Smartphones, Tablets, Notebooks und andere mobile Geräte sind ganz schön teuer. Um sie als geringwertige Wirtschaftsgüter (kurz: GWG) sofort abzusetzen, darf das neue Gerät bis zu 800 € kosten - das ist nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für Sie als Geschäftsführer von großem Vorteil.
Die Abschreibung von Smartphones, Tablets und Notebooks ist eine wichtige Größe im steuerlichen Recht. Ohne diese „Mobil Devices“ können Sie als GmbH-Geschäftsführer Ihren Job im Zeitalter der Digitalisierung nicht mehr machen. Doch die neuesten Geräte sind nicht nur ein Beitrag zur Effizienz – sie sind auch ganz schön teuer.
Warum ist die steuerliche Absetzung von mobilen Endgeräten problematisch?
Ob iOS, Android oder Windows: 600 Euro und mehr für ein modernes Mobiltelefon sind keine Seltenheit. Von Tablets und Notebooks ganz zu schweigen. Die Preise für mobile Endgeräte haben in den letzten Jahren deutlich angezogen. Der Grund dafür: Die kleinen Geräte können immer mehr – und fordern Hersteller zu immer neuen Entwicklungen im Technologiebereich.
Als Geschäftsführer sind Sie im Gegensatz zu Privatpersonen darauf angewiesen, auch beim Equipment Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu sein. Der Haken: Um ein mobiles Endgerät sofort steuerlich abzusetzen, darf das neue Gerät maximal 800 Euro kosten. Das gibt Ihnen einen großen Spielraum beim Einkauf neuer Geräte bis zu einem Preis von 800 Euro. Andererseits kosten hochwertige Geräte aber häufig auch deutlich mehr.
Die gute Nachricht: Die 800 Euro-Grenze aus § 6 Absatz 2 des Einkommensteuergesetzes (kurz: EStG) bedeutet nicht, dass das Finanzamt nicht auch die Kosten für teurere Smartphones, Tablets und Notebooks anerkennt.
Wie schreiben Sie Smartphones richtig ab?
Ein Beispiel aus der Praxis: Ihr neues Smartphone aus dem Hause Apple hat laut Rechnung 1.049 € gekostet. Dabei beträgt die Grenze für die sofortige Abschreibung im Jahr der Anschaffung jedoch nur 800 Euro. Nun ist guter Rat teuer, denn: Der Kaufpreis liegt deutlich über der gesetzlichen Grenze, die eine Sofortabschreibung erlaubt.
Dies ist jedoch nur bedingt problematisch. Um korrekt vorzugehen, müssen Sie vom Kaufbetrag erst einmal die 19 Prozent für die Mehrwertsteuer abziehen – als Unternehmer dürfen Sie diese beim Finanzamt direkt geltend machen. Der Kaufbetrag minus die 19 Prozent ergibt den Nettopreis. Dieser ist für die steuerliche Absetzbarkeit die einzige verbindliche Größe. Liegt der Nettopreis für das neue Mobilgerät immer noch über der Grenze von 800 Euro, dann müssen Sie das Smartphone (oder Tablet bzw. Notebook) einfach über drei Jahre verteilt abschreiben.
Ein weiteres Beispiel aus der Praxis: Ihr neues Smartphone aus dem Hause Apple hat laut Rechnung 1.200 Euro gekostet plus 228 Euro Mehrwertsteuer. Das Gerät kaufen Sie im Juli 2022. Weil das neue mobile Endgerät mehr als 800 Euro netto kostet und die Anschaffung unterjährig erfolgt, wird es über vier Jahre vom Gewinn Ihres Unternehmens abgezogen.
Wie wird ein Smartphone bei Diebstahl abgeschrieben?
Teure Smartphones sind aber nicht nur bei Geschäftsführern und Entscheidungsträgern beliebt. Auch Langfinger sind immer auf der Suche nach den neuesten Modellen, die sie sich rechtswidrig aneignen und dann gewinnbringend weiterverkaufen können. Es ist daher wenig erstaunlich, dass insbesondere der Diebstahl teurer Handys in der Kriminalstatistik ganz oben steht.
