Betriebsprüfung: Wann und wie oft? | Risikofaktoren & Prävention

Wie oft finden Betriebsprüfungen statt?

Die Häufigkeit von Betriebsprüfungen variiert und hängt von verschiedenen Faktoren ab – unter anderem von:

• der Unternehmensgröße,
• der Branche,
• dem Steueraufkommen,
• den vergangenen Prüfungsergebnissen und
• anderen risikobezogenen Faktoren.

In der Praxis ist vor allem die Größe des Betriebs entscheidend. Denn während Kleinbetriebe nach der Statistik nur alle 20 Jahre Besuch vom Finanzamt bekommen, sprich vom Betriebsprüfer, werden größere Unternehmen deutlich häufiger durch eine Betriebsprüfung kontrolliert.

Tatsächlich steigt seit Jahren die Zahl der Betriebsprüfungen – auch in Kleinunternehmen und Handwerksbetrieben – kontinuierlich an. Hinzu kommt: Es gibt bestimmte Auffälligkeiten, die Betriebsprüfer sogar „magisch“ anziehen.

Welche Unternehmen werden häufiger geprüft?

Unternehmen, die häufiger geprüft werden, sind oft solche, die bestimmte Merkmale aufweisen, die ein erhöhtes Risiko für Steuerverstöße oder komplexe Transaktionen signalisieren. Zu den Unternehmen, die vermehrt geprüft werden könnten, gehören:

1. Große Unternehmen: Größere Unternehmen mit komplexen finanziellen Transaktionen und einer größeren Anzahl von Mitarbeitern haben oft umfangreiche Geschäftstätigkeiten, die genauer überprüft werden könnten.
2. Branchen mit hohem Bargeldanteil: Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel oder Unterhaltung, in denen Barzahlungen häufig sind, könnten aufgrund des höheren Risikos von Bargeldmanipulationen verstärkt geprüft werden.
3. Grenzüberschreitende Geschäfte: Unternehmen, die internationale Transaktionen durchführen, sind anfälliger für komplexe Steuervorschriften und -regelungen, die genauer überprüft werden müssen.
4. Häufige Steuervergünstigungen: Unternehmen, die oft von verschiedenen Steuervergünstigungen oder Sonderregelungen Gebrauch machen, könnten aufgrund der Möglichkeit von Missbrauch verstärkt ins Visier genommen werden.
5. Unverhältnismäßige Gewinn-Verlust-Verhältnisse: Unternehmen, bei denen die Gewinn-Verlust-Verhältnisse im Vergleich zur Branche stark abweichen, könnten auf Unstimmigkeiten hinweisen und eine Prüfung auslösen.
6. Vergangenheit von Steuerverstößen: Unternehmen, die in der Vergangenheit bereits steuerliche Probleme hatten oder gegen Steuergesetze verstoßen haben, könnten verstärkt überwacht werden.
7. Fehlende oder unklare Aufzeichnungen: Unternehmen mit unzureichenden oder verwirrenden Geschäftsaufzeichnungen könnten das Interesse der Steuerbehörden wecken.
8. Hinweise von Dritten: Meldungen oder Hinweise von Dritten, wie anonyme Tippgeber oder Geschäftspartner, könnten zu einer vertieften Untersuchung führen.
9. Unternehmen in speziellen Branchen: Branchen, die als anfällig für Steuerverstöße gelten, wie beispielsweise Online-Märkte oder bestimmte Dienstleistungssektoren, könnten genauer überprüft werden.
10. Komplexe Unternehmensstrukturen: Unternehmen mit komplexen Eigentümerstrukturen oder Beteiligungen könnten verstärkt überprüft werden, um sicherzustellen, dass keine Steuervermeidung stattfindet.

Es ist wichtig anzumerken, dass die Prüfungswahrscheinlichkeit von vielen individuellen Faktoren abhängt und nicht immer vorhersehbar ist. Unabhängig davon ist eine ordnungsgemäße Einhaltung der Steuervorschriften und genaue Buchführung entscheidend, um das Risiko einer Prüfung zu minimieren.

