Betriebsprüfung des Finanzamts: Das sind Ihre Rechte und Pflichten

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Meldet sich ein Prüfer des Finanzamts bei einem Unternehmer zu einer Betriebsprüfung an, herrscht meist große Verunsicherung. Neben Steuernachzahlungen fürchten Unternehmer meist, dass sie während einer solchen Betriebsprüfung praktisch keinerlei Rechte haben. Das ist jedoch nicht der Fall. Unternehmer haben in jeder Phase einer Betriebsprüfung neben ihren Pflichten auch zahlreiche Rechte.

 

Vorab: Die folgenden Ausführungen beziehen sich nicht nur auf Betriebsprüfungen, sondern auf alle Arten von Außenprüfungen wie Umsatzsteuer- und Lohnsteuerprüfungen.

Pflichten des Unternehmers bei einer Betriebsprüfung

Meldet das Finanzamt seinen Besuch zu einer Außenprüfung an, sind Ihre Pflichten als Unternehmer klar abgesteckt. Sie müssen durch Vorlage von Unterlagen und Stellungnahmen an der Sachverhaltsermittlung des Betriebsprüfers mitwirken. Bei Auslandssachverhalten gelten nach § 90 Abs. 2 Abgabenordnung sogar erhöhte Mitwirkungspflichten.

Praxis-Tipp:

Kommen Sie den Aufforderungen des Prüfers während einer Betriebsprüfung nicht nach, kann das nachteilige Folgen für Sie haben. Lässt sich ein steuerlicher Sachverhalt aufgrund Ihrer Verweigerungshaltung oder aufgrund fehlender Unterlagen nicht aufklären, drohen Kürzungen beim Betriebsausgabenabzug oder Zuschätzungen bei den Betriebseinnahmen und beim Umsatz. Bei einer Betriebsprüfung kann der Betriebsprüfer auch ein Verzögerungsgeld festsetzen, wenn Sie die angeforderten Unterlagen trotz mehrmaliger Aufforderungen nicht vorlegen.

Phase 1 einer Betriebsprüfung: Diese Rechte haben Unternehmer

Mit der ersten Phase einer Betriebsprüfung ist die Zeit vor dem Prüfungsbeginn gemeint. Normalerweise kündigt der Prüfer des Finanzamts die geplante Betriebsprüfung telefonisch an und wird mit Ihnen einen Termin für den Prüfungsbeginn ausmachen. Danach wird Ihnen per Post eine offizielle Prüfungsanordnung zugestellt, in der der Prüfungszeitraum, die zu prüfenden Steuerarten, der Prüfungsort und der Prüfungsbeginn festgehalten sind. Bereits in dieser ersten Phase der Betriebsprüfung stehen Ihnen als Unternehmer folgende Rechte zu:

  • Sie können den Prüfungsbeginn bestimmen. Denn bei der Betriebsprüfung sollten Sie als Unternehmer Zeit haben, sich mit den Prüfungsanfragen und Feststellungen auseinandersetzen zu können.
  • Normalerweise soll eine Betriebsprüfung stets in den betrieblichen Räumlichkeiten stattfinden. Ist aber kein Platz für den Prüfer vorhanden, können Sie als Unternehmer beantragen, dass die Prüfung entweder beim Steuerberater stattfinden soll oder im Rahmen einer Amtsprüfung in Räumen des Finanzamts.
  • Eine der Möglichkeiten in dieser Phase ist es, eine strafbefreiende Selbstanzeige ans Finanzamt zu schicken. Dafür haben Sie nur den Zeitkorridor vom Telefonat mit dem Betriebsprüfer bis zum Eintreffen der Prüfungsanordnung in Ihrem Briefkasten.

Phase 2 einer Betriebsprüfung: Ausgewählte Ansprechpartner benennen und Vorgaben zum Informationsaustausch

Die zweite Phase der Betriebsprüfung ist die Phase, bei der sich der Prüfer des Finanzamts mit Ihrer Buchhaltung beschäftigt, seine Fragen stellt und Ihnen seine Feststellungen präsentiert. In dieser Phase können Sie vor allem folgende Rechte ausüben:

  • Benennen Sie dem Prüfer des Finanzamts ausgewählte Auskunftspersonen (Buchhalter, Steuerberater). Allen anderen Mitarbeitern sollte es während der Betriebsprüfung strikt untersagt werden, dem Prüfer Auskünfte zu erteilen.
  • Sie sollten den Prüfer darum bitten, dass er Ihnen seine Anfragen und Feststellungen während der Betriebsprüfung schriftlich aushändigt. Das hat zwei Vorteile: Zum einen können Sie mit Ihrem Steuerberater gezielt Gegenargumente zu den mitgeteilten Feststellungen suchen. Zum anderen wird der Betriebsprüfer die eine oder andere Feststellungen wieder fallen lassen, wenn dieser eher willkürlich ist und sich schriftlich nicht plausibel darstellen lässt.