Was aber, wenn Ihr Diensthandy geklaut wird? Dann steht nicht nur der Verlust von Daten und Kontakten im Raum, sondern auch der finanzielle Verlust, der mit dem Diebstahl einhergeht. Auch hier hilft der Fiskus – die gute Nachricht: Der Diebstahl eines Diensthandys trifft das Unternehmen weniger hart als der Diebstahl eines Privathandys.
Beispiel aus der Praxis: Endlich Urlaub. Und dann das: Kaum sind Sie in Spanien gelandet, ist das neue Smartphone entwendet. Sie merken schnell: Sie wurden Opfer eines Diebstahls.
Das Finanzamt tröstet Sie in diesem Fall zumindest über den finanziellen Verlust hinweg, den Sie durch den Diebstahl erleiden. Wird Ihnen zum Beispiel als Geschäftsführer einer GmbH das Diensthandy gestohlen, dann dürfen Sie den Rest des Kaufpreises sofort im aktuellen Jahr abschreiben.
Wann sind Smartphones steuerfrei?
In der Regel nutzen Sie als GmbH-Geschäftsführer Ihr Diensthandy nicht nur für geschäftliche Zwecke, sondern sicher auch privat. Eine Trennung ist im wirtschaftlichen Alltag oft nicht zielführend. Oft vermischen sich private und dienstliche Einsätze und lassen sich nicht sauber voneinander abgrenzen. Das hat auch der Gesetzgeber erkannt.
Die private Nutzung Ihres Diensthandys ist gem. § 3 Nr. 45 EStG grundsätzlich steuerfrei. Voraussetzung dafür ist aber, dass das Handy unbedingt im Eigentum der GmbH verbleiben muss.
In der Praxis wird der Einsatz eines GmbH-Diensthandys in der Regel vertraglich geregelt. Ein entsprechender Vertrag sieht dann vor, dass das Diensthandy bei Verlust oder Beschädigung bzw. Zerstörung von der GmbH ersetzt wird oder aber auf Kosten der GmbH eine Reparatur durchgeführt wird. Wenn Sie als GmbH-Geschäftsführer andere mobile Endgeräte dienstlich nutzen (zum Beispiel ein Tablet oder Notebook), dann erstreckt sich die Steuerfreiheit gemäß der o. g. Vorschrift auch auf die Nutzung der darauf installierten Software.
Wie nehmen Sie die Abschreibung richtig vor?
Wir bleiben bei unserem Praxisbeispiel: Ihr neues Smartphone aus dem Hause Apple hat laut Rechnung 1.200 Euro gekostet plus 228 Euro Mehrwertsteuer. Das Gerät kaufen Sie im Juli 2022. Weil das neue mobile Endgerät mehr als 800 Euro netto kostet und die Anschaffung unterjährig erfolgt, wird es über vier Jahre vom Gewinn Ihres Unternehmens abgezogen.
Wie das geht, sehen Sie hier:
- Jahr 2022: Anschaffung des Smartphones, Nettokaufpreis: 1200 Euro.
- Berechnung der Abschreibung: Die Abschreibung erfolgt nach den AfA-Tabellen (Abkürzung für Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter) des Bundesfinanzministeriums über einen Zeitraum von drei Jahren. Im ersten Jahr erfolgt die Anschaffung aber unterjährig – das bedeutet, dass Sie hier die „fehlenden“ Monate ebenfalls berücksichtigen müssen. 1200 Euro : 3 Jahre x 6/12 (Monate Juli bis Dezember) = 200 Euro
- Gewinnmindernder Abschreibungsbetrag: 200 Euro
- Jahre 2023 und 2024: siehe oben, aber ohne die Berücksichtigung der unterjährigen Anschaffung. 1200 Euro : 3 Jahre = 400 Euro.
- Gewinnmindernder Abschreibungsbetrag: 400 Euro
- Jahr 2025: siehe oben, aber unter Berücksichtigung der unterjährigen Anschaffung. 1200 Euro : 3 Jahre x 6/12 (Monate Januar bis Juni) = 200 Euro
- Gewinnmindernder Abschreibungsbetrag: 200 Euro.
