bilanzieren, sondern eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, können Sie sich die Daten aus Ihren Belegen und Aufzeichnungen heraussuchen.
Fremde Kennzahlen aus Ihrer Branche erhalten Sie z. B.
- von Ihrem Steuerberater, der meist auf DATEV-Branchenanalysen zugreifen kann;
- von Ihrer Handelskammer (Handwerkskammer oder IHK);
- im Gespräch mit Ihrem Banksachbearbeiter, der Ihren Betrieb aus Sicht der Bank beurteilt – dabei wird er sich zu den Durchschnittswerten Ihrer Branche äußern.
Daneben gibt es auch noch die Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums. Richtsätze sind ein Hilfsmittel für die Finanzverwaltung, um Umsätze und Gewinne der Betriebe zu vergleichen.
Daneben gibt es auch noch die Online-Datenbank Genesis. Im Themengebiet 4 „Wirtschaftsbereiche“ finden sich statistische Informationen über strukturelle und konjunkturelle Entwicklungen vieler Branchen. Sie finden Genesis (Auskünfte sind kostenlos) hier: www-genesis.destatis.de
Was sind die vier wichtigsten Kennzahlen für Unternehmen?
Kennzahlen lassen sich grundsätzlich in beliebiger Menge und zu allen möglichen Sachverhalten erstellen. Damit ist Ihnen aber nicht gedient. Denn dann würden Sie den Wust von Zahlen und Daten nur durch eine Fülle von Kennzahlen ersetzen.
Die Kunst ist es, die Sachverhalte zu erkennen und sich mit denen zu beschäftigen, die für die wirtschaftliche Entwicklung Ihrer Tätigkeit oder Ihres Betriebs von zentraler Bedeutung sind. Deshalb gilt: Weniger ist mehr.
Für Planungs-, Steuerungs- und Informationszwecke genügen Ihnen meist die folgenden 4 Kennzahlen:
- Umsatzrentabilität: So viel Prozent vom Umsatz bleiben Ihnen als Gewinn
- Barliquidität: Damit messen Sie den Grad Ihrer Zahlungsfähigkeit
- Forderungsquote: Wie viel Geld Sie möglicherweise regelmäßig verschenken
- Verschuldungsgrad: Wie sehr Sie die Zinslast und die Darlehensrückführung drückt
Wie häufig sollten die Kennzahlen erhoben werden?
Der zugrunde liegende Sachverhalt kann sich nach der Erstellung bereits – positiv oder negativ – verändert haben.
Legen Sie deshalb Zeitabstände fest, nach denen die Kennzahlen überprüft werden. Mindestens halbjährlich sollte der maximale Zeitraum sein, der zwischen Ihren Vergleichen liegt. Quartalsweise ist aber besser, damit Sie auf Veränderungen frühzeitig reagieren können!
Wie interpretieren Sie die Kennzahlen richtig?
Kennzahlen sind ein wichtiges Steuerungsinstrument für Sie. Sie sind Hinweisgeber. Sie zeigen auf, welche Entwicklungen stattgefunden haben und welche sich möglicherweise gerade abzeichnen. Aber: Kennzahlen sind nicht der Steuermann. Der sind Sie selbst. Das heißt: Kennzahlen erstellen und auswerten ist das eine – was Sie damit machen, das andere.
Prüfen Sie deshalb ebenso regelmäßig, wie Sie die Abläufe in Ihrem Betrieb noch reibungsloser und schneller gestalten können. Fragen Sie also sich selbst, ggf. Ihre Mitarbeiter sowie ausgewählte Kunden, was noch besser zu machen ist.
Oft ist es schon hilfreich, wenn Sie einfach einmal die bei Ihnen üblichen Arbeitsschritte durchgehen (z. B. vom Auftrag über die Kundendatenerfassung, Produktion, Auslieferung und Montage bis hin zur Rechnungsstellung und zum anschließenden Kundendienst).
Bei jedem einzelnen Schritt prüfen Sie dann Folgendes:
- Was – ist zu tun?
- Wer – macht es?
- Warum – macht er es?
- Wann – wird es gemacht?
- Wo – soll es getan werden?
- Wie – wird es gemacht?
- Weshalb – wird es nicht anders gemacht?
Was ist das Ziel der Kennzahlenanalyse?
Vielleicht erkennen Sie ja, dass Sie z. B. Kundendaten doppelt erfassen und hierdurch kostbare Zeit verschwenden sowie ggf. Übertragungsfehler riskieren. Oder Sie bemerken, dass Sie oft lange nach Kundendaten oder Materialien suchen müssen.
Praxisbeispiel: Ein Betrieb hat im Jahr für einen Kunden durchschnittlich 10 Aufträge abzuarbeiten, die jeweils 5 Tage in Anspruch nehmen und je 500 € Umsatz bringen.
- Durch eine Prozessverbesserung kann pro Auftrag ein halber Tag Bearbeitungszeit eingespart werden.
- Das sind 5 Arbeitstage pro Jahr, in denen ein ganzer weiterer Auftrag erledigt werden kann.
- Entsprechende Auslastung vorausgesetzt, bringt das ein Umsatzplus von 500 € bei einem einzigen Kunden. Rechnen Sie das auf 5, 10 oder sogar 50 Kunden hoch!
Solche Fehler und Hürden können Sie dann gezielt abbauen und somit für möglichst reibungslose, schnelle Abläufe sorgen.