Phase 3 einer Betriebsprüfung: Beantragung einer Schlussbesprechung

Sind die Prüfungshandlungen abgeschlossen, beginnt Phase 3, bei der alle Feststellungen des Prüfer noch einmal auf den Tisch kommen. Das erfolgt im Rahmen einer so genannten Schlussbesprechung. Die Schlussbesprechung können Sie beantragen. Eine Schlussbesprechung im Rahmen einer Betriebsprüfung ist immer dann sinnvoll, wenn es Diskussionspunkte gibt, bei denen eine Kompromisslösung gefunden werden kann, mit der Sie und der Betriebsprüfer zufrieden sind. Mit anderen Worten: In einer Schlussbesprechung können die drohenden Steuernachzahlungen durch cleveres Taktieren und Argumentieren gedrückt werden.

Praxis-Tipp:

Bei einer Schlussbesprechung sollte stets der Steuerberater mit von der Partie sein, weil er mit seiner Erfahrung dazu beitragen wird, eine möglichst steuerschonende Kompromisslösung  auszuhandeln. Ist die Stimmung zwischen Betriebsprüfer und Unternehmer angespannt und gereizt, kann es auch Sinn machen, den Vorgesetzten des Prüfers darum zu bitten, an der Schlussbesprechung teilzunehmen. Oftmals haben Sachgebietsleiter einen objektiveren Blickwinkel und sind eher zu Kompromissen bereit als die Betriebsprüfer.

Phase 4 einer Betriebsprüfung: Rechte der Unternehmer zum Prüfungsbericht und bei Änderungsbescheiden

In der letzten Phase einer Betriebsprüfung bekommen Unternehmer den Bericht über die Betriebsprüfung zugeschickt und anschließend werden mit der Post die geänderten Steuerbescheide mit den Steuernachforderungen übermittelt. Auch in dieser Phase haben Sie als Unternehmer folgende weitreichende Rechte.

  • Bericht zur Betriebsprüfung: Beantragen Sie eine mindestens einmonatige Einwendungsfrist zum Prüfungsbericht. Flattert Ihnen der Bericht ins Haus, haben Sie aufgrund dieser Einwendungsfrist einen Monat Zeit, um zu kontrollieren, ob alle in der Schlussbesprechung vereinbarten Kompromisse umgesetzt wurden. Wenn nicht, können Sie eine Änderung des Prüfungsberichts beantragen. Vorteil der Einwendungsfrist: Sie müssen keine Einsprüche gegen Steuerbescheide einlegen und die Beratungshonorare für den Steuerberater fallen anders als im Einspruchsverfahren meist niedriger aus.
  • Geänderte Steuerbescheide: Sind Sie mit dem Inhalt der Steuerbescheide aufgrund der Feststellungen der Betriebsprüfung nicht einverstanden, können Sie gegen diese Änderungsbescheide Einspruch einlegen. Ein Einspruch ist selbst dann erlaubt, wenn Sie die Änderungen vorher in der Schlussbesprechung so vereinbart haben. Sie sind nicht an die Vereinbarungen in der Schlussbesprechung gebunden.
  • Tatsächliche Verständigung: Hat das Finanzamt bestimmte steuerliche Mängel entdeckt, die auch nach dem Prüfungszeitraum noch vorhanden sind, ist eine Folge-Betriebsprüfung vorprogrammiert (z.B. Prüfungszeitraum 2013 bis 2015; Fehler ist auch 2016 bis heute vorhanden). In diesem Fall können Sie das Finanzamt um eine tatsächliche Verständigung für diese bisher noch nicht geprüften Jahre bitten. Bei einer tatsächlichen Verständigung werden die Steuernachforderungen für die strittigen Sachverhalte für die Nicht-Prüfungszeiträume auch festgeklopft und eine weitere Betriebsprüfung erübrigt sich dadurch.

Fazit:

Sie sehen, Sie haben als Unternehmer im Rahmen einer Betriebsprüfung zahlreiche Rechte, die Sie ausüben können. Da eine Betriebsprüfung immer einen Ausnahmezustand darstellt, empfiehlt es sich, stets einen Steuerberater mit ins Boot zu holen, der Sie hinsichtlich Ihrer Rechte und Pflichten fachmännisch unterstützen kann.

 

 

Autor: Bernhard Köstler

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