Bewirtungsbelege – Mahlzeiten für Mitarbeiter

Die Kosten für die Bewirtung von Mitarbeitern kontrollieren die Betriebsprüfer des Finanzamts erfahrungsgemäß besonders penibel. Dabei geht es immer wieder auch um die beiden Vorgänge:

  • Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Einnahme von Mahlzeiten während einer Geschäftsreise und
  • Ermittlung der Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage bei der Bereitstellung von Mahlzeiten im Unternehmen

 

So kalkulieren Sie bei der Kürzung der Verpflegungspauschalen

Erhalten Ihre Mitarbeiter von Ihnen oder auf Ihre Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird die Verpflegungspauschale tageweise gekürzt

  • um 20 % der für 24-stündige Abwesenheit geltenden Verpflegungspauschale für ein Frühstück und
  • um jeweils 40 % der für 24-stündige Abwesenheit geltenden Verpflegungspauschale für ein Mittag- und Abendessen.

Das ergibt im Inland eine Kürzung der jeweils zustehenden Verpflegungspauschale um 4,80 € für ein Frühstück und jeweils 9,60 € für ein Mittag- und Abendessen.

 

Kürzung der Verpflegungspauschalen

Die Kürzung der Verpflegungspauschalen ist auch dann vorzunehmen, wenn Sie die dem Mitarbeiter zustehende Reisekostenvergütung lediglich gekürzt auszahlen. Nur ein für die Bereitstellung der Mahlzeit ausdrücklich vereinbartes und vom Mitarbeiter tatsächlich gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag. Sie können das für die Mahlzeit vereinbarte Entgelt im Rahmen eines abgekürzten Zahlungsweges unmittelbar aus dem Nettolohn des Arbeitnehmers entnehmen oder von der steuerfreien Reisekostenerstattung einbehalten.

 

Wie sich Zuzahlungen der Mitarbeiter auswirken

Zuzahlungen Ihres Mitarbeiters ziehen Sie jeweils vom Kürzungsbetrag derjenigen Mahlzeit ab, für die er das Entgelt zahlt. Eine Verrechnung etwaiger Überzahlungen des Mitarbeiters mit Kürzungsbeträgen für andere Mahlzeiten ist nicht zulässig.

¡Achtung!

Die Verpflegungspauschalen kurzen Sie immer dann, wenn Ihrem Mitarbeiter eine Mahlzeit von Ihnen oder auf Ihre Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzung gilt deshalb auch für die Teilnahme des Arbeitnehmers an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung, wenn die Bewirtung auf Ihre Kosten erfolgt.

Nimmt Ihr Mitarbeiter an der geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten oder einem Arbeitsessen eines Dritten teil, sind die Verpflegungspauschalen nicht zu kürzen. Sie kürzen auch dann nicht, wenn Sie individuell zu versteuernde Mahlzeiten zur Verfügung stellen, deren Preis 60 € übersteigt.

Ausschluss des Werbungskostenabzugs

Erhält Ihr Mitarbeiter von Ihnen steuerfreie Erstattungen für Verpflegung, ist ein Werbungkostenabzug ausgeschlossen.

 

 

So kalkulieren Sie die Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage

Wenn ein Unternehmen eine eigene Kantine betreibt, sorgen längst nicht nur Qualität und Vielfalt der angebotenen Mahlzeiten für Gesprächsstoff. Selbst die Betriebsprüfer des Finanzamts beschäftigen sich mit der Abgabe von Mittagessen in Kantinen.  Die Mahlzeiten sind für Sie als Verantwortlichen Ihres Unternehmens für die Umsatzsteuer auch unter fachlichem Aspekt ein Thema. Das liegt daran, dass es bei Betriebsprüfungen und Umsatzsteuer- Sonderprüfungen immer wieder Streit um die Ermittlung der Bemessungsgrundlage für Kantinenessen gibt. Am besten orientieren Sie sich an den Vorgaben der Finanzverwaltung im Umsatzsteuer- Anwendungserlass (Abschn. 1.8 Abs. 11 UStAE).

 

Stets zu klären: Wie wird die Kantine bewirtschaftet?

Unterscheiden Sie bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die Mahlzeiten stets danach, ob es sich um eine unternehmenseigene Kantine handelt oder ob sie von Ihrem Unternehmen nicht selbst betrieben wird.

Um eine unternehmenseigene Kantine handelt es sich nur dann, wenn einer dieser beiden Fälle vorliegt:

  • Das Kantinenessen wird in Ihrem Unternehmen hergestellt, z. B. von dem eigens dafür beschäftigten Kuchenpersonal.
  • Das Kantinenessen wird in Ihrem Unternehmen vor Abgabe an die Mitarbeiter mehr als nur geringfügig be- oder verarbeitet bzw. aufbereitet oder ergänzt.

Liegt einer der vorgenannten Fälle nicht vor, handelt es sich um eine fremdbetriebene Kantine. In solchen Fällen ist es üblich, dem externen Betreiber der Kantine Küchen- und Kantinenräume zu überlassen. Meist werden ihm zusätzlich auch Koch und Küchengeräte sowie Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstande zur Verfügung gestellt.

¡Achtung!

Der Wert dieser Gebrauchsüberlassung wird bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die Mahlzeiten nicht berücksichtigt.

 

Bei der unentgeltlichen Abgabe von Mahlzeiten an Ihre Mitarbeiter durch eine unternehmenseigene Kantine ist die Finanzverwaltung damit einverstanden, aus Vereinfachungsgründen wie folgt vorzugehen: Bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage darf von dem Wert ausgegangen werden, der dem amtlichen Sachbezugswert entspricht. Werden die Mahlzeiten entgeltlich abgegeben, legen Sie den von den Mitarbeitern gezahlten Essenspreis zugrunde – mindestens jedoch den Wert des Essens, der dem amtlichen Sachbezugswert entspricht. Nicht zulässig sind Abschläge für Jugendliche, Auszubildende und Angehörige der Mitarbeiter.

¡Achtung!

Wenn unterschiedliche Mahlzeiten zu unterschiedlichen Preisen verbilligt an die Mitarbeiter abgegeben werden, gilt Folgendes: Sie können dann bei der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage von dem für Lohnsteuerzwecke gebildeten Durchschnittswert ausgehen.

 

Wenn es sich nicht um eine selbst betriebene Kantine handelt

In diesen Fällen vereinbart das Unternehmen mit dem Betreiber der Kantine, dass er das Essen zubereitet und den Mitarbeitern des Unternehmens anbietet. Die Mahlzeiten werden in der Kantine eingenommen. Umsatzsteuerlich liegt hier ein doppelter Leistungsaustausch vor – einerseits zwischen dem Betreiber der Kantine und dem Unternehmen und andererseits zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern. Sowohl in dem Verhältnis Kantinenbetreiber – Arbeitgeber als auch im Verhältnis Unternehmen – Mitarbeiter liegt eine sonstige Leistung vor.

 

Autor: Redaktion 

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