Welche Gründe rufen eine Betriebsprüfung hervor?

Die Gefahr einer Betriebsprüfung kann durch spezielle Unternehmensaktivitäten erhöht werden. Folgende Gründe oder Risikofaktoren sollten Unternehmen daher auf jeden Fall kennen und berücksichtigen:

• Unplausible Steuererklärung: Das Finanzamt wird besonders aufmerksam, wenn in Ihrer Steuererklärung oder den Angaben im EÜR-Formular offensichtliche Ungereimtheiten auftreten, wie anhaltende Verluste oder ein erheblich niedriger Gewinn im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen.
• Unstimmigkeiten zwischen verschiedenen Erklärungen: Inkonsistenzen zwischen der Einkommensteuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldungen und anderen steuerlichen Angaben können zu einer Prüfung führen.
• Unübersichtliche Unternehmensverhältnisse: Wenn Ihre Besitzverhältnisse nicht eindeutig sind, komplexe Gesellschaftsstrukturen existieren oder häufige Umstrukturierungen in kurzer Zeit vorgenommen werden, kann dies zu einer Betriebsprüfung führen. Auch die Übertragung des Betriebs an Familienmitglieder kann ein Auslöser sein.
• Hohe Vorsteuer-Überschüsse: Das Geltendmachen hoher Vorsteuer-Überschüsse, bei denen Sie regelmäßig Geld vom Finanzamt zurückerhalten, kann zu einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung führen. Dabei wird überprüft, ob die vorlegten Rechnungen und Umsatzsteuerangaben korrekt sind.
• Starke Gewinnschwankungen: Wenn Ihre Gewinne von Jahr zu Jahr stark schwanken, kann dies das Misstrauen des Finanzamts wecken. Es ist ratsam, die Gründe für diese Schwankungen offen zu kommunizieren, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Hohe oder niedrige Gewinnmargen: Wenn die Gewinnmargen eines Unternehmens unverhältnismäßig hoch oder niedrig im Vergleich zur Branchendurchschnitt sind, könnte dies Fragen hervorrufen.
• Unbegründete Herabsetzung der Vorauszahlungen: Das Herabsetzen der Steuervorauszahlungen ist sinnvoll, wenn echte Gründe dafür sprechen, wie ein erwartet niedrigerer Gewinn im aktuellen Jahr im Vergleich zu Vorjahren. Falsche Angaben können jedoch als versuchte Steuerhinterziehung ausgelegt werden.
• Sehr geringe Einnahmen: Falls die erklärten Einnahmen kaum ausreichen, um den täglichen Lebensbedarf zu decken, kann dies das Interesse des Finanzamts wecken.
• Ungeklärte Einlagen: Regelmäßige Einlagen ohne klare Herkunft können dazu führen, dass das Finanzamt Verdacht auf Schwarzgeld hegt.
• Größere Immobilientransaktionen: Der Kauf oder Verkauf von Immobilien sowie Neuabschlüsse oder Veränderungen von Verträgen mit nahen Angehörigen können Anlass für eine Betriebsprüfung sein.
• Permanent verspätete Steuerzahlungen: Konstante Verzögerungen bei der Steuerzahlung können das Finanzamt misstrauisch machen.
• Abweichungen von Branchenstandards: Auffällige Diskrepanzen zwischen den steuerlichen Angaben eines Unternehmens und den allgemeinen Normen seiner Branche könnten die Aufmerksamkeit der Steuerbehörden auf sich ziehen.
• Große Bargeldtransaktionen: Häufige große Bargeldtransaktionen ohne klare Erläuterungen könnten als Versuch angesehen werden, Einnahmen zu verbergen.
• Fehlende oder unvollständige Unterlagen: Wenn Unternehmen nicht in der Lage sind, umfassende und akkurate Geschäftsaufzeichnungen vorzulegen, könnte dies Zweifel an ihrer finanziellen Integrität wecken.
• Überdurchschnittliche Nutzung von Steuervergünstigungen: Eine exzessive Nutzung von Steuervergünstigungen oder Sonderregelungen könnte die Prüfungswahrscheinlichkeit erhöhen.
• Anonyme Hinweise oder Meldungen: Die Behörden könnten aufgrund von anonymen Hinweisen oder Meldungen von Dritten auf mögliche Unregelmäßigkeiten aufmerksam gemacht werden.

Wie senken Sie die Gefahr einer teuren Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfer konzentrieren sich durch gezielte Vorbereitung und Auswahl auf Betriebe, die auffällig werden und wo deshalb hohe Nachzahlungen wahrscheinlich sind. Demnach können Unternehmen aktiv mit ihren Aktivitäten dazu beitragen, das Risiko einer Betriebsprüfung zu senken. Folgende Maßnahmen sollten Unternehmen beachten:

• Akkurate Buchführung und Aufzeichnungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung akkurat, konsistent und vollständig ist. Halten Sie alle Geschäftstransaktionen detailliert fest und dokumentieren Sie sie gut.
• Korrekte Steuererklärungen: Reichen Sie rechtzeitig und korrekt ausgefüllte Steuererklärungen ein, die mit den tatsächlichen Finanzdaten Ihres Unternehmens übereinstimmen.
• Verstehen Sie Steuergesetze: Verstehen Sie die steuerlichen Vorschriften und Regelungen, die für Ihre Branche und Ihr Unternehmen gelten. Dies hilft Ihnen, potenzielle Stolperfallen zu vermeiden.
• Termine und Fristen einhalten: Sie möchten nicht mehr auffallen, als nötig? Dann halten Sie sich penibel an alle Fristen für Ihre Voranmeldungen, Steuererklärungen und Zahlungen ans Finanzamt. Denn die sind dem Fiskus „heilig“.
• Professionelle Beratung: Arbeiten Sie mit Steuerberatern oder Buchhaltern zusammen, die über Fachkenntnisse in Steuerfragen verfügen, um sicherzustellen, dass Ihre Steuerangelegenheiten ordnungsgemäß behandelt werden.
• Transparenz bei Geschäftsstrukturen: Halten Sie Ihre Geschäftsstrukturen einfach und transparent. Komplexe Unternehmensstrukturen könnten das Risiko von Missverständnissen erhöhen.
• Bewahren Sie Unterlagen auf: Bewahren Sie alle relevanten Geschäftsunterlagen, Belege und Transaktionsnachweise gut auf. Diese dienen als Beweismittel, falls Fragen auftauchen.
• Regelmäßige interne Überprüfungen: Führen Sie regelmäßige interne Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass Ihre Aufzeichnungen konsistent sind und mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt werden.
• Vermeiden Sie unklare Transaktionen: Vermeiden Sie unklare oder verdächtige Transaktionen. Klare und nachvollziehbare Geschäftsvorgänge tragen zur Glaubwürdigkeit bei.
• Kommunizieren Sie mit den Steuerbehörden: Falls Sie Fragen zu steuerlichen Angelegenheiten haben, kommunizieren Sie proaktiv mit den Steuerbehörden, um mögliche Missverständnisse zu klären.
• Schulung Ihrer Mitarbeiter: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Bedeutung von genauen Geschäftsaufzeichnungen und Steuereinhaltung verstehen, um Fehler zu minimieren.
• Risikobewertung durchführen: Führen Sie eine interne Risikobewertung durch, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
• Korrespondenz aufbewahren: Bewahren Sie schriftliche Korrespondenz mit den Steuerbehörden auf, um im Fall einer Prüfung auf Unterstützung zurückgreifen zu können.

Durch diese Maßnahmen können Sie nicht nur die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung verringern, sondern auch das Vertrauen der Steuerbehörden in Ihre steuerliche Integrität stärken.